Las 12 declaraciones de gastos más falsas y programas para evitar el fraude
Cualquier empleado puede hacer una declaración de gastos de empresa falsa. Sobre todo si la empresa carece de una política de gestión de gastos o de un procedimiento de control.
Según Les Echos y Capital :
- El fraude cuesta una media de 700 euros al año por empleado.
- Más del 60% de los franceses inflan sus gastos de viaje,
- el 50% infla sus gastos de comida
- el 43% infla sus gastos de alojamiento.
Además, un administrador de empresa que no pueda justificar un gasto puede ser objeto de una nueva evaluación por parte de la URSSAF en caso de auditoría por parte de las autoridades fiscales.
Por ello, appvizer te aconseja que lleves tu contabilidad al día, adjuntando los justificantes originales, y que leas atentamente este artículo. Te desvelamos 12 casos de facturación falsa y te contamos cómo puedes actuar contra los defraudadores.
¿Preparado para gestionar tus informes de gastos como un director de empresa bien informado utilizando un software específico?
Allá vamos:
Las 12 declaraciones de gastos más falsas
Los defraudadores rebosan imaginación cuando se trata de crear una declaración de gastos falsa. La mayoría de ellos están motivados por la búsqueda de una compensación.
Esta compensación pretende equilibrar (a su gusto)
- el tiempo perdido rellenando formularios de gastos,
- una falta de consideración por parte de la empresa,
- un salario bajo,
- el hecho de tener que adelantar las cantidades,
- el tiempo que se tarda en recibir el reembolso.
A los defraudadores no les faltan ideas para obtener esta asignación, este salario adicional libre de impuestos...
Nº 1: la falsa factura de restaurante
La falsa factura de restaurante es un clásico: la utilizan tanto los asalariados como los autónomos.
Cada uno tiene su propio modelo de factura falsa de restaurante:
- que te inviten a una comida de negocios, pero consigue una copia de la factura para que tu empresa pueda reembolsártela;
- pagar tu parte de la cuenta (indicando varios cubiertos) y presentar este vale de comida falso como prueba a tu empresa para que te reembolse;
- actuar como si tuvieras invitados para poder superar el importe máximo autorizado para la comida: basta con pedir 2 cubiertos en lugar de 1 en la factura;
- Estar en régimen de media pensión en un hotel, pero pedir un recibo por el almuerzo, es otra forma de proporcionar una factura de comida falsa.
Nº 2: Facturas de hotel falsas
La factura falsa de hotel suele ser muy superior a la media. Va acompañada de una relación de gastos en la que figura el importe total.
Desde los simples empleados enviados en formación profesional hasta los ejecutivos de alta dirección, todo el mundo pide a los hoteles que inflen el precio de las pernoctaciones para ocultar determinados gastos no profesionales.
Las facturas falsas de Ibis, Campanile u otros hoteles son habituales y suelen ocultar :
- llamadas telefónicas a números de tarificación adicional,
- una "buena bofetada" en el minibar,
- vídeos para adultos de pago,
- cena en la habitación con un "invitado".
El "cliente" suele ser el cónyuge que acompaña al empleado en viaje de negocios.
Nº 3: Facturas de taxi falsas
¿Cómo se puede engañar en la factura del taxi?
He aquí dos prácticas utilizadas, sobre todo en países extranjeros, y a veces en Francia:
- Pedir un importe superior a la tarifa, para que le reembolsen más de lo que realmente ha gastado,
- pedir un impreso en blanco para poder introducir tú mismo el importe en la factura falsa del taxi.
Otro truco de 5 pasos para crear una factura de taxi falsa :
- dígale al conductor que su tarjeta de visita no funciona,
- pida 2 copias de la factura, y explique al conductor que la empresa (de la persona transportada) va a pagarle directamente el trayecto,
- envíe una copia del viaje a su departamento de contabilidad,
- envíe también una copia del viaje a su jefe,
- que le reembolsen el importe del trayecto que no ha pagado usted.
Los taxis no son la única forma de crear una factura falsa por gastos de transporte.
He aquí 5 ejemplos de gastos de viaje fraudulentos .
Nº 4: el timo del billete de tren pequeño
Se planifica un viaje de negocios. La empresa proporciona un billete electrónico de primera clase para que el empleado vaya lo más cómodo posible.
El empleado simplemente cambia el billete por uno de segunda clase y se embolsa la diferencia, entregando el billete electrónico de primera clase al departamento correspondiente. Los contables ni siquiera se darán cuenta.
Nº 5: Fraude con billetes de avión
Aplicando el mismo principio que para los viajes en tren, esta vez el estafador se embolsa una suma mayor.
Imagínese un viaje de ida y vuelta a Estados Unidos: la diferencia de precio del billete entre primera y segunda clase representa un beneficio considerable.
Nota: el fraude con un billete de tren o de avión es menos grave en la medida en que la empresa gasta realmente lo que tenía previsto gastar.
Nº 6: Mentir sobre los gastos de kilometraje realizados
El baremo de kilometraje lo fijan las autoridades y define el importe de los reembolsos por viajes de negocios.
Se trata de declarar falsamente los gastos de kilometraje incurridos por este tipo de viajes.
Para asegurarse el máximo dinero posible, basta con declarar :
- 7 caballos de potencia y utilizar un vehículo menos potente, como una moto,
- una distancia recorrida superior a los kilómetros reales recorridos.
Nº 7: Prueba falsa de depósito lleno de gasolina
Basta con pedir a la gente de tu entorno un justificante de pago para presentarlo al departamento de contabilidad y que te reembolsen el importe no gastado.
Los defraudadores más astutos se fijarán en el horario, la ubicación y el tipo de combustible, si se facilita esta información.
Nº 8: Tickets falsos de aparcamiento o estacionamiento
Es fácil hacerse con tickets de aparcamiento o estacionamiento para justificar el gasto y embolsarse el dinero.
Esta práctica tiende a desaparecer con la llegada de los parquímetros que obligan a dar el número de matrícula (en todo Palavas-les-Flots en particular).
Para los gastos efectuados utilizando un vehículo, le aconsejamos encarecidamente que pida el documento de matriculación del vehículo.
Nº 9: Fije un tipo de cambio ventajoso
Es posible hacer un viaje de negocios y disfrutarlo a costa de la princesa. Si su empresa no tiene una política de cambio de divisas, es fácil declarar un tipo de cambio más que ventajoso para usted.
He aquí cómo cometer fraude impunemente:
- presentar recibos de gastos efectuados en el extranjero, expresados en la moneda del país,
- y citar un tipo de cambio que puede ahorrarte cientos de euros.
La ventajosa conversión de divisas extranjeras en euros es tanto más fácil si se tiene en cuenta el idioma utilizado para describir la declaración de gastos.
Las lenguas utilizadas, como el chino y el japonés, tienen caracteres ilegibles e incomprensibles para la gran mayoría de los franceses: por tanto, es muy fácil mentir sobre el nombre de la prestación y su importe.
Si no existe ningún procedimiento de control, el contable tendrá que fiarse de su palabra.
Nº 10: Regalos de empresa a clientes ficticios
Algunos comerciales o directivos están autorizados a hacer regalos a sus clientes.
En función de la importancia del cliente y del presupuesto asignado a los regalos de empresa, el regalo puede ser un simple bolígrafo publicitario, una caja de bombones o incluso una botella de Grand Cru Classé para un cliente importante o antiguo.
La tentación es grande para algunos defraudadores, que ofrecen estos regalos a amigos, familiares o a sí mismos de forma indirecta.
Otro formulario de gastos falso se introduce de contrabando sin que nos demos cuenta...
11: obtener dos reembolsos
Algunos defraudadores se atreven a pedir que se les reembolse de nuevo un gasto que ya ha pagado la empresa.
Para descubrir su juego
- el gasto se realizó hace varios meses,
- el empleado ha conservado el recibo. El empleado cuenta con que el gestor o el contable se olviden, ya que están desbordados de solicitudes de reembolso de gastos que tramitar.
Consejo: pida siempre los recibos originales y consérvelos.
Nº 12: Crear facturas falsas
En Internet se pueden encontrar plantillas de facturas falsas, por ejemplo para crear una declaración de gastos de restaurante en blanco.
Algunas personas también utilizan Photoshop con cierta maestría.
Sin embargo, cualquier miembro de la empresa que cometa fraude creando una factura falsa desde cero puede ser despedido por falta grave.
El defraudador también puede ser sancionado por la ley:
Fabricar o utilizar documentos falsos es un delito punible: hasta 3 años de cárcel y 45.000 euros de multa.
Fuente: Service-Public.fr
Soluciones para combatir el fraude
Usted se pregunta: ¿cuáles son las mejores soluciones para evitar los abusos y acabar con los defraudadores?
El software es la herramienta esencial para detectar y, sobre todo, prevenir el fraude. Los programas informáticos se actualizan automáticamente de forma periódica, lo que resulta muy útil, sobre todo si se producen cambios en el baremo.
Pero antes de comprarlo, primero hay que establecer internamente un "contrato de confianza".
Establecer una política de gastos empresariales
El directivo debe redactar un acuerdo que establezca las normas que deben respetarse para los gastos realizados en nombre de la empresa.
A continuación, debe dar a conocer estas normas a sus empleados. El responsable de recursos humanos debe asegurarse de que todos los miembros de la empresa afectados comprenden las medidas fundamentales.
Las normas básicas :
- fijan un marco de utilización y la naturaleza de los gastos autorizados,
- definen un importe por tipo de gasto empresarial
- enumeran la información obligatoria que debe facilitarse para justificar el gasto
- fijar un plazo máximo para el reembolso al empleado.
Conviene obtener asesoramiento jurídico de un bufete de abogados especializado en derecho laboral. Están familiarizados con las cuestiones sociales y los distintos convenios colectivos.
Definir normas de gestión y control de los gastos
Para protegerse eficazmente contra las reclamaciones de gastos falsas, hay que tomar las medidas necesarias. El uso de programas informáticos permite desmaterializar los informes de gastos y obtener una visibilidad global de los gastos efectuados.
Ahorrará tiempo y controlará los gastos de sus empleados:
- todos los gastos están centralizados
- los informes pueden consultarse en tiempo real
- un cuadro de mandos que muestra los gastos por tipo,
- Es fácil seguir y analizar los gastos.
Además, puede controlar qué empleados viajan más y cuáles tienen más gastos de empresa.
Software de gestión de reclamaciones de gastos
- Expensya es un paquete de software de gestión de gastos que facilita a todos los empleados la introducción de gastos empresariales.
Empresas de todos los tamaños pueden utilizar el software en línea en sus PC, o aprovechar el acceso a través de la aplicación móvil, muy práctica para el personal de ventas que se desplaza. - N2F es una solución web y móvil que también permite a los usuarios enviar reclamaciones de gastos en tiempo real, cumpliendo las normas legales y evitando cualquier error de cálculo.
- SAP Concur conecta el sistema contable, los proveedores de viajes y los proveedores de tarjetas de crédito, y permite calcular los itinerarios. Al vincular todas las etapas de este modo, todos ganan: la empresa controla sus gastos de forma más eficaz y los empleados ahorran tiempo gestionando sus viajes para poder centrarse en su trabajo.
- Spendesk es un software de gestión de gastos empresariales que funciona con tarjetas de compra con límite. Toda la solución supone una auténtica ruptura con el formato en papel, ya que ofrece tanto control sobre los gastos como libertad de uso, gracias a la versión móvil de la aplicación.
- También existen otras alternativas funcionales, como Notilus en el mercado de la gestión de viajes y gastos, y Mooncard con su oferta de tarjetas de pago.
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Artículo actualizado, publicado originalmente en enero de 2019.
Artículo traducido del francés