¿Qué información debe figurar en la factura? [+ modelo conforme]

¿Es usted responsable de la facturación en su empresa o por cuenta propia y desea saber qué información debe figurar en su factura?

Este documento comercial debe incluir cierta información esencial, con el fin de respetar las obligaciones de forma y contenido establecidas por textos oficiales como el Código de Comercio francés.

He aquí los requisitos legales que no debe omitir a toda costa, para no tener problemas con la justicia en caso de desacuerdo con uno de sus clientes. Además, puede descargarse una plantilla para asegurarse de que sus facturas cumplen la ley.

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Información general obligatoria en todas las facturas

Entre las obligaciones relacionadas con la facturación, debe saber exactamente qué información general debe incluirse en todas sus facturas. He aquí los detalles:

Fecha de emisión

Es la fecha en la que emite la factura.

Si la fecha de la venta o del servicio es diferente de la fecha de facturación, también debe figurar en la factura (en la descripción).

Numeración

Se trata de un número de factura único, es decir, único para cada documento factura emitido. Debe elegir una secuencia cronológica que debe ser continua, es decir, una serie consecutiva e ininterrumpida de números, con el fin de identificar todas las facturas emitidas.

Opte por una numeración por año (2021-01-01) o por mes (2021-01-01), e incluya la palabra "Factura", que también es obligatoria. Este título seguido de su número debe aparecer en todas las páginas que componen una factura.

También debe mencionarse, en su caso, el número ☝️Le del correspondiente pedido, requisito vigente desde el 1 de octubre de 2019.

Identificación del comprador

Incluye toda la información relativa a la identidad del comprador o cliente:

• nombre del cliente o razón social,
• dirección exacta,
• dirección de facturación (si es diferente),
• número de IVA intracomunitario.

Identificación del vendedor

Incluye toda la información que identifica al vendedor o prestador de servicios:

• nombre completo del vendedor o razón social,
• razón social (con número SIREN o SIRET),
• número de inscripción en el Registro Mercantil y de Sociedades (RCS) para un comerciante,
• número de registro mercantil (RM) para un artesano,
• dirección del domicilio social de la empresa,
• forma jurídica (SAS, SASU, SARL, EURL, SA, etc.),
• importe del capital social,
• número individual de identificación a efectos del IVA (si el importe es superior a 150 euros).

Descripción del producto o servicio

Debe detallar los bienes vendidos o los servicios prestados. Debe indicar

• el nombre exacto de cada servicio o bien vendido
• sus cantidades respectivas
• el precio unitario sin IVA
• los posibles incrementos de precio, si procede,
• la fecha de venta (que corresponde al día real en que se prestó el servicio).

Indicación de los importes y del IVA

Cada línea en la que se detalle un producto o servicio debe incluir también información sobre :

• el importe (IVA excluido),
• el tipo de IVA aplicable (20%, 10%, 5%, etc.), en cada línea si se aplican tipos diferentes,
• la reducción de precio, descuento o rebaja, en su caso, adquirida en la fecha de la venta o del servicio y directamente vinculada a esta transacción,
• el importe total, IVA incluido.

También deben indicarse los totales de todos los importes:

• el importe total a pagar sin IVA,
• el importe total del IVA,
• el importe total de la factura, incluidos todos los impuestos (TTC).

💡Si tienes dudas sobre los datos relativos a tu cliente, no dudes en ponerte en contacto con él para poder elaborar una factura correcta y válida.

Información obligatoria en casos específicos

Información obligatoria para los profesionales

Como profesional (excluidos los microempresarios), si emite una factura por bienes o servicios suministrados a un cliente profesional, debe incluir la siguiente información:

• las condiciones de pago
• la fecha de vencimiento del pago o la fecha límite de pago, es decir, la fecha en la que debe recibirse el pago de la factura;
• las condiciones de descuento (en caso de pago anticipado),
• el tipo de penalizaciones a pagar (en caso de impago por parte del cliente en la fecha de pago requerida),
• la indemnización fijada para los gastos de cobro en caso de retraso en el pago, que asciende a 40 euros,
• la información jurídica relativa al IVA.

Información obligatoria en la factura de una microempresa

Si es usted un microempresario (antes llamado autoempresario), está exento del IVA de base y debe incluir en sus facturas la mención "TVA non applicable, article 293 B du CGI" (IVA no aplicable, artículo 293 B del Código General de Impuestos) .

Información obligatoria simplificada para importes pequeños

Como vendedor o prestador de servicios, está exento de determinadas declaraciones obligatorias si el importe de la factura, IVA excluido, es inferior o igual a 150 euros, como por ejemplo :

• su número individual de identificación a efectos del IVA,
• referencias a las disposiciones del Código General de Impuestos o de la Directiva europea que especifican que la operación puede acogerse a la exención.

☝️Notons No obstante, estas simplificaciones no se aplican a las entregas intracomunitarias exentas, a los servicios intracomunitarios ni a las entregas de bienes en régimen de venta a distancia.

Otros ejemplos de información especial obligatoria

En función de la naturaleza de los servicios prestados o de los bienes vendidos, o en casos muy específicos, la factura debe incluir otra información específica:

• para los comerciantes, los comerciantes inscritos en el RCS y los microempresarios sujetos a la obligación de suscribir un seguro profesional: los datos del seguro suscrito, los datos de contacto del asegurador y la zona geográfica cubierta por el seguro;
• para los profesionales de la construcción: datos del seguro profesional decenal (referencia del contrato, datos de contacto del asegurador y del garante, cobertura geográfica);
• para los miembros de un centro de gestión autorizado o de una asociación autorizada la mención "Aceptación del pago de las sumas debidas mediante cheque y/o tarjeta bancaria como miembro de un centro de gestión autorizado";
• para los arrendatarios-gestores o gestores autorizados: una referencia a este estatuto;
• para las EIRL: el nombre del gestor, el nombre utilizado para ejercer la actividad, acompañado de la mención "entrepreneur individuel à responsabilité limitée" o del signo EIRL.

¿Qué sanciones se aplican?

Si su empresa incumple estas obligaciones, se expone a una multa de 15 euros por cada declaración inexacta o incorrecta en una factura.

☝️À Tenga en cuenta que las multas no pueden superar un determinado límite máximo, fijado en 1/4 del importe de la factura.

Para una persona física, la multa puede llegar a 75.000 euros, y para una persona jurídica, a 375.000 euros.

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• una numeración automática y conforme
• la conversión de sus presupuestos en facturas en unos pocos clics
• el cumplimiento de la información obligatoria, que se cumplimenta una sola vez, con los datos guardados para cada cliente,
• se tienen en cuenta los tipos de IVA, tanto si está sujeto a IVA como si no,
• exportación de sus datos directamente a su contabilidad,
• integración con sus herramientas comerciales existentes, etc.

En resumen, ahorrará un tiempo precioso automatizando un sinfín de tareas, y podrá asegurar todo el proceso de facturación, ¡legalmente y con total tranquilidad!

Por último, tanto si utiliza facturas electrónicas como documentos en papel, no olvide nunca conservar estos documentos contables durante 10 años y realizar copias de seguridad de sus documentos electrónicos.