Cambie a la recuperación automática de facturas en sólo 3 pasos: ¡sí, sí, es posible!
Si dirige una empresa, lo sabe muy bien: recuperar las facturas de los archivos adjuntos de los correos electrónicos y de las distintas áreas de clientes para centralizarlas le roba una cantidad increíble de tiempo. Sus días ya están repletos, así que ya es hora de que pase a la recuperación automática de facturas.
Lejos de ser magia (aunque...), es posible gracias al uso cada vez más extendido de la facturación sin papel y la inteligencia artificial en los programas informáticos.
¿Cómo funciona? ¿Qué software puede ayudarle a pasar a la recuperación automática de facturas sin quebraderos de cabeza? Encuentre las respuestas en este artículo.
Paso 1 - Identifique la ubicación de sus facturas
Si hace esto todos los meses, está empezando a saber dónde cobrar las facturas de sus proveedores. Es un buen comienzo.
Empieza por hacer un inventario de dónde puedes encontrar las facturas que te envían tus proveedores, ya sean :
- que recibes en formato papel al mismo tiempo que una entrega
- en formato PDF adjuntas a un correo electrónico de confirmación de pedido,
- que recuperas accediendo a tu área de cliente de proveedor (o facturación web).
¿Sabías que? Un sistema de facturación web es un portal de proveedores con una cuenta de cliente donde puedes ver y descargar tus facturas.
👉 Así que haz un inventario de las distintas facturas que quieres centralizar automáticamente.
Paso 2 - Facturación sin papel
Desmaterializar las facturas es un proceso que consiste en pasar las facturas de proveedores o clientes en papel a formato digital, cumpliendo con las normas fiscales.
Es posible que aún reciba algunas facturas en papel de algunos de sus proveedores, pero debe saber que a partir de 2026 será obligatorio para la mayoría de las empresas.
➡️ Mientras tanto, puede escanear las facturas que reciba en papel y disponer de ellas en formato digital. Sin embargo, debes tener en cuenta que una factura en papel escaneada no tiene valor probatorio ante la ley. Por tanto, debes conservar la prueba en papel en caso de auditoría (¡no podemos esperar a la desmaterialización total!).
Etapa 3 - Obtener el software adecuado para la automatización
Por último, la etapa más importante es dotarse de un programa informático, ya sea una solución de gestión contable y financiera o una plataforma de desmaterialización. Es el tipo de herramienta que automatizará la recuperación de tus facturas.
⭐️ ¿Cuáles son las ventajas de este software?
- Una productividad diez veces mayor: todas las tareas tediosas y de escaso valor añadido se delegan en el software. Podrá dedicar más tiempo a lo que realmente genera valor.
- Reducción de los costes: delegar el cobro de las facturas en un programa informático le permite ahorrar dinero (sabemos que su tiempo es oro y que estará mejor empleado en otra cosa).
- Respeto de los plazos de pago: la rapidez de procesamiento de la inteligencia artificial le permite reaccionar y pagar sus facturas más rápidamente (y al mismo tiempo mantener buenas relaciones con sus socios).
- Mayor fiabilidad: la automatización le permite evitar los errores de gestión y las dobles entradas. Al utilizar software, tendrá más confianza en su cumplimiento.
He aquí algunos ejemplos de software de alto rendimiento:
🛠 Con el software de facturación Factomos, gestionar las facturas de los proveedores nunca ha sido tan fácil e intuitivo. La solución le permite registrar facturas de compra y recibos de gastos en tiempo real directamente en su espacio. A continuación, puedes dejar que tu censor jurado de cuentas las recupere con solo pulsar un botón, gracias al acceso gratuito.
🛠 El software iPaidThat ha combinado inteligencia artificial y aprendizaje automático en su solución, de modo que recupera automáticamente una factura electrónica en cuanto llega a sus bandejas de entrada o se deposita en su espacio de cliente en los sitios web de sus proveedores. La tecnología de videocodificación OCR es capaz de leer cualquier información de tus facturas (importe, IVA, fecha, etc.) para extraerla e integrarla en tu contabilidad.
🛠El software Yooz va más allá de la simple recuperación de sus facturas: es una solución completa para desmaterializar el proceso de facturación a proveedores. Además, permite registrar las facturas automáticamente gracias a la IA, el Machine Learning y el RPA (Robotic Process Automation). También puede configurar flujos de trabajo personalizados para acelerar la validación de facturas. El resultado: ahorras tiempo y reduces tus costes de gestión.
Recuperación automática de facturas en pocas palabras
Atrás quedaron los días en los que usted mismo dedicaba una cantidad desmesurada de tiempo a recopilar y centralizar todas sus facturas. Pásese a la recuperación automática de facturas mediante software.
- Haga un inventario de las bandejas de entrada en las que recibe sus facturas por correo electrónico, así como de las áreas de clientes en línea de sus proveedores;
- Desmaterialice las facturas que aún recibe en papel;
- Utiliza un programa de contabilidad para cotejar automáticamente todas tus facturas y extraer fácilmente los datos para integrarlos en tu contabilidad.
¿Cuándo va a automatizar la recuperación de sus facturas?
Artículo traducido del francés