¿Cómo puedo editar una factura en línea de forma fácil y gratuita? [plantillas gratuitas]

¿Cómo se crea una factura si eres un empresario autónomo (microempresa) o una empresa muy pequeña? Puedes publicar gratuitamente una factura en línea en un sitio web, crearla manualmente en papel, utilizar Excel o un programa informático gratuito para crear facturas con o sin IVA.

También puedes elegir un software profesional para gestionar mejor tus facturas, simplificar los recordatorios de impago, cumpliendo la ley contra el fraude del IVA, y enviarlas a tus clientes desde tu cuenta online en lugar de imprimirlas.

Para empezar, aquí tienes una plantilla de factura gratuita para imprimir, con o sin IVA, para que puedas facturar sin cometer errores:

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Ejemplos y plantillas de facturas gratis para imprimir

Ejemplo de factura sin IVA

Todo autoempresario empieza con una factura que no incluye el IVA. Aquí tienes un ejemplo de factura sin IVA para un empresario autónomo:

Ejemplo de factura con IVA

¿Ha cruzado el umbral y necesita facturar el IVA? Aquí tiene un ejemplo gratuito de factura en blanco para imprimir:

Plantillas de facturas con y sin IVA

Para empezar, siempre es más fácil seguir una plantilla. Le proporcionamos un archivo Excel que contiene :

• una plantilla de factura gratuita con IVA,
• una plantilla de factura gratuita sin IVA.

¿Cómo se elabora una factura correcta?

La legislación francesa obliga a todo tipo de empresario a cumplir las normas de facturación. Como empresario autónomo o empresa muy pequeña, debe elaborar facturas que cumplan estas normas, ya que sirven como prueba en caso de auditoría por parte de las autoridades. Siga la guía...

Facturar con o sin IVA: las normas para los empresarios autónomos

Todos los empresarios autónomos y microempresas inician su actividad con una exención básica del IVA.

Si este es tu caso, debes escribir en la factura: "IVA no aplicable, artículo 293B del Código General de Impuestos".

Información obligatoria en una factura

Para ser conformes y admisibles, cada una de sus facturas debe redactarse por duplicado (una para el cliente y otra para el proveedor) e incluir una serie de datos legales:

• el número de factura ;
• la fecha de emisión de la factura: es importante para garantizar el respeto de los plazos de pago;
• el plazo de pago acordado: a la recepción de la factura o a 30 días, o por etapas en función de las negociaciones. También puedes especificar un plazo de pago y penalizaciones por demora: en este caso, indica el tipo que aplicarás;
• la forma jurídica del emisor de la factura, con los datos de contacto: razón social del vendedor, dirección completa, número SIRET o SIREN, número de registro de la empresa ("RCS", número de registro y nombre de la ciudad);
• el estatuto del vendedor: miembro de un centro de gestión autorizado, gestor, franquiciado, etc. ;
• el número de IVA o de IVA intracomunitario para las actividades sujetas al IVA, o la mención "TVA non applicable, art. 293B du CGI" para las actividades no sujetas al IVA;
• el destinatario de la factura: nombre completo de la empresa cliente, dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico;
• la dirección de entrega del cliente en caso de venta de productos, y si la dirección de entrega es diferente;
• el nombre exacto del servicio o de los productos vendidos, especificando la cantidad o la recurrencia;
• el tipo o tipos de IVA aplicables
• el precio unitario sin IVA y con IVA, así como los totales sin IVA y con IVA;
• el importe del depósito, si se trata de una factura de depósito
• un recordatorio del depósito pagado, si procede, especificando el importe antes y después de impuestos;
• el tipo de descuento, su importe antes y después del IVA, si procede
• la divisa indicada en euros
• los medios de pago aceptados;
• sus condiciones generales de venta.

Errores en la factura: anulación o rectificación

Si comete un error en su factura o decide conceder un descuento (o abono) sobre una factura ya emitida, puede anularla o rectificarla, pero no tiene derecho a suprimirla.

A continuación, debe enviar a su cliente

• una nueva factura que sustituya y mencione la factura que debe anularse en caso de error,
• una nota de abono en el caso de un descuento concedido después de la emisión de la factura original, que hace referencia a la factura original pero con un importe negativo (ejemplo de importe: -100 euros sin IVA).

Si su cliente ya ha pagado el IVA, debe incluir determinados datos adicionales en la nueva nota de abono:

• si su cliente registrado a efectos del IVA desea reclamar el IVA: debe indicar el importe sin IVA y el importe del IVA (con el tipo de IVA); el cliente tendrá entonces que modificar su deducción del IVA por su parte;
• si su cliente no desea reclamar el IVA: debe especificar que su descuento es "neto de impuestos".

Los clientes no tienen derecho a rectificar una factura por sí mismos; corresponde al proveedor hacerlo.

¿Cómo crear una factura en línea gratuita?

Herramientas para crear una factura gratuita en línea

Puede crear una factura gratuita en línea : varios sitios web o plataformas ofrecen este servicio de forma gratuita.

La ventaja de crear una factura online gratuita, con o sin IVA , es que no tienes que pagar ni un céntimo. En cambio, sí tienes que volver a introducir toda la información y la mayoría de los datos obligatorios cada vez que emitas una factura.

Si la factura es gratuita, le cuesta tiempo y productividad...

Otra desventaja de este tipo de software de facturación online gratuito es que no se puede personalizar con los colores de su empresa.

Programas de facturación gratuitos

Nada es realmente gratis, al menos no a largo plazo. Sin embargo, su empresa está destinada a crecer y perdurar. Si buscas un programa de facturación gratuito , como Kafeo, debes tener en cuenta las siguientes desventajas.

Puede haber costes ocultos para aprovechar

• ciertas funciones más avanzadas
• mantenimiento
• actualizaciones,
• espacio de almacenamiento, etc.

La duración, el número de usuarios y la interoperabilidad con su otro software también pueden estar limitados.

Sanciones y multas en caso de irregularidad

Si olvida incluir la información obligatoria , la factura no será conforme y la sanción será penal. Se arriesga a :

• una multa de 75.000 euros, que puede incrementarse hasta el 50% del importe facturado o que debería haberse facturado ;
• exclusión de los contratos públicos durante un máximo de 5 años.

Si Hacienda constata :

• infracciones graves, puede cuestionar el derecho a deducir el IVA y realizar una regularización fiscal;
• que utiliza un software que no está certificado para evitar el fraude del IVA cuando está obligado a hacerlo, podría ser multado con 7.500 euros.

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Elegir un software profesional en línea

Un software de facturación online profesional facilita enormemente las tareas de los empresarios autónomos y las empresas muy pequeñas , que ya están ocupados desarrollando sus respectivas actividades, como la prospección y el mantenimiento de buenas relaciones con clientes fieles.

Las 6 ventajas del software de facturación para empresarios autónomos y muy pequeñas empresas

• Ventaja 1: Ahorro considerable de tiempo y productividad . Utiliza plantillas de presupuestos y facturas para personalizar sus documentos en un único y definitivo paso. Si un cliente hace varios pedidos, no es necesario volver a introducir sus datos.
  
  
• Ventaja 2: Facturas 100% conformes con la legislación vigente. Las plantillas contienen toda la información obligatoria.
  
  
• Ventaja 3: Cálculos automatizados para evitar errores. Introduzca su tipo de IVA y el programa calculará los importes por usted, sin IVA y con IVA. Puede estar seguro de enviar facturas sin errores.
  
  
• Ventaja 4: Se le avisa de los pagos . De hecho, puede ir más allá: puede controlar su actividad de ventas en tiempo real visualizando sus facturas recibidas, sus presupuestos enviados, validados, pendientes, sus cifras de ventas, etc.
  
  
• Ventaja 5: Actualizaciones automáticas para que pueda cumplir la ley con los ojos cerrados y beneficiarse de las mejoras. Este software está certificado para evitar el fraude del IVA y se actualiza en cuanto entra en vigor una nueva normativa.
  
  
• Ventaja 6: No requiere instalación y es compatible con Mac y PC. Todo lo que necesita es una conexión a Internet para utilizar el software en línea.

El software de facturación más popular en Appvizer

• Axonaut forma parte de una solución global de gestión empresarial que apoya a las pequeñas empresas en su crecimiento, ofreciendo los mismos servicios que las grandes empresas, pero a un precio adaptado al usuario.
• Evoliz es una herramienta dedicada a los artesanos y a las empresas muy pequeñas del sector de la construcción y las obras públicas: las funciones de factura de estado y retención están diseñadas específicamente para las empresas de construcción y obras públicas.
• INFast es una herramienta móvil y fácil de usar para comerciantes y VSE. Este software de facturación le ahorra tiempo automatizando y simplificando un máximo de tareas: pago en línea, recordatorios, facturas marcadas como pagadas, y mucho más por descubrir.
• Sellsy Invoicing forma parte de la suite de software modular Sellsy, de un editor made in France. Este software certificado antifraude es muy apreciado por sus capacidades de gestión comercial por las empresas muy pequeñas y los autónomos.
• Gracias a su plataforma muy intuitiva y fácil de usar, Zervant puede ayudarle a crear facturas y presupuestos, enviarlos en diversos formatos, realizar un seguimiento de sus cobros... ¡y todo ello de forma gratuita para un máximo de 5 clientes!