Impagados: ¿cómo puedo cobrar mis facturas atrasadas?
¿Está intentando que un cliente le pague una factura pendiente? Saber que dispone de un plazo legal de 2 años para reclamar el pago de facturas impagadas es un buen comienzo... pero no es suficiente.
La forma de gestionar esta situación es muy importante. Aunque las cantidades que le deben pueden tener un impacto negativo en su flujo de caja, sus métodos de cobro influyen a largo plazo en sus relaciones con los clientes.
Un descuido o un impedimento puntual pueden ser la causa de la morosidad. Por eso te recomendamos que primero recurras al cobro amistoso de deudas .
Este procedimiento, consistente en recordatorios por teléfono o por correo escrito y/o electrónico, es el primer paso antes de emprender acciones legales. Una condición indispensable para mantener buenas relaciones con sus clientes.
Descubra todo lo que hay que saber sobre las facturas impagadas en este artículo coescrito con Charlène Serayet, Directora General de Dasmin y experta en gestión administrativa.
¿Cuánto tiempo se tarda en reclamar una factura impagada?
Dispone de 2 años para acudir a los tribunales para recuperar una factura impagada de un particular.
Este plazo se amplía a 5 años si el deudor no es un consumidor, sino una factura impagada entre profesionales como :
- una empresa comercial
- o un comerciante.
Transcurrido este plazo, la reclamación prescribe.
¿Cómo conseguir el pago de una factura impagada?
He aquí los 4 pasos a seguir, que a continuación detallaremos metódicamente:
- Comprobar que la deuda es exigible,
- recordatorios extrajudiciales
- requerimiento formal de pago,
- procedimiento judicial de cobro.
Unas palabras del experto
Es importante recordar que siempre es mejor prevenir que curar. He aquí algunos consejos adicionales:
- Asegúresede que sus condiciones generales de venta sean claras y precisas, sobre todo en lo que respecta a los plazos de pago y las penalizaciones por demora.
- Envíe sus facturas lo antes posible tras la prestación del servicio o la entrega del producto.
- Realice unseguimiento regular de sus facturas y no dude en hacer un seguimiento de sus clientes en cuanto se retrasen, por ejemplo, mediante una llamada telefónica.
- Ofrezca soluciones de pago alternativas, como el pago en línea, la domiciliación bancaria o el pago a plazos.
- Encaso de litigio, no dude en recurrir a un agente judicial o a un abogado. La solución Rubypayeur también es útil para este tipo de problemas.
1 - Verificación de la deuda
Ante todo, compruebe que dispone de un cierto número de elementos antes de reclamar el pago al cliente deudor. Asegúrese de que comprueba el importe de la deuda vencida y que se ha cumplido el plazo de cobro, y también de que puede demostrar :
- el compromiso del deudor, en forma de orden de pedido, presupuesto o contrato (pero no factura) al que se adjuntan las condiciones generales de venta (CGV);
- la entrega conforme o la correcta prestación de servicios, que puede adoptar la forma de una carta certificada, un vale de la empresa de transportes o un albarán firmado por el deudor.
El procedimiento de reclamación de facturas puede combinar varios métodos, desde soluciones amistosas hasta la vía contenciosa.
Le aconsejamos que utilice primero el primer procedimiento, ya que :
- es rápido y fácil de utilizar
- mucho mejor percibido por el cliente
- más económico.
Veamos las diferentes etapas del cobro de sus facturas impagadas.
2 - Recordatorios amistosos
Recordar a los clientes las facturas impagadas por teléfono
🎯 Objetivo: recordar al cliente que el pago de su factura está pendiente, manteniendo al mismo tiempo una buena relación con el cliente.
Te aconsejamos que se lo recuerdes al cliente en cuanto venza la factura. No hay una regla estricta sobre qué medio de comunicación debe utilizarse, y algunas personas utilizarán la correspondencia escrita desde el principio.
Sin embargo, la reclamación por teléfono tiene una ventaja: gracias al contacto directo, puedes "tomar la temperatura" para preparar mejor el resto del procedimiento, y es más fácil juzgar la sinceridad del cliente. No olvides que a veces una factura impagada no es más que un descuido , y que basta con un simple recordatorio.
En todos los casos, asegúrese de utilizar un tono firme y cortés a la vez. Así preservará mejor su relación comercial.
Y, por supuesto, evita cualquier tipo de agresión, intimidación, chantaje o acoso, todos ellos sancionables por la ley.
Recordatorio de una factura impagada por correo electrónico
🎯 Objetivo: avisar a los clientes de que su deuda ha vencido, informándoles de forma rápida y sencilla, y dejándoles constancia por escrito.
El envío de un correo electrónico recordatorio puede ser un enfoque percibido como menos brusco y más diplomático que una carta certificada (especialmente de carácter informativo), y puede sustituir o añadirse a un recordatorio telefónico.
El envío de un correo electrónico permite recordar el retraso en el pago más rápidamente que por carta y sin gastos de envío. Este método de comunicación es práctico y adecuado, porque puede utilizarse con la suficiente antelación para resolver un problema de impago de la forma más rápida y eficaz posible.
El uso del correo electrónico también tiene la ventaja de proporcionar un registro escrito inicial de la solicitud. En caso de acción judicial, una copia del correo electrónico tiene fuerza legal.
La 1ª carta recordatoria
🎯 Objetivo: recordar al cliente que ha pasado la fecha de pago de la factura, de manera formal pero informativa.
A continuación viene la primera carta de recordatorio de factura. No se trata en absoluto de una obligación legal; eres perfectamente libre de enviar directamente una carta de aviso formal.
Sin embargo, es habitual enviar primero al cliente una carta recordatoria que, al igual que la llamada telefónica, sirve sobre todo como "llamada de atención".
Por eso esta primera carta debe ser informativa y no mencionar los riesgos legales que conlleva. Basta con recordar los hechos, es decir
- la naturaleza de la factura
- así como el importe adeudado y las posibles penalizaciones por demora.
☝️ No olvide adjuntar a su recordatorio copias de las facturas pendientes. Tu deudor puede estar mostrando falta de rigor en su propia gestión de facturación.
La 2ª carta de recordatorio
Objetivo: pedir una respuesta al primer recordatorio y utilizar un tono más firme.
A pesar de tu primer recordatorio, ¿el cliente sigue sin cobrar su deuda? Transcurrido un plazo que te convenga (normalmente quince días), es habitual que se envíe una segunda carta recordatorio antes de poner al cliente en situación de impago.
Sin embargo, el tono de esta carta debe ser más firme que el de la anterior: aunque el cuerpo de la carta reiterará las mismas ideas, debes mencionar tu pesar por el impago de la factura y las acciones legales que estés considerando.
Por último, te recomendamos que envíes esta segunda carta por correo certificado con acuse de recibo. Este cambio de forma significa para el cliente el endurecimiento de tu postura.
3 - Requerimiento formal de pago
¿Aún no ha recibido el pago?
Ahora es el momento de enviar al cliente una tercera carta de recordatorio, enviada por usted mismo, un abogado, una agencia de cobro de deudas o un agente judicial.
⚠️. Contrariamente a la creencia popular, ninguno de estos intermediarios tiene poder para obtener el pago; sólo puede hacerlo un juez.
¿Qué es una carta de emplazamiento?
La carta de emplazamiento debe considerarse ante todo como una fase previa a cualquier acción judicial. Aunque no permite embargar al deudor, le obliga a hacer frente a sus responsabilidades y a la amenaza de una acción judicial. También es un requisito previo para que el acreedor pueda reclamar intereses de demora o intereses de demora.
Por último, debe saber que, aunque una simple carta es suficiente, es preferible el correo certificado con acuse de recibo para conservar la prueba.
Información obligatoria
☝️ Tenga en cuenta que, para que la carta de emplazamiento surta los efectos jurídicos deseados, debe incluir una serie de datos obligatorios:
- la fecha de envío
- los datos de contacto del destinatario y del remitente
- la mención "mise en demeure" ("emplazamiento"),
- la naturaleza de la obligación del deudor,
- el plazo (razonable) concedido para el pago,
- las consecuencias del impago,
- la firma del remitente.
Sanciones por demora
▷ Según el artículo L. 441-10 II del Código de Comercio francés, el tipo de interés de las penalizaciones por demora en BtoB es igual al tipo de interés aplicado por el Banco Central Europeo a su operación de refinanciación, más un 10%. Como el tipo del Banco Central Europeo es del 0%, el tipo de interés de demora es del 10%.
Cálculo de las penalizaciones por demora = (10% × importe de la factura impagada) × (número de días de demora ÷ 365).
Modelo de carta de emplazamiento
Aquí tiene un modelo de carta de emplazamiento que puede adaptar:
4 - Procedimiento judicial de cobro
Desgraciadamente, hay ocasiones en las que el cobro amistoso no es suficiente para saldar las facturas impagadas, y es probable que tenga que recurrir a la vía judicial.
Para reclamar el pago de una factura impagada, tenga en cuenta los siguientes recursos.
Requerimiento de pago
Tras la carta de emplazamiento, el procedimientomonitorio es la opción preferente.
Este procedimiento es :
- rápido: puede realizarse en línea a través del sitio web de Infogreffe ;
- económico: por ejemplo, la tasa es de 33,47 euros en Infogreffe.
Además, no requiere la comparecencia del deudor. Lo único que necesita son las pruebas que haya reunido.
Si el juez considera que la solicitud del acreedor es válida, el procedimiento dará lugar a un requerimiento de pago, que se enviará al deudor.
Requerimiento provisional
El procedimiento monitorio provisional también es rápido y poco costoso, y consiste en obtener parte de la suma reclamada en un breve plazo de tiempo.
Una vez expedido el requerimiento de pago provisional, el deudor debe cumplir sus compromisos y liquidar su deuda. Si no lo hace, el acreedor puede entonces hacer embargar los bienes del deudor por un agente judicial y ser reembolsado con el precio de su venta, mediante un embargo para la venta.
Requerimiento de pago
El requerimiento de pago obliga al deudor a comparecer ante el Tribunal de Comercio.
El objetivo es condenar al deudor a pagar la deuda, así como los daños y perjuicios para compensar la pérdida sufrida. Este procedimiento también puede dar lugar a la obtención de un título ejecutivo, mediante el cual se recurre al cobro forzoso de la deuda, es decir, al embargo de los bienes del deudor.
Hay que distinguir entre la "citaciónen cuanto al fondo", en la que el juez se pronuncia sobre todos los aspectos jurídicos y procesales del asunto, y la "citación en procedimiento sumario", en la que sólo se tratan con carácter de urgencia determinados puntos del litigio.
☝️ Tenga en cuenta que este procedimiento es más largo y costoso que el requerimiento de pago. Debería reservarse para los litigios más importantes, si cree, por ejemplo, que su cliente va a impugnar su deuda.
Por último, puedes recurrir a un agente judicial al final del procedimiento judicial. Su papel consiste en encontrar soluciones para obligar a su cliente a pagarle u obtener el cobro de la suma por otros medios (embargo de cuenta bancaria, embargo de bienes, etc.), si no se atiene a las decisiones del juez.
Si las cantidades en cuestión no superan los 4.000 euros, el agente judicial también puede iniciar un procedimiento simplificado dirigiéndose al cliente por carta certificada con acuse de recibo. Si éste acepta, se puede llegar a un acuerdo con el cliente sobre el importe y las condiciones de pago. Si el cliente no responde en el plazo de un mes desde la recepción de la carta certificada, tendrás que llevar el asunto a los tribunales.
Facturas impagadas y contabilidad
¿Cómo se contabilizan los impagados?
En función del número de recordatorios enviados a los clientes, las facturas impagadas al final del ejercicio deben :
- dotar una provisión si la pérdida es probable pero aún incierta,
- o transferirse a créditos incobrables si la pérdida es inevitable.
Software de facturación para ayudarle
Además de ayudarle a crear sus facturas, también le ayuda a controlar los pagos en curso y a tomar medidas para ahogar las facturas impagadas, de modo que no tenga que recurrir a una plataforma de cobro de deudas, que le cobrará tasas sobre las sumas abonadas.
He aquí algunos ejemplos de soluciones:
- Axonaut permite identificar rápidamente las facturas impagadas enviando automáticamente una notificación en cuanto vence una factura.
- Con la función de recordatorio, se genera una carta precumplimentada que se envía por correo electrónico o por correo postal, ya que la solución está conectada a sus servidores, lo que permite ahorrar mucho tiempo.
- Por último, la posibilidad de pagar en línea a través de un portal del cliente, mediante tarjeta de crédito (Stripe) o débito directo (GoCardless), reduce el riesgo de impago.
- INFast le permite controlar en tiempo real las fechas de vencimiento de sus presupuestos y facturas, y configurar sus cartas y plazos de recordatorio.
- También dispone de una opción de pago en línea integrada para reducir el riesgo de impago.
- En cuanto se envía la factura o el recordatorio, el cliente recibe una notificación por correo electrónico con un enlace directo a la factura y al pago en línea.
- Recibirá confirmación de la recepción del pago.
- Sellsy Invoicing le ahorra un tiempo precioso automatizando sus procedimientos de cobro y sus sistemas de alerta.
- Mediante la creación de escenarios de recordatorio, puede personalizar el procedimiento en función de la fecha de vencimiento de la factura (simple correo electrónico, aviso formal, etc.).
- Un sistema de seguimiento le permite saber si sus correos electrónicos recordatorios han sido leídos por el cliente.
- Acelere el proceso con el pago de facturas en línea a través de Atos, Stripe, PayPal o GoCardless.
¿Y una estrategia de gestión del crédito?
Por último, puedes ahorrarte muchos quebraderos de cabeza en la facturación aplicando una estrategia de gestión del crédito.
Entre otras cosas, esto implica
- definir las condiciones de pago aceptables y las cláusulas de penalización
- comprobar la solvencia de sus clientes en el caso de facturas de gran importe.
En resumen, se trata de prevenir antes de curar.
Artículo traducido del francés