Se acabaron los errores de pago: ¡descubra el poder de la coincidencia a 3!
La tramitación de las facturas de los proveedores es un verdadero reto para las empresas. Una gestión eficaz de la tesorería es esencial para evitar errores en los pagos, fraudes y documentos no conformes.
Para conseguirlo, muchas empresas están recurriendo al método de matching a tres bandas.
Pero, ¿qué es exactamente este método y por qué es tan popular? Descubra todo lo que necesita saber sobre este tema.
¿Qué es la concordancia a tres bandas?
También conocido como "cotejo de 3 vías " o "cotejo de 3 factores ", el cotejo de 3 vías define un método de verificación contable que consiste en comparar 3 documentos:
- el pedido;
- la entrada de mercancías ;
- la factura del proveedor.
¿El objetivo? Garantizar la exactitud de una factura antes de su pago. Este proceso puede ser manual o automatizado.
3 vías = 3 documentos en el flujo de trabajo de validación de facturas de proveedores
Como su nombre indica, la correspondencia de 3 vías se basa en los 3 documentos que intervienen en el proceso de tratamiento y validación de las facturas:
- El pedido: el departamento de compras de la empresa crea un pedido con su proveedor. Una copia del documento se guarda internamente.
- El albarán de recepción: la empresa recibe el pedido y registra los productos recibidos y la información del albarán en la herramienta de gestión.
- La factura del proveedor: el departamento de contabilidad comprueba que la factura del proveedor coincide con el pedido y el albarán.
¿Cómo funciona el proceso de matching a 3 bandas?
El método de correspondencia a tres bandas se aplica generalmente cuando se recibe una factura de un proveedor o de un prestatario de servicios.
Consiste en comprobar que toda la información es coherente entre los documentos.
Los puntos de control que hay que definir
Generalmente se seleccionan varios puntos de control (cantidad, precio, descripción del producto, etc.) para poder compararlos a nivel del pedido, del albarán y de la factura.
👉 Los criterios de verificación de los datos varían considerablemente de una empresa a otra, pero lo más frecuente es que incluyan la siguiente información obligatoria
- el número de factura ;
- los datos del proveedor y del cliente
- la descripción del producto o servicio
- el precio unitario
- el tipo de IVA.
También incluyen la cantidad (comparación entre la cantidad pedida, entregada y facturada) o el número de horas en el caso de un servicio.
El resultado del proceso
El método de verificación de la correspondencia a tres bandas conduce a dos resultados: la aprobación de la factura o la notificación de una anomalía o deficiencia.
- Si los puntos de control de los tres documentos coinciden, la factura se declara conforme y se autoriza el pago.
- Si se detecta una discrepancia, se suspende el pago. Hay que rectificar el error o resolver la anomalía antes de volver a aprobar el documento y efectuar el pago. La factura puede devolverse al proveedor, que introducirá las modificaciones necesarias.
¿Cuáles son las ventajas de la correspondencia a tres bandas en la gestión de facturas?
Procesar, comprobar y validar las facturas de los proveedores son pasos cruciales para cualquier empresa.
Adoptar el proceso de conciliación a 3 bandas refuerza los controles y la fiabilidad del circuito de aprobación. Gracias al proceso de conciliación de tres factores, se evita el riesgo de errores (erratas, comas desviadas, omisión de información obligatoria, destinatario equivocado, etc.), que pueden tener varias consecuencias
- sobre la validez jurídica del documento ;
- sobre la salud financiera de la empresa (si la coma está fuera de lugar, si sobra un cero, etc.) ;
- la relación con el proveedor.
El uso de la conciliación de tres factores agiliza el proceso de validación de facturas y ayuda a cumplir las condiciones de pago. También limita el riesgo de facturas no conformes o fraudulentas, así como de pagos duplicados o superiores a lo previsto. Gracias a esta verificación, usted paga el importe exacto de lo que ha pedido y recibido.
☝️ Sin embargo, ¡el valor y la relevancia de la conciliación a 3 bandas implica que el método debe aplicarse con mucho rigor!
¿Cuáles son los límites del proceso manual de cotejo de 3 vías?
Si se lleva a cabo manualmente, la correspondencia a tres bandas, como cualquier circuito de aprobación de facturas, representa un conjunto de tareas complejas y lentas con poco valor añadido, y suele ser una fuente de errores.
Normalmente, las empresas reciben las facturas en papel o por correo electrónico antes de recibir la mercancía, lo que retrasa el tratamiento y la validación de los documentos, ya que el cotejo de tres factores tiene que esperar hasta la entrega.
Además, en un proceso manual, a menudo es necesario introducir la información de la factura para encontrar los albaranes de pedido y recepción, una operación que lleva mucho tiempo cuando se repite, y también es propensa a errores.
Y si una de las etapas anteriores (pedido o recepción de mercancías) no se ha realizado correctamente, todo el proceso puede anularse.Si no se realiza correctamente, todo el proceso de conciliación y validación, así como el pago al proveedor, se ven afectados y se retrasan.
Afortunadamente, ahora es posible automatizar este proceso de conciliación y aprobación de tres factores mediante un software especializado.
¿Por qué desmaterializar el proceso de correspondencia a tres bandas?
Desmaterializar y automatizar el proceso de conciliación de facturas ofrece una serie de ventajas.
Reducción del tiempo y los costes de procesamiento
El procesamiento electrónico ayuda a optimizar la gestión de documentos (pedidos de compra, entradas de mercancías, etc.) y la aprobación de facturas. También reduce el tiempo y los costes de los procesos de introducción de datos, verificación, validación, pago, etc.
Disponer de un sistema de desmaterialización de documentos promete aún más ventajas. Al utilizar este tipo de software, usted estandariza y unifica sus documentos (órdenes de compra, recibos de entrega, facturas, etc.), acelerando el procedimiento de correspondencia a tres bandas.
Herramientas de tratamiento completas, fiables y fáciles de usar
Las soluciones informáticas de desmaterialización y tratamiento de facturas suelen ser fáciles de implantar, configurar y utilizar. Se configuran en función de las necesidades y reglas de conciliación definidas por la empresa.
Además, estas herramientas, que incorporan el método de cotejo a tres bandas, son capaces de identificar inmediatamente las discrepancias y los errores entre los tres documentos. Señalan la anomalía para que se resuelva rápidamente y se pague a tiempo.
🛠️ Ejemplo de software:
La solución de facturación electrónica Compleo Invoice Platform, destinada a PYMES, ETI y grandes grupos, explota todo el potencial de la inteligencia artificial para simplificar la desmaterialización de las facturas de proveedores. Resultado: gane tiempo en su casación a 3 bandas y en todas sus operaciones en general. Además, puede establecer flujos de trabajo para acelerar sus procesos de validación.
Compleo Invoice Platform
Algunas buenas prácticas a tener en cuenta
Para que la solución informática cumpla plenamente su función, debe seleccionarse en función de su empresa y de sus necesidades.
Existen muchas herramientas en el mercado, desde las más sencillas hasta las más sofisticadas. Tómese su tiempo para examinar las características y servicios que se ofrecen y compare varios paquetes de software para encontrar el que realmente satisfaga sus necesidades.
Por ejemplo, una gran empresa que trate con multitud de proveedores y gestione un gran número de facturas recurrirá sin duda a un paquete de software completo y ágil, capaz de examinar los documentos con rapidez. No es necesariamente el caso de una PYME, cuya prioridad es optimizar su gestión financiera.
Además, es fundamental formar al personal para que sepa utilizar correctamente el software elegido, de modo que el proceso de verificación, aunque esté automatizado, siga siendo eficaz y fiable. Al fin y al cabo, todo empieza con tres documentos: la orden de compra, la entrada de mercancías y la factura. Si uno de ellos no está actualizado, toda la operación se desajusta.
Cotejo a tres bandas: ¿en qué me beneficia?
El matching a tres bandas es un importante proceso de verificación contable que ayuda a las empresas a evitar errores de pago y fraudes, y a gestionar mejor su tesorería.
Se basa en tres documentos esenciales para el tratamiento de las facturas (el pedido, el albarán y la factura) e implica varios puntos de control (precio, cantidad, número de pedido, etc.).
Realizado manualmente, este proceso puede ser tedioso y llevar mucho tiempo. También puede estar sujeto a errores. Para garantizar su eficacia y fiabilidad, le recomendamos que opte por una solución sin papel capaz de automatizar la operación.
Artículo traducido del francés