Contratistas autónomos: el reembolso de gastos profesionales es mucho más que una declaración de gastos
Gastos de viaje, compra de materias primas para un cliente: cuando se es contratista autónomo, a veces hay que hacer frente a muchos gastos empresariales para llevar adelante el negocio. Así que hay que reembolsarlos... ¿cómo? ¿Haciendo una declaración de gastos?
Existe una alternativa (legal, huelga decirlo) que te permite deducir determinados gastos de tu facturación: los gastos de desembolso. Puede que sea la primera vez que oiga hablar de ellos, pero una cosa es segura: no tardará en enamorarse de ellos en cuanto comprenda las ventajas que pueden aportarle.
Descubra todo lo que hay que saber sobre este tema en este artículo coescrito con Charlène Serayet, Directora General de Dasmin y experta en gestión administrativa.
En pocas palabras: ¿qué es una declaración de gastos?
Una declaración de gastos es un documento que formaliza una solicitud de reembolso de los gastos profesionales en los que ha incurrido una persona en el ejercicio de su actividad profesional.
La declaración de gastos puede redactarse en formato físico o electrónico y enviarse al departamento contable y administrativo de la empresa, que define previamente la forma de la declaración de gastos para garantizar una mayor uniformidad.
Por lo general, el gestor la valida previamente y comprueba que se ha respetado el límite máximo y que el tipo de gasto es reembolsable.
¿Está permitido reclamar gastos cuando se es contratista autónomo?
NO (lo siento, es cierto que es un poco frontal). ¿Por qué no? La respuesta está casi en la propia pregunta, pero te daremos una pista: es culpa de tu sistema fiscal. No llores escándalo, ¡tú lo has elegido!
Hora de repasar los fundamentos del régimen fiscal del empresario autónomo
Aunque el régimen de microempresas tiene una serie de ventajas, como la facilidad con la que puedes crear tu negocio y la sencillez de la contabilidad, tiene algunas limitaciones. Nadie es perfecto
De hecho, todos los tipos de empresas pueden deducir las cargas de su volumen de negocios... excepto las microempresas (no tienen suerte). Como empresario autónomo
- tributa por su volumen de negocios,
- mientras que las demás empresas tributan por sus beneficios, es decir, por su volumen de negocio una vez deducidos los gastos (pero tienen normas contables mucho más estrictas que las tuyas).
La contabilidad ultrasimplificada de la que se benefician ustedes, los afortunados, es posible gracias a la aplicación de una deducción a tanto alzado precisamente para facilitar la contabilización de los gastos profesionales. Así, no tributan por el 100% de su volumen de negocios.
Esta deducción a tanto al zado varía en función de la naturaleza de su actividad:
- compra y reventa de bienes y mercancías: 71
- Régimen BIC (beneficios industriales y comerciales): 50%.
- Régimen BNC (beneficios no comerciales): 34%.
Así que no puedes deducir tus gastos sobre una base real, es decir, deducir de tu volumen de negocios los gastos empresariales en los que realmente incurres.
Así que no tiene buena pinta que puedas deducirte los gastos de tu negocio como gastos. Pero la buena noticia es que aún tienes una forma alternativa de conseguir que tus gastos empresariales se reembolsen correctamente: los gastos de desembolso.
La técnica para conseguir el reembolso de los gastos de la empresa: los gastos de desembolso
¿Qué son los gastos de desembolso?
Como empresario autónomo, es posible que tenga que pagar gastos por adelantado para poder prestar un servicio o realizar una venta. Suelen ser materiales o materias primas.
He aquí algunos ejemplos de gastos de desembolso
- azulejos para trabajar en un piso
- aceite para un cambio de aceite,
- una suscripción a un banco de imágenes, etc.
Puede deducir este tipo de gastos de su volumen de negocios, por la sencilla razón de que están excluidos de su base imponible en virtud del artículo 267 del Código General de Impuestos.
Pero seamos claros: los gastos de desembolso no son una oportunidad de obtener beneficios (ya lo veíamos venir). El importe de los gastos de desembolso debe ser estrictamente igual al importe de los gastos realizados.
❌ He aquí algunos ejemplos de costes que no pueden considerarse costes de desembolso:
- gastos de correo,
- gastos de kilometraje
- gastos de viaje
- gastos de restauración, etc.
💡 Es bueno saberlo: puedes recibir el reembolso de los gastos de viaje si las facturas se hacen en nombre de tu cliente. En general, esto es posible con la mayoría de los gastos siempre que sean necesarios para llevar a cabo el servicio para tu cliente.
Unas palabras del experto
Ventaja de los gastos de bolsillo sobre la refacturación
En el duelo entre la deducción de los gastos de bolsillo y la refacturación de los gastos incurridos, los gastos de bolsillo son los claros vencedores. He aquí por qué:
- Están excluidos de su facturación global, por lo que no tributará por ellos. En cambio, la refacturación de gastos a sus clientes aumentará su volumen de negocios y, con él, el importe de sus cotizaciones a la Seguridad Social. Existe incluso el riesgo de que supere los límites máximos de facturación por debajo de los cuales puede operar con este estatuto.
- Excluyen su responsabilidad por las compras. Si, por ejemplo, los azulejos que ha comprado para trabajar resultan defectuosos, su cliente tendrá que dirigirse al proveedor, no a usted.
Vayamos al grano: ¿cómo te reembolsan los gastos profesionales si eres autónomo?
1. Obtener el acuerdo previo por escrito del cliente
Para empezar, necesitas obtener el acuerdo de tu cliente por escrito. Este documento se denomina mandato de gastos.
Además de servir como prueba en caso de litigio posterior con el cliente, este acuerdo formaliza para cada compra :
- su naturaleza
- y el presupuesto máximo previsto.
Sólo cuando haya obtenido este acuerdo por escrito podrá realizar su compra.
2. Pagar los gastos con su cuenta profesional
Para garantizar que el proceso de reembolso de los gastos de bolsillo pueda continuar, recuerda pagar tu compra utilizando únicamente la cuenta bancaria de tu empresa.
3. Pida una factura a nombre de su cliente
Cuando realices la compra en cuestión, debes pedir que la factura esté a nombre del cliente, no del tuyo.
Como todas las facturas, debe incluir una serie de datos:
- nombre del cliente
- dirección
- número SIRET
- número de IVA, etc.
4. Conserve los recibos
Es esencial conservar todos los justificantes de la compra en cuestión. Su cliente sólo podrá reembolsarle los gastos de su bolsillo previa presentación de la factura y/o el recibo de caja.
Además, debes tener en cuenta que en el futuro puedes ser objeto de inspección por parte de las autoridades fiscales.
5. Emitir una factura al cliente una vez prestado el servicio
Una vez prestado el servicio, debe indicar los gastos de desembolso por separado cuando facture a su cliente. Debe adjuntar una copia del recibo.
La cantidad reembolsada por gastos de desembolso debe ser estrictamente igual a la cantidad que usted pagó para adelantar los costes. Como hemos dicho antes, no es posible obtener beneficios de los gastos de bolsillo.
He aquí un ejemplo de nota de desembolso:
Herramientas que facilitan el reembolso de sus declaraciones de gastos
Existen programas informáticos que facilitan la gestión y el reembolso de las declaraciones de gastos. Hay muchos de ellos en el mercado, y se presentan en una gran variedad de formas:
- Software de recursos humanos (RRHH),
- Software de presupuestos y facturación,
- Software de contabilidad,
- Software de declaración de gastos.
Todos tienen la funcionalidad básica de la gestión de reclamaciones de gastos:
- Introducción de declaraciones de gastos
- Gestión de recibos
- Solicitudes de reembolso
- Validación de reembolsos
- Gestión de pagos
- Archivo de gastos.
Pero hay programas que ofrecen funciones aún más avanzadas y personalizadas.
La cuenta de gastos del empresario en pocas palabras
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Como empresario autónomo, no puede anotar los gastos y deducirlos de su volumen de negocios, puesto que ya se beneficia de una indemnización a tanto alzado.
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Existe una forma de que te reembolsen determinados gastos de la empresa: los gastos de bolsillo.
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Para registrarlos hay que seguir algunos pasos:
- obtener el acuerdo escrito del cliente
- anticipar la cantidad con cargo a tu cuenta de empresa
- solicitar una factura a nombre del cliente,
- conservar los recibos,
- mostrar los gastos de desembolso en la factura final.
- Esto es muy ventajoso, porque te permite que te reembolsen los gastos realizados por cuenta de tu cliente sin inflar tu volumen de negocios. Por tanto, pagará menos gastos que si tuviera que facturarles de la forma tradicional.