Guía completa de la facturación electrónica de proveedores
La obligación de introducir la facturación electrónica se aplicará progresivamente a todas las empresas entre 2024 y 2026.
Así que nunca ha sido mejor momento para pensar en desmaterializar las facturas de los proveedores de su empresa. Más allá de la simple desmaterialización de las facturas, cuyo objetivo es transferir a soporte digital la gestión de las facturas de clientes y proveedores, se trata de transformar digitalmente todo el ciclo del proveedor, para una mayor productividad.
Sea cual sea su papel en la cadena -operador, validador, departamento contable o financiero-, ¿quiere saber más sobre las (muchas) ventajas de la gestión desmaterializada de las facturas de proveedores para su empresa? ¿Y, más concretamente, qué dice la ley al respecto?
De eso se trata en este artículo, en el que recopilamos lo esencial para usted, incluyendo sugerencias de software y consejos para que su proyecto de transición sea un éxito.
La desmaterialización de las facturas de proveedores: ¿cuáles son las obligaciones legales?
Facturación electrónica B2B obligatoria a partir de 2024
El marco reglamentario evoluciona y se extiende a todas las empresas:
- en el sector público, la facturación electrónica fue introducida en Francia por la Orden de 26 de junio de 2014, y es obligatoria para todos los proveedores de bienes y servicios de las administraciones públicas desde el 1 de enero de 2017;
- en el sector privado , la facturación electrónica ha pasado a ser obligatoria para las relaciones entre empresas a raíz del artículo 153 de la Ley de Finanzas de 2020. Una enmienda a este artículo para la Ley de Finanzas de 2021 establece el calendario para esta aplicación gradual entre 2024 y 2026:
En consecuencia, esta obligación se está introduciendo progresivamente a lo largo de varios años, afectando sucesivamente a las empresas en función de su tamaño y sector de actividad.
Otras obligaciones de facturación de los proveedores
Además de cumplir con el marco normativo, toda emisión de factura desmaterializada o factura electrónica está sujeta a obligaciones legales.
Para que tenga el mismo valor jurídico que un documento en papel, el documento debe cumplir los siguientes requisitos
- legibilidad de la información
- integridad del contenido (no puede ser modificado)
- autenticidad, con identificación fiable del emisor
- conservación segura durante 10 años,
- información legal obligatoria.
💡 Para adaptarse al cumplimiento de estas obligaciones, exploremos las soluciones a disposición de las empresas.
¿Cómo configurar la facturación electrónica? Principios y herramientas
1. Sistemas de recuperación de datos de facturas
Escaneado simple
Esta forma "simple" de desmaterialización se basa en escanear las facturas para procesarlas. Este proceso no es óptimo, ya que requiere el tratamiento manual de las facturas, que se escanean y luego se envían por correo electrónico.
Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es un dispositivo que permite capturar la información del documento y transferirla directamente a un archivo que puede ser leído por el programa de contabilidad.
Desmaterialización de toda la cadena
Es la etapa más avanzada del proceso de desmaterialización de las facturas de los proveedores. Abarca todos los procesos del ciclo del proveedor, desde la compra hasta el pago de la factura asociada. Este flujo de actividad, también conocido como Procure to Pay o Purchase to Pay, se beneficia de la digitalización de extremo a extremo para garantizar una mayor productividad.
En la práctica, la información de las facturas se intercambia entre el proveedor y el comprador en un formato electrónico estándar a través de un sistema EDI (Intercambio Electrónico de Datos), directamente de ordenador a ordenador. Este sistema se interconecta con el ERP o programa de contabilidad e integra los asientos directamente en la contabilidad de la empresa.
2. EDM (gestión electrónica de documentos)
Una GED es una herramienta de gestión desmaterializada de documentos.
Su objetivo es almacenar y clasificar los documentos para que todos los interesados puedan consultarlos y utilizarlos fácilmente en el marco de los distintos procesos de trabajo.
He aquí 3 cuestiones que puede abordar:
- gestionar los derechos de cada usuario, desde la simple consulta hasta la posibilidad de realizar modificaciones, para favorecer el trabajo en equipo, protegiendo al mismo tiempo la confidencialidad y la integridad de los documentos;
- almacenar, archivar, historiar y archivar las facturas;
- el buen funcionamiento de los flujos de validación según reglas de negocio definidas de antemano por cada empresa.
3. Automatización de los procesos empresariales
Por término medio, transcurren 2 semanas entre la recepción de una factura y el pago efectivo. Hay que pasar por toda una serie de etapas antes de que la factura pueda considerarse procesada.
La automatización acelera la secuencia entre las distintas etapas eliminando el mayor número posible de acciones manuales. Este es el aspecto general de un proceso automatizado de tramitación de facturas de proveedores:
- Las facturas se reciben en el sistema gracias a la inteligencia artificial y la automatización, independientemente del canal por el que lleguen:
- factura en papel
- PDF en un correo electrónico
- PDF en un área de clientes en el sitio web del proveedor;
- lectura automática y extracción de información:
- número de factura
- importes,
- IVA, ETC,
- nombre del proveedor, etc. ;
- conciliación con los documentos y datos bancarios del proveedor;
- flujo de validación en el que cada persona autorizada a dar una validación recibe una notificación con la factura que debe aprobar y sólo tiene que aceptarla o rechazarla;
- el pago automático de la factura se activa con la última validación al final de la cadena, que da el visto bueno final.
💡 Si el avance es lento entre el inicio y el final del proceso, un sistema de recordatorio automático acelera las cosas.
4. Archivar documentos con valor probatorio
Al digitalizar, siempre hay que cumplir con las disposiciones legales que regulan la conservación de documentos justificativos en caso de auditoría.
El objetivo del archivo con valor probatorio es garantizar, como en el caso de las facturas en papel, su conservación permanente y auténtica, gracias a diversos sistemas que tienen fama de ser infalsificables, como :
- el sellado de tiempo, que asocia una fecha y una hora a un acontecimiento para poder rastrear todas las acciones realizadas sobre el documento,
- el bloqueo permanente de la modificación de datos validados, etc.
Por tanto, es esencial asegurarse de que el software que elija disponga de las tecnologías adecuadas para este archivado legal.
¿Por qué desmaterializar las facturas de los proveedores?
Además de las obligaciones legales, la desmaterialización de las facturas de proveedores ofrece numerosas ventajas que incitan a muchas empresas a dar el paso.
Aumento de la productividad
La desmaterialización acelera el tratamiento de las facturas de proveedores, incluido el circuito de validación, reduciendo 5 veces el tiempo de procesamiento (según un estudio de EY).
¿Cómo se consigue esto? Elimina tareas repetitivas y lentas, liberando tiempo para tareas de mayor valor añadido. Es posible procesar hasta 15 veces más facturas electrónicas que facturas en papel en el mismo tiempo.
Como resultado, el departamento de contabilidad y finanzas se vuelve más eficiente y la facturación de la empresa puede aumentar entre un 1 y un 2% (según REL).
Menores costes y plazos de pago más cortos
La desmaterialización reduce los costes de procesamiento, impresión, envío (sellos, sobres, etc.) y archivo. Según EY, los costes de gestión pueden dividirse hasta por 3.
Como consecuencia, el tiempo ahorrado en la tramitación de las facturas acelera los plazos de pago y reduce los retrasos.
Mayor fiabilidad
Al automatizar el proceso, la facturación de proveedores sin papel permite evitar :
- errores de introducción
- facturas duplicadas
- errores de pago
- riesgos de fraude
- o la pérdida de documentos.
Así, ganará en fiabilidad y facilitará la realización de auditorías internas y externas.
Un tratamiento eficaz de las facturas también ayuda a limitar los retrasos y contribuye a unas buenas relaciones comerciales, reflejando una mejor imagen ante sus proveedores.
Software de facturación electrónica para todo el ciclo del proveedor
La mejor manera de digitalizar sus procesos de facturación a proveedores es con una solución de software de facturación desmaterializada.
En modo SaaS, el software dedicado le ofrece toda la flexibilidad, seguridad y automatización que necesita para optimizar su contabilidad de proveedores. Disponible íntegramente a través de una simple conexión a Internet, le permite :
- Leer y extraer información útil de sus facturas,
- establecer fácilmente circuitos de validación,
- archivar las facturas de los proveedores de forma segura y conforme a las normas,
- interactuar con su ERP para integrar los asientos contables,
- garantizar la trazabilidad de todos sus documentos vinculados a sus pedidos de proveedores, para asegurar el cumplimiento de la Ruta de Auditoría Fiable (RAT ).
En definitiva, optar por estas soluciones permite implicar a todo el personal afectado (director financiero, departamento informático, comerciales, departamento administrativo, etc.), sin olvidar a sus proveedores. Ganará en visibilidad y eficacia a lo largo de todo el proceso.
Fáciles de implantar, garantizan un rápido retorno de la inversión y una fácil adopción.
He aquí algunos ejemplos de software que puede utilizar:
Dokmee
Dokmee es una solución de gestión electrónica de documentos (GED) para PYME y PYMES. Accesible a través de un navegador web, el software ofrece funciones avanzadas para desmaterializar todos sus documentos, incluidas las facturas de sus proveedores. En unos pocos clics, sus facturas están directamente disponibles y se pueden buscar, lo que facilita el seguimiento y la gestión de su negocio. Como ventaja añadida, la interfaz es moderna y fácil de usar para una visión clara y óptima de sus documentos.
Esker
Esker es una plataforma para digitalizar todo el proceso Procure to Pay, dirigida a PYMES y grandes cuentas. Ofrece :
- Reconocimiento y captura de datos de facturas mediante IA,
- tratamiento automatizado de las facturas de proveedores, en particular mediante flujos de validación,
- archivo electrónico con valor probatorio,
- un portal de proveedores para acceder fácilmente a los datos de los proveedores,
- una aplicación móvil para validar facturas y controlar sus procesos, esté donde esté.
Streamline para facturas
Streamline for Invoices es una solución para desmaterializar y automatizar las facturas de los proveedores:
- captura automática de los datos de las facturas mediante tecnología avanzada, sea cual sea el formato,
- procesamiento automatizado en más de un 85%,
- cumplimiento permanente de los cambios normativos,
- adaptación de los procesos a todas las necesidades de su empresa gracias a un motor BPM,
- detección del fraude para protegerle contra los riesgos.
SY by Cegedim
SY by Cegedim desmaterializa sus facturas de proveedores y automatiza su proceso Procure to Pay. La solución para empresas de 50 empleados o más permite :
- la recepción multicanal y la centralización de sus facturas (correo electrónico, papel, EDI, portal del proveedor, etc.),
- la aplicación de controles legales y la presencia de datos comerciales para prevenir el riesgo de litigios,
- valorización de sus facturas mediante tecnologías OCR y LAD/RAD,
- automatización de sus circuitos de validación, recibos de pago y procesos contables,
- la facturación electrónica fiscal y el archivo electrónico con valor probatorio.
Yooz
Yooz es un software 100% en la nube, desarrollado específicamente para automatizar todo el proceso Purchase to Pay. Ofrece :
- captura automática de todos sus flujos electrónicos (EDI, escáner, correo electrónico, Factur-X, etc.),
- extracción automática de datos mediante tecnologías de IA, deep learning y big data,
- detección de intentos de fraude en la facturación,
- procesamiento de facturas y flujos de trabajo de validación para ahorrar tiempo valioso en sus procesos,
- integración con más de 250 paquetes ERP y de contabilidad.
Consejos para poner en marcha su proyecto de desmaterialización
Para garantizar el éxito de su proyecto de desmaterialización, he aquí algunos aspectos importantes que debe tener en cuenta:
- considere la posibilidad de recibir electrónicamente las facturas de sus proveedores, además de procesarlas automáticamente, para normalizar la cadena de procesamiento y evitar cualquier fallo;
- analice sus necesidades para definir el alcance del proyecto: volumen de facturas a procesar, proceso de envío, normativa, número de centros implicados, etc. Puede poner en marcha su proyecto en un perímetro restringido antes de extenderlo a toda la organización;
- Acompañar a todas las partes implicadas en la gestión del cambio: comunicación, formación de su personal (y de los usuarios clave), o incluso la intervención de un consultor especializado que asuma esta función;
- Elija a sus proveedores prioritarios, teniendo en cuenta sus requisitos contables, organizativos y tecnológicos específicos. Comuníquese con ellos para convencerles de que utilicen la facturación sin papel. Así les resultará más fácil apuntarse.