¿Qué es una declaración de gastos? Definición
¿Busca la definición de una declaración de gastos y un ejemplo de cómo normalizar sus documentos internamente?
Entonces ha llegado al lugar adecuado. Y si quiere ir más allá y saber cómo gestionarlas, encontrará algunos enlaces útiles por el camino.
¿Qué es una declaración de gastos?
La declaración de gastos: definición
Dirigida al servicio contable o administrativo de la empresa, la declaración de gastos es un formulario, en papel o no, utilizado por los empleados (o asimilados) para solicitar el reembolso de sus gastos profesionales.
El documento lo facilita el departamento en cuestión, para garantizar la coherencia, la normalización de las solicitudes y la facilidad de tramitación.
¿Quién puede solicitarlo?
Todo tipo de organizaciones (asociaciones, PYME, empresas de nueva creación, grandes grupos, etc.) pueden solicitar el reembolso de sus gastos profesionales:
- empleados no ejecutivos
- directivos
- directivos
- voluntarios.
El reembolso de gastos es un derecho: no es obligatorio que el contrato de trabajo estipule que se reembolsarán los gastos.
Sin embargo, cuando se negocia y firma el contrato, el empresario puede proponer un reembolso efectivo o un pago a tanto alzado.
Los distintos tipos de solicitud de reembolso de gastos
Una solicitud de reembolso de gastos puede abarcar varios tipos de gastos profesionales o centrarse en uno solo, como en el caso de :
- gastos de kilometraje
- los gastos de comida, etc.
Modelo de declaración de gastos
Para que se haga una mejor idea de lo que es una declaración de gastos, aquí tiene un modelo:
Gastos reales o a tanto alzado: ¿cuándo se aplica el reembolso de gastos?
Si la empresa paga gastos reales, reembolsa el importe exacto de los gastos efectuados.
Para ello hay que emitir una declaración de gastos y presentar los justificantes de todos los gastos efectuados.
Si se opta por la indemnización a tanto alzado (sólo en el 5% de los casos, según un estudio de wity.fr), la empresa abona una indemnización a tanto alzado que incluye todos los posibles gastos de alojamiento, manutención y desplazamiento.
Se trata de una solución más flexible que no obliga a cumplimentar ni justificar los gastos, ni a tramitar las declaraciones de gastos y los justificantes correspondientes.