Facturación recurrente: 7 errores que hay que evitar

¡56.000 millones de euros! Ese es el asombroso importe de los créditos impagados en Francia, según las estimaciones de Coface, especialista en seguros de crédito. La primera palanca para evitar la morosidad se refiere a la propia factura. Una factura mal hecha será mal pagada.

En un modelo de negocio basado en suscripciones, hay muchas más facturas que en un negocio no recurrente. Por lo tanto, hay que estar especialmente atento a la hora de redactarlas y tratar este documento como una herramienta de comunicación entre el cliente y el vendedor.

La venta por suscripción crea una relación a largo plazo y a distancia con el cliente. Es esencial que esta relación se base en la confianza. Una factura mal preparada dañará esta relación, especialmente en el caso de los modelos de pago por uso, en los que la transparencia es esencial.

Entonces, ¿cuáles son los errores de facturación que no debe cometer y cómo puede evitarlos? Echemos un vistazo a las buenas prácticas de facturación.

Error nº 1: no detallar los costes

Es esencial que los clientes tengan un desglose completo de todos los gastos que figuran en su factura.

Esto es especialmente importante cuando se utiliza un modelo de facturación de pago por uso. En este tipo de modelo, los clientes quieren pagar por lo que han consumido, pero no más. El impacto de su consumo debe ser claramente visible y comprensible en la factura. Facturar al cliente según el modelo de uso sólo tiene sentido si el modelo se valora en la factura.

Dependiendo de la complejidad de la oferta, el modelo de facturación basado en el uso puede ser difícil de implantar. Por eso, una plataforma de gestión de ventas por suscripción admite el modelo de facturación para hacerlo fluido y atractivo.

Error nº 2: no proporcionar acceso al historial de descargas de facturas

Aunque el periodo de conservación de las facturas está regulado, la mayoría de los clientes no conservan sus correos electrónicos, y mucho menos sus facturas. Esto es especialmente cierto en el caso de las pequeñas empresas, que tienen que perseguir sus facturas cada año en el momento del balance...

Ofrecer un historial de facturas descargable es una solución muy apreciada por los clientes. Gracias al uso de una plataforma de gestión de ventas por suscripción, el historial de facturas es completo:

• Todas las facturas están disponibles y pueden consultarse,
• Todas las facturas pueden descargarse en formato PDF.

Error nº 3: no especificar claramente el estado de la factura (emitida/vencida, pagada...)

Las ventas por suscripción crean una relación con el cliente completamente nueva en la que la factura es recurrente, generalmente cada mes, y en la que la factura es a menudo el único documento que le vincula a usted con el cliente. No debe contener ambigüedades ni imprecisiones, sobre todo en lo que respecta al estado de los pagos.

El cliente debe poder comprender de un vistazo la situación de los pagos y la naturaleza exacta de la factura:

• Una factura puede estar "emitida": esta factura se ha emitido y debe pagarse; el importe de la factura está "pendiente de pago".
• Una factura puede estar "pagada": se ha cargado el importe adeudado. El importe cargado según el método de pago introducido ha sido correcto.
• El saldo de la cuenta puede ser "Nada que pagar": el saldo de la cuenta es suficiente para cubrir el saldo requerido o para pagar el importe adeudado indicado en la factura. No se ha efectuado ningún cargo adicional en la forma de pago introducida. No se debe ningún importe.

Desglosar claramente los cargos facilita a los clientes el seguimiento de lo que se ha pagado y de los pagos que se deben hacer en el futuro. Toda esta comunicación crea una relación más reactiva, continua y estructurada entre una marca y sus usuarios.

Error nº 4: no automatizar la representación de los impagos

Cuando un pago falla, el inicio del procedimiento de reclamación puede resultar desagradable, incluso vejatorio, y provocar la baja.

Gracias a un "proceso de reclamación" automatizado, la representación del pago, a veces varias veces, es automática y sobre todo discreta. Esto garantiza una buena relación con el usuario y es también un excelente medio de prevenir los impagos. Este proceso de reclamación, específico de la plataforma de gestión, recupera hasta el 15% de los pagos fallidos.

Error nº 5: no enviar la factura automáticamente por correo electrónico

A medida que la normativa avanza hacia la transparencia y la factura sin papel, esto se hace imprescindible y, poco a poco, obligatorio.

Es obligatorio que las facturas electrónicas se envíen automáticamente por correo electrónico. La factura debe poder consultarse desde el historial de facturación y desde la dirección de correo electrónico del cliente.

Error nº 6: omitir elementos reglamentarios

La factura es la prueba de una transacción comercial. Tiene un importante valor jurídico.

También sirve como prueba contable y como base para ejercer los derechos de IVA. Para ser válidas, las facturas deben contener un determinado número de datos obligatorios, de lo contrario pueden ser objeto de multa.

⚠️ Recordatorio de los datos obligatorios

Las facturas deben contener un amplio abanico de datos, entre ellos

• nombre y dirección de las partes
• fecha de la venta o de la prestación del servicio
• cantidad y descripción precisa de los productos o servicios,
• fecha de vencimiento del pago y sanciones por demora.

Fuentes: Service Public y Bulletin Officiel des Finances Publiques-Impôts

Además, en el marco de la lucha contra el fraude fiscal, la Ley de Finanzas de 2016, aplicable a partir del 1 de enero de 2018, estipula que todos los sujetos pasivos del IVA que vendan a particulares deben hacer certificar sus operaciones, es decir, todo lo relacionado con los recibos. A partir de ahora, las empresas deberán utilizar programas de facturación y sistemas de caja certificados.

Por lo tanto, ya no es posible que las empresas emitan facturas utilizando procesadores de texto, hojas de cálculo o cualquier otro software no conforme. Todas las empresas que no puedan demostrar que utilizan programas informáticos conformes con la Ley de Finanzas de 2016 podrían enfrentarse a una multa de 7.500 euros y a la obligación de equiparse.

Error nº 7: aplicar un impuesto incorrecto a un cliente extranjero

Los errores relacionados con el IVA son frecuentes y, por lo general, se encuadran en una de estas dos categorías. O bien las empresas simplemente se olvidan de indicarlo, o bien indican un tipo incorrecto. Si por error indica un tipo de IVA demasiado alto, el importe que reciba se deberá a Hacienda. Además, si emite una factura a una empresa de otro país de la UE, es el destinatario del servicio quien debe pagar el impuesto, siempre que esta información figure en la factura.

Cuando los clientes no están satisfechos con la factura, tienen derecho a impugnarla, lo que da lugar a retrasos en el pago y a un procedimiento de rectificación de la factura. Esto es aún más cierto si el cliente es una cuenta importante.

El uso de una plataforma de gestión de ventas por suscripción no sólo elimina cualquier ambigüedad o incertidumbre sobre los términos y condiciones de facturación, sino que también garantiza el pleno cumplimiento de la normativa y reduce los plazos de pago en caso de impago. Es una solución completa y eficaz que optimiza las relaciones con los clientes a largo plazo.

Puntos a tener en cuenta

Aunque la adquisición de un cliente de suscripción es una etapa crucial, es la calidad de la relación lo que los convertirá en clientes fieles.

Puntos clave que debe recordar al facturar a sus clientes de suscripción con una plataforma de gestión de ventas por suscripción:

• Se acabaron los errores: la factura es siempre correcta
• Certificación antifraude IVA
• Adaptable a la facturación de pago por uso y a múltiples ofertas asociadas
• Visualización automática y discreta de los fallos de pago

Todo el proceso de facturación está optimizado para mejorar la relación con el cliente y evitar la morosidad recurrente.

Artículo patrocinado. Los expertos colaboradores son autores independientes del equipo editorial de appvizer. Sus comentarios y posiciones son propios.