¿Cuáles son los requisitos legales de la facturación electrónica? [+ Libro Blanco]

¿Hay que pasar a la facturación electrónica?

Para responder a esta pregunta hay que tener en cuenta dos parámetros: las ventajas para las empresas y la legislación aplicable.

Nos centraremos en este último punto, ya que la legislación francesa tiende a hacer cada vez más obligatoria la facturación electrónica.

¿A qué empresas afecta? ¿Qué significa esto en términos de conformidad documental? ¿Es necesario utilizar un software específico?

Estas son algunas de las preguntas a las que responderemos.

[Bonus] ¿Cuáles son las ventajas reales de una herramienta de facturación para las empresas? Y, sobre todo, ¿cómo elegir la que mejor se adapta a su organización y a su necesidad de desmaterializar las facturas? Encuentre las respuestas en nuestro Libro Blanco descargable.

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Facturación electrónica: definición

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica es similar a una factura en papel estándar, salvo que se edita, emite y recibe en formato electrónico (Word, PDF, etc.).

☝️ Las facturas electrónicas tienen el mismo valor probatorio que las facturas en papel. Siempre que se garantice su autenticidad, legibilidad e integridad.

¿Cuáles son las ventajas?

Como veremos, el plan del Gobierno para generalizar el uso de las facturas electrónicas tiene como principal objetivo luchar contra el fraude en el IVA.

Sin embargo, también tiene ventajas para las empresas:

Ahorro

Las facturas electrónicas cuestan menos que las facturas en papel: menos de 1 euro, frente a los más de 10 euros de una factura en papel, según Vie publique.

Este ahorro es aún más evidente si se tienen en cuenta los costes asociados a la tramitación de la propia factura (papel, franqueo, etc.), sino también el coste de almacenamiento de los documentos en papel.

Mejor gestión y aumento de la productividad

La automatización que permite el software de facturación garantiza un mejor seguimiento, en particular de las facturas impagadas. Como resultado, puede reducir el número de litigios y mejorar la productividad y la eficiencia concentrándose en tareas de mayor valor añadido.

Además, los documentos son más fácilmente accesibles si se almacenan en la nube, lo que dificulta su pérdida o destrucción.

Mayor satisfacción del cliente

Por último, cabe destacar que la mayoría de los clientes valoran positivamente la emisión electrónica de facturas, porque ya no reciben documentos en papel que deban archivarse o digitalizarse para integrarlos en sus propios sistemas.

Además, cuanto mejor gestione su facturación, mejor imagen dará de su empresa.

El decreto sobre facturación electrónica

¿Es obligatoria la facturación electrónica para las empresas?

No. De hecho, cada vez está más extendida, ya que el Gobierno la considera una forma de luchar contra el fraude fiscal en relación con las declaraciones del IVA.

Por eso se ha puesto en marcha un decreto sobre el desarrollo de la facturación electrónica, para establecer normas para la contratación pública.

Consecuencias: desde 2020, cualquier empresa que responda a una licitación de los mercados de contratación pública (Estado, autoridades locales y establecimientos públicos) está obligada a utilizar la facturación electrónica.

💡 Para ello, los organismos afectados gestionan su facturación a través de la plataforma pública Chorus Pro.

Facturación electrónica obligatoria en 2026 para actividades B2B

Otra normativa a tener en cuenta: para 2025, el Gobierno quiere que la facturación electrónica sea la norma general para las actividades entre empresas. Este es uno de los proyectos previstos en la Ley de Finanzas de 2020, y entrará en vigor en diferentes etapas:

• 2023:
  • todas las empresas afectadas estarán obligadas a aceptar facturas en formato electrónico, sea cual sea su tamaño;
  • Las grandes empresas estarán obligadas a emitir facturas electrónicas.
• 2024: la emisión de facturas electrónicas será obligatoria para las pequeñas y medianas empresas.
• 2025: las PYME y las EVE estarán obligadas a expedir facturas electrónicas.

ℹ️ Actualizado el 8 de enero de 2024: ¡el plazo se ha ampliado hasta 2026! Lea nuestro artículo de expertos para ayudarle a prepararse. ¿Qué es importante recordar?

• La introducción general de la facturación electrónica y los informes electrónicos se ha pospuesto:
  • 1 de septiembre de 2026 para las grandes empresas y las PYME,
  • 1 de septiembre de 2027 para las grandes empresas y las PYME.
• El objetivo de la reforma es simplificar las obligaciones de declaración del IVA, mejorar la lucha contra el fraude y aumentar el conocimiento en tiempo real de la economía de las empresas. Se espera que ahorre a las PYME 4.500 millones de euros al año.
• No se demore Se anima a las empresas a que empiecen ya a prepararse para la transición a la facturación electrónica, teniendo en cuenta el impacto en sus procesos y herramientas.

¿Cómo crear una factura electrónica conforme?

Garantizar la autenticidad, legibilidad e integridad de la factura

Es perfectamente posible crear una factura en papel y escanearla para transmitirla en formato electrónico. En ese caso, su valor probatorio (puede utilizarse como prueba) está garantizado porque se trata inicialmente de un documento en papel.

Sin embargo, si emite su factura electrónicamente, debe cumplir una serie de obligaciones para garantizar :

• la autenticidad de su origen, es decir, la identidad del emisor,
• su legibilidad, desde la emisión hasta el almacenamiento,
• la integridad de su contenido, es decir, que no pueda ser alterado.

Existen varias formas de garantizar los tres aspectos anteriores:

• el uso de firmas electrónicas
• la utilización del EDI(Electronic Data Interchange), que corresponde a las normas establecidas en el Código General de Impuestos,
• Pista de auditoría fiable: consiste en implantar un sistema de control permanente y documentado en la empresa (justificantes de pago, presupuestos, órdenes de compra, etc.).

Incluir toda la información obligatoria

Para ser válida, una factura electrónica debe incluir una serie de datos, al igual que una factura en papel:

• la fecha de emisión del documento
• el número de factura
• la fecha de la venta o del servicio
• la identidad del comprador (nombre, dirección y dirección de entrega si es diferente)
• la identidad del vendedor o prestador de servicios (nombre y dirección del domicilio social), con :
  • para un empresario individual: apellidos, nombre y razón social,
  • para una empresa: razón social, número de sirena, código NAF, forma jurídica e importe del capital,
  • para un comerciante: número de registro RCS y localidad de la oficina de registro,
  • para un artesano: número de sirena y número de registro mercantil, y departamento de registro,
• número individual de identificación a efectos del IVA,
• una descripción del producto o servicio y datos sobre su cantidad y precio,
• el precio unitario o la tarifa horaria sin IVA, así como los posibles recargos,
• el tipo de IVA legalmente aplicable, el importe del IVA adeudado, cualquier descuento y los importes totales a pagar sin IVA y con IVA incluido,
• la fecha de vencimiento del pago, en su caso
  • las condiciones de descuento por pronto pago
  • el tipo de las penalizaciones por demora aplicables en caso de que el pago no se reciba en la fecha de vencimiento.

Cumplimiento de las normas de conservación de facturas

Por último, las facturas electrónicas deben cumplir determinados requisitos de conservación de documentos:

• Las facturas electrónicas deben conservarse en el mismo formato durante 3 años . Después, durante los 3 años siguientes, en otro formato de su elección (electrónico o en papel, por ejemplo).
  
  

• Si la autenticidad de la factura está garantizada por la firma electrónica, consérvela en su formato original durante 6 años .
  
  

• Por último, a efectos contables, las facturas deben conservarse durante 10 años .

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[Libro Blanco] ¿Harto de Excel? Por qué y cómo elegir un programa de facturación

Frente a las obligaciones legales, el uso generalizado de la facturación electrónica parece inevitable en los próximos años.

Si quiere dar este paso, probablemente tendrá que optar por un software de facturación.

Ya conoces las ventajas y particularidades de la facturación electrónica, así como el marco jurídico en el que se desarrolla.

Si estás pensando en empezar a utilizar la factura electrónica, debes tener en cuenta que se trata de una fase de transición. Por ello, es conveniente que informes a tus clientes de los cambios que se avecinan, para que no se lleven una sorpresa cuando dejen de recibir un documento en papel.

Al mismo tiempo, le recomendamos que comunique y eduque al personal afectado. De este modo, eliminará cualquier obstáculo y proporcionará a sus equipos el apoyo que necesitan a medida que su empresa se embarca en su transformación digital.