Factura proforma: ¿qué es y cómo hacer una en 3 pasos de manera efectiva?

Proforma sabemos que viene del latín y que significa "para la forma". Pero ¿qué es una factura proforma?

Este es un tipo de factura que tiene como objetivo informar previamente al comprador sobre las condiciones de su compra. Una vez este lo acepta, se puede convertir en una factura con validez fiscal; es decir, en un documento definitivo.

Entonces, ¿cuál es el propósito de una factura proforma y cómo hacerla? En este artículo te lo contamos y te ofrecemos un modelo de factura proforma para descargar, así como algunas herramientas que te ayudarán a automatizar tu facturación.

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¿Qué es una factura proforma y cuándo se utiliza?

La factura proforma es un tipo de factura, y es un documento provisional que se asemeja a una factura definitiva, la cual no incluye valores ni legales ni fiscales y, que por lo tanto, no forma parte de la contabilidad de la empresa.

Debido a su objetivo de informar a los clientes, esta factura también se llama factura borrador u oferta comercial.

¿Para qué sirve la factura proforma?

Más allá de facilitar los intercambios comerciales, su empleo es importante para:

• En términos de comercio internacional, solicitar una autorización a las autoridades aduaneras para la importación/exportación de mercancías. Asimismo, para hacer una declaración de valor del envío de muestras.
• Posibilitar la solicitud de un pago por adelantado.
• Facilitar las alianzas B2B, al formalizar y aumentar el valor de los intercambios.
• Justificar una posible exención del IVA frente a las autoridades fiscales.

Diferencia entre factura y factura proforma

Diferencias básicas

De forma puntual, se diferencian por:

• el título del encabezado cuando incluye la mención proforma.
• y el número consecutivo (si hay alguno).

El contenido de la factura comercial final puede diferir de la proforma, luego de la negociación de las condiciones de venta o del precio. Su fecha de emisión, en particular, debe ser actualizada conforme el día de aceptación de la factura final.

Factura proforma: validez jurídica

Además de las dos anteriores diferencias, cabe anotar que la factura proforma es de carácter informativo y no aplica para efectos contables. Esta no tiene validez fiscal y, por lo tanto, no es obligatoria.

¿Factura proforma o presupuesto?¿Cuál es la diferencia?

Al igual que un presupuesto, la factura proforma indica al comprador la descripción de los productos o servicios que va a comprar, el importe que se le facturará, además de las condiciones generales de venta. Algunas personas incluso la emplean en su lugar, pues:

• Ninguno de los dos compromete al cliente a realizar un pago.
• Solo son válidos si están firmados por ambas partes.

¿En qué casos se realiza una factura proforma?

• Solo la factura proforma puede ser utilizada como soporte de gastos o inversiones.
• El presupuesto se emplea más comúnmente en el sector de la construcción.

¿Cómo hacer una factura proforma en 3 pasos?

1. Los 11 datos obligatorios que deben estar en una factura proforma

Como en cualquier factura ordinaria, debes incluir un mínimo de información que explica en detalle las actividades financieras, como:

• mención proforma o proforma,
• número de orden,
• fecha de emisión,
• identificación de la empresa,
• nombre del cliente,
• contenido del pedido (artículos y cantidades),
• modo y tiempo de entrega,
• tarifas y precio total (precio unitario sin IVA, gastos de envío, IVA, precios con IVA),
• condiciones de pago,
• validez de la oferta,
• divisa utilizada e Incoterms (para transacciones internacionales).

2. Descarga nuestro modelo gratis de factura proforma

▷ Puedes descargar y utilizar nuestra plantilla de factura proforma en Excel como punto de partida.

3. Apóyate en un programa de facturación

Para ganar tiempo pasando de un presupuesto a una orden de compra o de una factura proforma a una factura final en tan solo unos clics, existen softwares que te ayudan a optimizar este proceso.

Entre ellos, por ejemplo, Cloud Gestion que te permite crear facturas online, además de crear proyectos junto con sus documentos, balances de ingresos y gastos.

© Cloud Gestion

Por su parte, la solución Macroges Facturación te ofrece la opción de tener artículos con diferente porcentaje de impuesto en una misma factura, gracias a que calcula los subtotales y muestra las diferentes bases imponibles para cada tipo de impuesto.

© Macroges

Último, pero no menos útil, SeniorFactu cuenta con un amplio tratamiento de facturas (ordinarias, simplificadas, proformas, electrónicas…). Además de ser un software de facturación, su interfaz accesible y cómoda se destaca por ayudar a tu empresa en su gestión comercial.

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Factura proforma: ¿qué es al final?

Cómo lo hemos visto, usar facturas proforma es necesario para dotar tu oferta de productos o servicios de un valor agregado. Las facturas proforma:

• no solo proporcionan una transparencia y claridad adicional en las transacciones comerciales,
• sino que también generan confianza y profesionalismo en tus interacciones.

Al implementar este tipo de documento, demuestras tu compromiso con la exactitud y la honestidad, lo cual puede ser crucial para fidelizar a tus clientes y construir relaciones comerciales duraderas.

Ahora que conoces la utilidad de las facturas proforma para dotar tu oferta de productos o servicios de un valor agregado, puedes emplearlas para desarrollar tu relación con los clientes.