Registro, IVA: ¿cómo gestionar las declaraciones de gastos en su contabilidad?
Las declaraciones de gastos y la contabilidad van de la mano.
La gestión de los gastos de la empresa es una tarea administrativa y contable estratégica, que implica el registro y la contabilización de los gastos realizados por los empleados y reembolsados por el empresario, así como el control de los gastos.
Por lo tanto, es necesario ser meticuloso y estar atento, sobre todo cuando la actividad de la empresa evoluciona y la gestión de los gastos se vuelve más compleja.
¿Cómo registrar un gasto en la contabilidad? ¡Siga la guía!
Recordatorio de los distintos métodos de reembolso
Una empresa registra en su contabilidad los gastos en que incurren sus empleados, que luego les son reembolsados.
En función del tipo de gasto y de las condiciones aplicables, la empresa puede optar por :
- el reembolso de los gastos reales, que requiere la recogida de facturas y justificantes para poder contabilizar el gasto ;
- el pago de una indemnización a tanto alzado, en cuyo caso el Departamento de Contabilidad debe poder justificar los gastos profesionales probados, por ejemplo mediante un extracto de contabilidad de gestión que demuestre que los gastos se imputaron a un proyecto específico.
Para que los reembolsos estén exentos de cotizaciones a la Seguridad Social, debe respetar los límites máximos de indemnización impuestos por la Urssaf y revisados cada año en baremos específicos.
¿En qué diario deben anotarse las declaraciones de gastos?
Existen varias formas de anotar las declaraciones de gastos en un diario contable :
- bien en el diario de compras, en la mayoría de los casos ;
- en el diario de operaciones varias (OD), para los gastos de escasa cuantía; o bien
- o en el diario bancario para las empresas que utilizan la contabilidad de caja.
¿Cómo se registra una solicitud de reembolso de gastos?
Recopilación de justificantes antes de registrar los gastos
Antes de registrar los gastos de la empresa, el departamento de contabilidad debe asegurarse de que no falte ningún justificante y archivarlos cuidadosamente.
¿Por qué debe hacerse esto? Porque en caso de auditoría de la Urssaf, la ausencia de justificantes podría levantar sospechas de prestaciones en especie encubiertas y poner en entredicho todo el sistema contable de la empresa.
En caso de pérdida del documento, se debe pedir al empleado que obtenga un duplicado o que presente una declaración jurada.
Cuentas de gastos (débito)
En contabilidad, los gastos se registran en cuentas de la clase 6 del Plan General de Contabilidad.
Según el tipo de gasto empresarial, se desglosa en diferentes cuentas de gastos, siendo las principales :
- La cuenta 6251 para gastos de viaje, en particular combustible, reembolso de billetes de tren, avión y metro, tarifas de taxi, kilometraje y peajes;
- la cuenta 6256 para los gastos de misión, como los gastos de hotel, comidas y alojamiento,
- la cuenta 6234 para regalos a clientes,
- la cuenta 6257, denominada "recepciones", para el reembolso de invitaciones a restaurantes, cafés, etc.
También existen
- la cuenta 626 "Gastos postales y de telecomunicaciones", que incluye el reembolso de las facturas telefónicas,
- la cuenta 6063 "Productos de mantenimiento y pequeño material", para el reembolso de pequeños equipos,
- la cuenta 6064 "Material administrativo" para el material de oficina.
Si registra los gastos escrupulosamente en la cuenta correcta, le resultará más fácil hacer un seguimiento de los gastos más importantes y elaborar informes.
⚠️ Si parte de los gastos están sujetos a cotizaciones a la Seguridad Social (si se supera el límite máximo de remuneración), debe registrar :
- los gastos empresariales exentos en la cuenta de gastos correspondiente,
- el importe sujeto a cotizaciones en la cuenta 6441 "Indemnizaciones y prestaciones diversas".
Cuentas de abono
Para registrar los créditos de gastos, la cuenta de contrapartida que debe utilizarse en el haber es :
- la cuenta 421 "Personal - Retribuciones debidas", cuando los gastos son anticipados por los asalariados;
- la cuenta 425 "Personal - Anticipos y pagos a cuenta", cuando los gastos anticipados son objeto de un pago a cuenta efectuado al empleado;
- o la cuenta 467 "Otras cuentas a cobrar o a pagar".
☝️ Lleve un seguimiento meticuloso de cada empleado creando subdivisiones en estas cuentas.
Las siguientes cuentas deben utilizarse para registrar los gastos del gerente:
- Cuenta 108 "Cuenta del gerente",
- o la cuenta 4551 "Cuenta corriente del socio".
¿Qué ocurre con las cuentas en las que el IVA es deducible?
El IVA puede deducirse de determinados gastos:
- gastos de comida
- gastos de hotel
- gastos de viaje
- regalos de empresa.
Si es su caso, puede contabilizar la solicitud de reembolso de gastos cargando en :
- la cuenta de gastos, por el importe sin IVA,
- y la cuenta 4456 de IVA deducible, por el importe del IVA.
[Memo] 5 pasos para contabilizar una declaración de gastos
He aquí un resumen de los pasos a seguir
- recopilar los recibos de reembolso de gastos reales ;
- registrar la declaración de gastos en el diario de compras
- cargar las cuentas de gastos correspondientes al tipo de gasto;
- cargar la cuenta IVA deducible, si procede ;
- abonar la cuenta 467, 421 o 425.
Simplificar las declaraciones de gastos en la contabilidad
Para evitar errores de introducción y descuidos, también puede instalar una solución de gestión de declaraciones de gastos conectada a su programa de contabilidad.
Cada mes, los gastos se clasifican automáticamente, se identifica el IVA deducible y se rellenan previamente las cuentas de gastos y créditos.
Además, la aplicación puede facilitarle el trabajo avisándole cuando falte un recibo. Y todo se hace electrónicamente, por lo que es más fácil de seguir y menos costoso de archivar.