Urssaf y reclamaciones de gastos: ¿cómo evitar que le reevalúen?
Urssaf y declaración de gastos... es una cuestión que preocupa a las empresas. Y con razón: una reevaluación fiscal puede producirse muy rápidamente, a menudo por un simple error y no por un auténtico deseo de hacer trampas.
La Urssaf es un organismo público que vela por el cumplimiento de la normativa, y una de sus misiones es luchar contra el fraude y las prestaciones en especie ocultas... y esto implica comprobar las declaraciones de gastos.
Así que, tanto si eres una empresa como un autónomo o una asociación, debes ser lo más riguroso posible.
¿Cuáles son las mejores prácticas a seguir para evitar escollos en caso de auditoría? Te lo contamos todo en este artículo en coautoría con Charlène Serayet, directora general de Dasmind, empresa especializada en gestión administrativa.
¿Qué son los gastos profesionales?
Existen muchos tipos de gastos profesionales. Veamos los que se asocian con más frecuencia a las reclamaciones de gastos:
Gastos de viaje
No se trata de gastos relacionados con el desplazamiento diario al trabajo, sino de viajes de negocios (reuniones con clientes, asistencia a conferencias o seminarios, visitas a proveedores, etc.).
En estos casos, el empleado incurre en una serie de gastos, sobre todo de alojamiento y transporte. No obstante, los gastos de viaje de negocios sólo están justificados si la distancia entre el domicilio y el lugar de trabajo :
- es igual o superior a 50 km
- requiere más de 1 hora y 30 minutos en transporte público (sólo ida).
Además, si el empleado utiliza su propio vehículo, las dietas se aplican de acuerdo con un baremo de kilometraje definido por la Urssaf.
Por último, el alquiler del vehículo por parte del empleado, así como los gastos de gasolina y peaje, también deben correr a cargo de la empresa.
¿Cómo deben gestionarse estos gastos? Consulte este artículo dedicado al reembolso de los gastos de viaje.
Gastos de comida
También en el contexto de los viajes de negocios, las comidas personales de los empleados pueden reembolsarse en determinadas condiciones.
Pero también se puede incurrir en gastos de comida por almuerzos de negocios, por ejemplo con un cliente o un posible cliente.
Otros gastos profesionales
Por último, hay otros gastos profesionales, como los relacionados con el teletrabajo o la compra de equipos necesarios para llevar a cabo la misión.
¿Cómo se reembolsan los gastos profesionales?
Hay varias formas de reembolsar los gastos profesionales:
Reembolso de los gastos reales
Se basa en los recibos y reembolsa el importe exacto gastado por el empleado. La condición es que el trabajador adelante el dinero antes de que la empresa se lo reembolse.
Reembolso a tanto alzado
Significa que al empleado se le reembolsa siempre la misma cantidad según unos baremos establecidos y actualizados por la Urssaf. Este tipo de reembolso cubre
- alojamiento
- comidas
- el uso de un vehículo privado para fines profesionales,
- la movilidad profesional dentro del país.
En este caso, el trabajador no tiene que presentar recibos, pero debe especificar los motivos de los gastos efectuados.
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⚠️ La Urssaf se mantiene especialmente vigilante en el tema de los gastos de empresa, porque algunas empresas no se andan con chiquitas. Esto se debe a varias razones
- los gastos empresariales están exentos de cotizaciones a la seguridad social;
- el IVA es deducible en determinados gastos, por ejemplo :
- peajes
- el gasóleo (pero no la gasolina)
- gastos de comidas,
- desayunos o bebidas de alojamiento en hoteles, etc ;
- el reembolso de los gastos profesionales no se tiene en cuenta a la hora de calcular el impuesto sobre la renta.
Por ello, algunas organizaciones se ven tentadas a cometer fraude para aumentar sus beneficios u ofrecer ventajas a sus empleados.
Consejo: ¡sea especialmente riguroso a la hora de gestionar sus solicitudes de reembolso de gastos!
Consejo 1: conserve los justificantes
La ausencia de justificantes de las declaraciones de gastos reales es el primer motivo de ajuste por parte de la Urssaf, que considera entonces que se trata de prestaciones en especie.
Por eso siempre debe tener en su poder justificantes válidos.
Facturas, notas... asegúrese de que estos distintos documentos incluyen toda la información obligatoria:
- el nombre del establecimiento en cuestión (hotel, restaurante, etc.),
- su dirección
- la fecha de la transacción
- el importe.
Por último, como en algunos casos es posible beneficiarse de una deducción del IVA, asegúrese de que todos los justificantes estén redactados a nombre de su empresa.
☝️ En el caso de una comida de negocios, el documento también debe especificar :
- el motivo de la comida
- y los nombres, cargos y contactos de los invitados.
Unas palabras del experto
Las reclamaciones de gastos se utilizan en casi todas las empresas, para reembolsar a los empleados los gastos realizados en nombre de la empresa. Sin embargo, aunque este sistema es muy práctico, está regulado.
Una declaración de gastos debe incluir los elementos obligatorios enumerados anteriormente.
Si las declaraciones de gastos no son conformes, o si faltan, la empresa se expone a una reclasificación de los gastos, lo que podría dar lugar a cotizaciones adicionales a la Seguridad Social.
Para evitarlo, asegúrese de vigilar el cumplimiento y la presencia de justificantes de gastos. Puede utilizar un programa informático o simplemente crear un formulario de presentación con los campos obligatorios (menos costoso para los equipos pequeños).
Consejo 2: Respete el umbral de exención fiscal
¿Está optando por el reembolso a tanto alzado? Entonces no supere los límites máximos predefinidos por la Urssaf. De lo contrario, la empresa deberá sujetar los montos adicionales a las contribuciones a la seguridad social.
💡 Para evitar inconvenientes, te recomendamos definir una política de gastos para comunicar claramente a los empleados cuáles son los límites que no se deben traspasar.
Consejo 3: elige el método de reembolso adecuado
Elige siempre el método de reembolso adecuado.
Por ejemplo, si no tiene recibo, opte por un reembolso a tanto alzado.
También debes tener en cuenta que no puedes cambiar el reembolso por kilometraje real.
Por último, tenga en cuenta que el reembolso a tanto alzado no se aplica a los directores de empresa. Deben optar por el reembolso de los gastos reales (excluidas las dietas por kilometraje), con justificantes.
Consejo 4: Manténgase alerta ante el fraude en las declaraciones de gastos
Sin ser de mala fe, una empresa puede ser descuidada cuando se trata de las declaraciones de gastos proporcionadas por sus empleados, y exponerse a riesgos como consecuencia de ello. Así que manténgase alerta y compruebe los recibos de sus empleados... ¡antes de que Urssaf lo haga por usted!
El fraude voluntario también existe. Que te inviten a un restaurante pero te devuelvan la factura para que te la reembolsen, pedir al taxista que infle la cuenta... son ejemplos de trampas practicadas por algunos empleados. ¿La solución? Aplicar una auténtica política de gestión y control de gastos.
Consejo nº 5: evitar gastos excesivos o incoherentes
La Urssaf es perfectamente capaz de juzgar si los gastos son demasiado elevados o incoherentes en relación con los motivos alegados. Si es así, el organismo los considerará prestaciones en especie (encubiertas) y, por tanto, sujetas a cotización a la Seguridad Social.
Por ejemplo, los almuerzos en un restaurante con un cliente están permitidos. Pero si su familia participa en la comida, parecerá dudoso.
Así que asegúrese de que las declaraciones de gastos corresponden a gastos útiles y razonables, en interés de la empresa y sus actividades.
☝️ Debes tener en cuenta que si un solo empleado realiza más de 5 comidas de empresa al mes, la Urssaf también podrá deducirlo como prestación en especie. Por eso debes poder justificar que todas estas comidas son necesarias para el buen funcionamiento de la empresa.
Consejo nº 6: Evitar errores buscando ayuda
Evitar los errores... este consejo puede parecer obvio, pero muchas empresas han tenido que someter sus cuentas a auditoría debido a fallos que no eran fruto de un comportamiento deshonesto, sino de una simple torpeza. Por ejemplo, la gestión manual de un gran número de declaraciones de gastos lleva a veces a declarar un gasto dos veces, ¡una práctica considerada fraudulenta!
Por eso es importante prestar la máxima atención a estas operaciones, y pedir ayuda si la necesita:
- con software. Existen programas informáticos que le ayudarán a gestionar sus notas de gastos. Eurécia Notes de frais, un módulo del software Eurécia HR, permite a los empleados en viaje de negocios registrar sus gastos y transferir los recibos desde su teléfono móvil. Todo se transmite automáticamente al superior jerárquico para su validación y tratamiento. Las condiciones de reembolso y las reglas de validación se definen previamente. Esto evita el riesgo de errores y, sobre todo, la pérdida de documentos.
- por un profesional. Por ejemplo, Urssaf dispone de asesores que le ayudarán a lo largo del proceso. Incluso puede solicitar voluntariamente una auditoría para asegurarse de que sus declaraciones de gastos se están procesando correctamente.