Por qué ya no puede prescindir de las facturas automatizadas de clientes y proveedores
La facturación, ya sea de clientes o de proveedores, plantea muchos retos a una empresa. Y esto se hace aún más evidente a medida que aumenta el negocio y, por tanto, la carga de trabajo administrativo.
Las organizaciones dedican demasiado tiempo a determinadas tareas relacionadas con la facturación. Y, sin embargo, estas tareas aportan poco valor añadido, aunque supongan una pesada carga para los costes de gestión.
Este problema sólo tiene una solución: la automatización.
Gracias a la tecnología, ciertas operaciones pueden ser realizadas ahora por máquinas o programas informáticos, sin intervención humana directa. Interesante, ¿verdad?
La automatización de las facturas tiene muchas otras ventajas, como se explica en este artículo escrito en colaboración con Charlène Serayet, Directora General de Dasmind y experta en gestión administrativa. También descubrirá algunos ejemplos de herramientas que le ayudarán a dar el paso.
¿Qué es la automatización de facturas?
La automatización de facturas es el mecanismo por el cual muchas etapas del proceso de facturación se digitalizan y se llevan a cabo mediante la tecnología.
¿El objetivo? Ahorrar tiempo en las operaciones contables y evitar gestiones engorrosas.
Este proceso va necesariamente de la mano del uso de una tecnología dedicada, normalmente un software, ya sea :
- facturación;
- contabilidad;
- facturación electrónica, etc.
☝️ La automatización de las facturas afecta tanto a las facturas de los clientes como a las de los proveedores y, por lo tanto, forma parte de los ciclos "procure-to-pay" y "order-to-cash".
¿Cómo funciona la automatización de facturas?
Los mecanismos de automatización pueden funcionar en muchas etapas del proceso, en función de la solución que se instale.
En resumen, casi todo se puede automatizar 🤖.
Para la facturación de proveedores
El proceso de facturación a proveedores consta tradicionalmente de las siguientes etapas:
- recepción de la factura ;
- introducción de los datos en el sistema contable;
- conciliación del documento con las órdenes de compra o contratos ;
- aprobación ;
- pago a los proveedores.
Gracias a la automatización, las máquinas hacen el trabajo por usted para cada una de las operaciones anteriores.
💡 Por ejemplo
- recepción de facturas por vía electrónica, a través de correo electrónico, portal de proveedores, integración EDI, etc ;
- configuración de reglas para comprobar que el documento contiene toda la información obligatoria;
- captura de datos mediante tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que extrae la información clave y luego la transfiere directamente a la contabilidad;
- comparación de los detalles de la factura con los datos del pedido y del albarán, y notificación de las discrepancias para su revisión humana en caso necesario;
- establecer flujos de trabajo para remitir el documento a las personas adecuadas para su aprobación, de acuerdo con normas predefinidas;
- establecer autorizaciones de pago electrónico para las facturas aprobadas, con opciones como transferencias bancarias automáticas o pagos con tarjeta de crédito;
- archivo electrónico de documentos.
Para la facturación de clientes
Del lado del cliente, es igualmente posible confiar sus tareas a un software, que se adaptará a las etapas específicas del proceso:
- emisión de la factura
- envío del documento al cliente
- seguimiento y conciliación de los pagos
- recordatorios en caso de retraso en el pago
- registro de los pagos recibidos;
- actualización de los expedientes de los clientes.
También en este caso, la tecnología resultará beneficiosa de diferentes maneras.
💡 Por ejemplo
- generación de facturas en unos pocos clics a partir de la información del pedido o del cliente, aplicando plantillas predefinidas;
- transmisión del documento por correo electrónico o a través de portales de clientes en línea, según un calendario específico;
- identificación de pagos pendientes o vencidos
- comparación de los pagos recibidos con las facturas emitidas
- recordatorios automatizados por correo electrónico o SMS, según sus propias reglas y escenarios (el software es capaz de adaptar el tono al tipo de cliente);
- registro de los pagos recibidos y actualización de las cuentas de los clientes.
¿Por qué automatizar la facturación? Las 5 principales ventajas
#1 Ahorra tiempo
Los procesos de facturación, ya sea para clientes o proveedores, consumen una gran cantidad de tiempo de los empleados. Sin embargo, es imposible ignorarlos, ya que implican enormes riesgos financieros, jurídicos y relacionales.
Gracias a la automatización, las horas dedicadas a tareas manuales como :
- elaboración de facturas a mano
- comprobaciones y validaciones diversas
- reclamación de clientes
- asientos contables, etc.
El software se encarga de ello por usted. Y eso reduce los costes de RRHH y libera ancho de banda para dedicarlo a actividades más estratégicas.
😀 Una mayor eficiencia también se traduce en tiempos de tramitación más cortos. Razón de más para mejorar tus relaciones externas, especialmente con tus proveedores, ¡que estarán encantados de cobrar más rápido!
#2 Reducir el riesgo de errores
Siento decirlo, ¡pero tu cerebro es más falible que una máquina 🤯!
En otras palabras, gestionar las facturas a mano es una fuente de errores, más aún si se trata de un gran volumen de documentos: erratas, errores de cálculo, etc.
Con la automatización, todos los datos circulan entre los sistemas y se utilizan para realizar tareas de introducción, verificación y cálculo de datos (por ejemplo, el IVA) sin intervención humana.
☝️ Otro problema que suele surgir en los procesos de facturación es la pérdida de documentos entre distintos departamentos o durante el archivado. Pero este problema ya es cosa del pasado, ya que ahora es posible automatizar el almacenamiento desmaterializado de las facturas.
Unas palabras del experto
Además de ahorrar tiempo, reducir los errores humanos y garantizar una gestión más fluida del flujo de caja, es importante destacar que el uso de herramientas de automatización no se limita a los procesos técnicos, sino que también puede mejorar las relaciones con los clientes.
Las facturas enviadas con rapidez y coherencia generan confianza y evitan la morosidad. Lo mismo ocurre en las relaciones con los proveedores, donde la automatización permite concentrar los esfuerzos en tareas de mayor valor añadido, como el análisis financiero y la estrategia de expansión.
#3 Cumplimiento
Utilizar una solución de facturación facilita el cumplimiento de las distintas normas vigentes.
Por ejemplo, al elaborar una factura, te aseguras de que :
- no olvidar ninguna información legal
- numerar correctamente el documento
- no cometer errores de IVA, etc.
La automatización también garantiza unos registros contables conformes, que no comprometan sus estados financieros ni den lugar a acusaciones de fraude.
Por último, gracias a la tecnología, todas las operaciones son trazables. Usted sabe con precisión quién hizo qué en qué momento del proceso, por lo que puede rectificar más fácilmente la situación si es necesario.
💡 Nota : la legislación cambia constantemente, y cada vez parece más difícil prescindir de los programas informáticos. Y no es la reforma de la factura electrónica, a la que volveremos más adelante en el artículo, la que sugiere lo contrario.
#4 Reducción de costes
Cuanto menos tiempo dedique a las tareas que consumen tiempo, menores serán sus costes laborales. Y los recursos liberados de estas operaciones tediosas pueden dedicarse a misiones que generan mucho más valor (y por tanto dinero 🤑 ) para la empresa, como el análisis de datos financieros o la implementación de estrategias.
Según estudios del grupo Aberdeen, el coste de tramitación de una factura oscila entre 13 y 15,60 dólares para la tramitación manual, pero desciende a entre 8,60 y 9 dólares para la tramitación electrónica.
👍 Otras ventajas financieras de la automatización:
- el cumplimiento de los requisitos legales, mencionado anteriormente, evita los gastos de resolución de litigios ;
- el riesgo de impago, que supone una importante sangría para la tesorería de una empresa, se reduce al agilizar los procedimientos de reclamación;
- también se ahorra en la facturación a los proveedores: si se acelera el tratamiento y la aprobación de sus facturas, a menudo se pueden aprovechar ventajas financieras como descuentos por pronto pago o descuentos comerciales.
#5 Visión analítica mejorada
La mayoría de las herramientas de automatización de facturas incluyen funciones analíticas, con informes, cuadros de mando, etc.
Esta visión consolidada de datos actualizados le ofrece una imagen detallada de la situación real de su organización. Así podrá
- hacer más fiables sus previsiones financieras
- medir eficazmente su rentabilidad
- estar alerta ante determinados problemas (como facturas impagadas).
En resumen, la automatización de facturas le ayuda a reaccionar más rápidamente ante cualquier problema que pueda surgir, y también a construir una estrategia ganadora.
Automatización de facturas: aspectos legales y la reforma de la facturación electrónica de 2026
Después de leer todas estas ventajas, comprenderá por qué es tan importante dotarse de un software para automatizar, y por tanto agilizar, y hacer más fiables sus procesos...
... ¡y hacer frente con eficacia a toda una serie de retos legales!
Sin duda habrá visto las noticias, pero la facturación electrónica está a punto de ser obligatoria para las transacciones BtoB, de acuerdo con el siguiente calendario 📆 :
- 1 de septiembre de 2026: recepción de facturas en formato electrónico para todas las empresas ;
- 1 de septiembre de 2026: emisión de facturas en formato electrónico para las grandes empresas y las ETI;
- 1 de septiembre de 2027: emisión de facturas en formato electrónico para las EVE y las PYME.
De esta forma, el Estado pretende luchar contra el fraude (especialmente el asociado al IVA), pero también aligerar la carga administrativa de las organizaciones, con el fin de mejorar su competitividad.
💡Nota : en este contexto, es importante utilizar un sistema capaz de emitir y recibir documentos en el formato correcto (en particular, el formato factura-X) y realizar los informes electrónicos obligatorios.
También debe tener en cuenta que estos documentos se recibirán y enviarán a través de un portal de facturación público o a través de una plataforma de desmaterialización asociada (PDP). Así que lo mejor es optar por un software compatible.
¿Qué soluciones existen para automatizar las facturas de clientes y proveedores?
Características esperadas
A estas alturas de la lectura, ya tienes una idea de las funciones que se esperan de un buen paquete de software de automatización de facturas... ¡el espectro es bastante amplio!
💡 He aquí un rápido resumen de las más relevantes:
- La presencia de varios canales de transmisión y recepción de documentos, ya sea correo electrónico, portales de clientes o proveedores, etc ;
- Cumplimentación de facturas de clientes utilizando los datos disponibles en la solución (catálogo de productos y servicios, así como información de clientes);
- Gestión de varios procesos lentos relacionados con la facturación de clientes, como la facturación recurrente y los recordatorios de facturas impagadas;
- Tecnología OCR;
- Cotejo automatizado a tres bandas, es decir, conciliación de facturas con pedidos de compra y entradas de mercancías;
- Flujos de trabajo configurables para los procesos de validación, con notificaciones y recordatorios en caso de retrasos;
- Integración con los sistemas de pago de facturas de clientes o proveedores;
- Herramientas analíticas y otros cuadros de mando;
- Interfaz con otros programas informáticos de su empresa, como su ERP o su solución contable;
- Seguridad de los datos y cumplimiento de la normativa sobre confidencialidad y protección de la información personal (funciones de gestión de accesos y autorizaciones, por ejemplo).
👉 Por último, a la hora de elegir tu plataforma, pregúntate cuáles son tus necesidades reales. Algunos paquetes de software se centran en procesar la facturación de clientes, otros en la de proveedores y otros en ambas. Es más, algunas herramientas van más allá y ofrecen un soporte completo para los procesos order-to-cash y procure-to-pay (con gestión de compras o contratación de proveedores, por ejemplo).
En resumen, ¡usted elige!
Ejemplos de software de automatización de facturas
Si no tienes donde elegir, aún te echaremos una mano dándote algunos ejemplos de soluciones adaptadas a diferentes necesidades y tipos de empresa 😉.
- Compleo Invoice Platform es un software de gestión documental transversal diseñado para pymes, ETI y grandes grupos, que desmaterializa tu proceso de facturación a proveedores de principio a fin. Esta solución tecnológicamente potente automatiza el reconocimiento de datos, el cotejo a tres bandas y la validación mediante flujos de trabajo personalizables. Como operador de desmaterialización, Compleo Invoice Platform también le prepara para la reforma de la facturación electrónica: se conecta con Chorus Pro y convierte los documentos a los formatos adecuados (Factur-X, UBL, CII, etc.).
- Sellsy Facturation es una solución de facturación de clientes para VSE y PYME. ¿Su objetivo? Ayudar a las pequeñas y medianas empresas a ahorrar tiempo con una herramienta fácil de usar que incorpora todas las funciones necesarias para automatizar las operaciones clave: creación de documentos conformes, conversión de presupuestos en facturas con un solo clic, gestión de facturación recurrente, recordatorios automáticos, pago online... Sellsy también podrá acompañarle en el proceso de reforma, ya que es compatible con Factur-X y ofrecerá servicios de operador de desmaterialización lo antes posible.
- Yooz es un paquete de software integral que puede gestionar la desmaterialización de los procesos de facturación tanto de proveedores como de clientes. Gracias a las tecnologías avanzadas de IA y aprendizaje profundo y a la potencia de su base de datos Big Data, promete un nivel muy alto de automatización en tiempo real, en cada etapa: solicitud de compra, captura de documentos, diversas comprobaciones y validaciones mediante flujos de trabajo personalizados, asientos contables, pagos a proveedores, etc. En resumen, utilizar Yooz significa reducir sus costes de gestión hasta en un 80%. Además, garantiza la total seguridad de los datos y hace todo lo posible para convertirse en una plataforma de desmaterialización de socios.
La automatización de las facturas en pocas palabras
Como se habrá dado cuenta, hoy en día es difícil seguir siendo competitivo sin automatizar los procesos de facturación a sus clientes o proveedores. Entre el ahorro de tiempo, dinero y fiabilidad, las ventajas reales son incuestionables. Por no hablar de que la reforma de la facturación electrónica está a la vuelta de la esquina.
En este contexto, es probable que esté pensando seriamente en equiparse con el software adecuado, si aún no lo ha hecho.
La buena noticia es que hay programas para todas las necesidades y presupuestos. En tus manos está encontrar el tuyo 😉.