Obligación de utilizar un programa informático de facturación: separamos lo auténtico de lo falso
Con la llegada de la ley antifraude del IVA, que entró en vigor el 1 de enero de 2018, las empresas se plantean nuevas preguntas, empezando por estas: ¿es legal elaborar las facturas en Excel o hay que utilizar sistemas informáticos específicos? Y con la reforma de la factura electrónica prevista para 2026, ¡las preguntas se multiplican!
Por suerte, Appvizer está aquí para ayudarte a dar sentido a esta posible exigencia del software de facturación, porque spoiler, las cosas no son tan sencillas 🤔.
Al mismo tiempo, te recordaremos que más allá del cumplimiento legal, este tipo de herramientas prometen muchos otros beneficios 😉.
Definición de software de facturación
Para empezar, un rápido recordatorio de qué se entiende por software de facturación.
Se trata de una herramienta informática para empresas, cuyo objetivo es simplificar el proceso de creación, envío y seguimiento de facturas. Incorpora una serie de funciones, como
- elaborar presupuestos y convertirlos en facturas con sólo pulsar un botón
- personalizar los documentos con sus colores corporativos
- integración de datos de clientes y productos
- seguimiento de los pagos ;
- recordatorios automáticos de facturas impagadas
- pago en línea;
- generación de informes;
- gestión de facturas recurrentes, etc.
☝️L El uso de este software mejora la eficiencia operativa al reducir errores y retrasos en los pagos y, sobre todo, al ahorrar tiempo a los profesionales al automatizar muchas tareas que consumen mucho tiempo.
Además, proporcionan una visión general de las finanzas de la organización, lo que permite tomar decisiones con conocimiento de causa.
¿Qué requisitos debe cumplir un programa informático de facturación?
Software de facturación: ¿obligatorio o no?
Entonces, ¿qué pasa con la ley antifraude y el software de facturación? Es este último obligatorio en última instancia?
La respuesta sencilla es no ❌.
Usted no tiene absolutamente ninguna obligación de utilizar este tipo de dispositivo y es perfectamente libre de elaborar sus facturas mediante:
- una factura en papel
- una hoja de cálculo tipo Excel;
- un procesador de textos como Word.
Otras normas que deben respetarse
Sin embargo, hay muchas razones jurídicas por las que las empresas recurren a soluciones de facturación informatizada.
Sencillamente, facilitan el seguimiento y la elaboración de documentos perfectamente conformes. En particular, garantizan que :
- asegurarse de no omitir ninguna información legal
- respetar las normas (a veces complicadas) de numeración de las facturas
- envíe la factura al cliente en el momento adecuado
- almacenes los documentos correctamente.
💡 Descubre todas las buenas prácticas a tener en cuenta en nuestro artículo dedicado a las obligaciones y normas a seguir para facturas conformes.
☝️ Pero ojo, donde vuelve a surgir la obligación de utilizar un software de facturación certificado es cuando el dispositivo empleado incorpora funciones de caja registradora o cobro en efectivo. Veámoslo más de cerca.
¿Qué ocurre con la obligación de utilizar software de caja registradora?
Es importante recordar que cuando hablamos de software obligatorio en la lucha contra el fraude del IVA, nos referimos principalmente a soluciones de caja registradora.
Según el artículo 286-I-3° bis del Código General de Impuestos francés, las personas físicas o jurídicas :
- sujetas al IVA ;
- que realicen entregas de bienes y prestaciones de servicios no sujetas a facturación y destinadas a clientes particulares ;
- y si utilizan un programa informático de caja registradora o un sistema de caja registradora en el ejercicio de su actividad ;
están obligadas a utilizar un programa informático de caja registradora o un sistema de caja registradora que cumpla las siguientes condiciones
- inalterabilidad;
- seguridad;
- almacenamiento;
- archivo de datos.
En otras palabras, es importante que el dispositivo utilizado para este fin esté certificado.
A menudo se conf unde la obligación de utilizar un programa de caja certificado con la obligación de utilizar una herramienta de facturación certificada. Sin embargo, se trata de dos cuestiones diferentes, ya que los profesionales que utilizan sistemas de caja registradora no suelen estar obligados a facturar.
☝️ Sin embargo, como se ha mencionado anteriormente, si su solución incluye funciones para registrar los ingresos en efectivo, como es el caso de muchas plataformas del mercado, entonces sí que le afectan estos requisitos.
¿Cuáles son las sanciones en caso de incumplimiento?
En algunos casos, puede exigirse la certificación de su programa informático de facturación/cobro .
En caso de inspección por parte de las autoridades fiscales, deberá presentarse un certificado del editor del software.
De lo contrario, las empresas afectadas se arriesgan a una multa de 7.500 euros por cada sistema implicado. Y si pasados 60 días siguen sin presentar el famoso certificado, entonces se aplica de nuevo la sanción... ¡y eso duele en la cartera 😱!
La reforma de la facturación electrónica y el software de facturación
Un recordatorio de las obligaciones asociadas a la factura electrónica
Obviamente, todo este cuestionamiento sobre la obligación de utilizar software de facturación también es consecuencia de la llegada a toda velocidad de la reforma de la facturación electrónica. Esta afectará a todas las organizaciones que realicen actividades B2B y estén sujetas al IVA.
📆 Recordatorio del calendario:
- 1 de septiembre de 2026: obligación para todas las empresas de aceptar facturas en formato electrónico;
- 1 de septiembre de 2026: obligación para grandes empresas y ETI de emitir facturas en formato electrónico;
- 1 de enero de 2027: obligación de emitir facturas en formato electrónico para las EVE y las PYME.
💡 Para saber más sobre esta reforma, lee nuestro artículo dedicado a la obligación de facturación electrónica B2B.
Será obligatorio utilizar programas informáticos de facturación?
Una vez más, la respuesta es no ❌.
De hecho, los profesionales afectados por la reforma de la facturación electrónica tendrán la opción de utilizar una herramienta gratuita puesta a su disposición por el Estado: el Portail Public de Facturation, o PPF. Similar al actual Chorus Pro dedicado a las empresas que trabajan con el sector público, servirá para archivar, consultar y gestionar documentos.
💡 Hay que tener en cuenta que, en el marco de la reforma de la facturación electrónica, se introducirán otros dos sistemas
- la Plataforma de Desmaterialización Asociada (PDP) que, al igual que la PPF, permitirá enviar y recibir facturas electrónicas ;
- el Operador de Desmaterialización(OD), que actuará como intermediario entre la empresa y el Portal Público de Facturación o la Plataforma de Desmaterialización Asociada.
Las otras 6 ventajas del software de facturación
Pero más allá de las obligaciones legales, los programas informáticos de facturación presentan muchas otras ventajas. Más aún con la llegada de la reforma de la factura electrónica, que aumentará aún más la carga mental de los profesionales.
Entre estas ventajas se encuentran 👉
Ahorro de tiempo
El ahorro de tiempo es el resultado de la automatización de muchas tareas, automatización que simplemente evita manipulaciones que requieren mucho tiempo.
💡 Por ejemplo, en cuanto los datos del cliente y del producto se introducen en el sistema, no es necesario rellenar a mano todos los campos de la factura. ¡Todos los datos pueden importarse con solo pulsar un botón!
Menos errores
La automatización ahorra tiempo... ¡pero también reduce considerablemente el riesgo de errores! Por ejemplo, calculando automáticamente los importes, aplicando los impuestos correspondientes, etc.
Y esto es aún más ventajoso si tiene que procesar un gran volumen de facturas.
Una mejor visión analítica
Al centralizar los datos en el software, puede obtener fácilmente información valiosa.
Es más, algunos paquetes de software proporcionan informes y otros cuadros de mando, que resultan muy útiles cuando necesitas tomar decisiones con conocimiento de causa 💡.
Seguimiento de pagos y reducción de retrasos
Los programas informáticos permiten hacer un seguimiento sencillo de los pagos pendientes y enviar recordatorios automáticos a los clientes si se retrasan, lo que ayuda a mejorar la gestión de la tesorería.
Incluso hay plataformas que incluyen la opción de pagar online, ¡asegurando que tus pagos se reciban más rápidamente!
Mejores relaciones con los clientes
Con una solución de facturación, ya no es necesario elaborar documentos caseros en Word o Excel.
Ahora puede producir facturas personalizadas con un aspecto perfectamente profesional, lo que aumentará la confianza de sus clientes.
Movilidad y accesibilidad
La mayoría de las herramientas de facturación están disponibles en modo SaaS, es decir, directamente en línea.
Esto significa que puedes acceder a la información de tus facturas desde cualquier dispositivo conectado a Internet, y seguir gestionando tu negocio incluso cuando no estás en la oficina (en viajes de negocios, por ejemplo).
¿Cómo elegir su programa de facturación?
¿Está convencido y listo para dar el paso y equiparse con una solución de este tipo?
Existen muchas herramientas de facturación en el mercado. Además de elegir un software de facturación homologado por Hacienda, aquí tienes algunos criterios a tener en cuenta a la hora de elegir:
- ✅ Cobertura funcional. Debe cubrir todas tus necesidades específicas, sin convertir la solución en una fábrica de gas.
- ✅ Compatibilidad con sus otras herramientas de gestión, como su software de contabilidad.
- ✅ Intuitivo y rápido de aprender.
- ✅ Tarifas. Evalúa las diferentes opciones de precios para encontrar la que promete el mejor retorno de la inversión. Ten en cuenta que también es posible utilizar programas de facturación gratuitos.
- ✅ Calidad de la atención al cliente. Tienen que ser lo más receptivos y disponibles posible en caso de problema.
- ✅ Escalabilidad. Merece la pena mirar hacia el futuro de tu negocio y optar por una solución que pueda alinearse con tus necesidades de facturación a medida que tu negocio crece.
🛠️ Ejemplo de software:
Un ejemplo es Sellsy Facturation, una solución de facturación made in France que tiene todo lo necesario para satisfacer las necesidades de las VSE y las pymes. Cumple con la ley antifraude del IVA e incluye todas las funciones que necesita para simplificar al máximo sus procesos: crear facturas y presupuestos en unos pocos clics, gestionar la facturación recurrente, realizar conciliaciones bancarias, elaborar informes de progreso, etc. Además, Sellsy le prepara para la reforma de la facturación electrónica al soportar el formato Factur-X adoptado por las autoridades fiscales.
Obligación de utilizar un programa de facturación: ¿qué significa?
A fin de cuentas, aunque pueda parecerlo, no existe ninguna obligación para las empresas de utilizar un programa informático de facturación. Ya sea por una cuestión de cumplimiento de la ley contra el fraude del IVA o por la reforma de la facturación electrónica, es perfectamente posible operar a través de otros sistemas.
Sin embargo, la confusión que puede surgir se debe principalmente a que estas herramientas simplifican enormemente el cumplimiento de las obligaciones legales que incumben a las empresas, aunque sólo sea aligerando su carga mental. Menos tiempo dedicado a la introducción de datos, menos errores, más profesionalidad... en definitiva, la verdadera pregunta que hay que hacerse no es "¿Tengo que usar un programa de facturación?", sino "¿Cuáles son las razones para prescindir de él?". A ver si nos enteramos 😉.