Facturación electrónica fiscal
Con la facturación electrónica que cumple la normativa fiscal, lleve los procesos de facturación electrónica de su empresa al siguiente nivel.
Descubra las numerosas ventajas para su empresa, el entorno legal, los consejos clave para una implantación con éxito y qué solución de software elegir para una facturación electrónica totalmente conforme.
¿Qué es la facturación electrónica fiscal?
La facturación electrónica fiscal: definición
La facturación electrónica fiscal se refiere al proceso de intercambio de facturas únicamente por medios electrónicos.
En otras palabras, se acabaron las facturas en papel. Por ello, la facturación electrónica fiscalmente correcta se distingue de la facturación electrónica simple (o facturación electrónica fiscalmente correcta simple), en la que sólo la factura en papel emitida antes de ser convertida a soporte electrónico sirve como prueba legal.
Además, la facturación electrónica fiscal requiere la integración de una serie de elementos de seguridad avanzados para garantizar que los documentos electrónicos generados cumplen los requisitos reglamentarios y fiscales.
¿Cuáles son las ventajas?
La presentación electrónica conforme a las normas fiscales tiene muchas ventajas:
- Ahorro de tiempo en la tramitación de facturas y mejora de la productividad de su organización. Por ejemplo, ya no tendrá que gestionar físicamente el seguimiento del IVA.
- Reducción significativa de los costes asociados a la impresión, el franqueo, el almacenamiento y la manipulación de documentos en papel.
Se calcula que la desmaterialización reduce el coste de emisión de una factura a menos de diez euros.
- La posibilidad de integrar fácilmente los datos de facturación fiscal en los demás sistemas de información de la organización, mejorando la transparencia operativa y el conocimiento del cliente.
- Apoyo a los compromisos de desarrollo sostenible de su empresa al reducir significativamente la huella de carbono asociada a las funciones de soporte.
¿Cuáles son los requisitos legales de la facturación electrónica fiscal?
Las 3 reglas de la factura electrónica fiscal
Tanto si la factura electrónica "fiscal" adopta la forma de un fichero estructurado (XML, EDI, etc.) como si no (PDF, imagen, etc.), debe cumplir las características definidas por la normativa francesa y europea.
Mientras que la directiva eIDAS insiste en que debe ser legible por el destinatario, los artículos 289 bis y 289V del Código General de Impuestos establecen además las 3 obligaciones siguientes
- acreditar la autenticidad de su origen, generalmente mediante la firma electrónica de su emisor ;
- garantizar que su contenido no puede ser alterado
- debe poder ser conservado a largo plazo en una "caja fuerte electrónica" por cada una de las partes.
Por consiguiente, la desmaterialización fiscal requiere la utilización de los siguientes procesos.
Presentación electrónica fiscal en el sector privado
Para cumplir con los requisitos reglamentarios, las autoridades fiscales permiten 3 métodos de desmaterialización de facturas:
- EDI, o Intercambio Electrónico de Datos. Se trata de un proceso que sustituye el intercambio físico de documentos, utilizando un archivo informático estructurado y normalizado para cumplir con las normas fiscales vigentes.
- PDF firmado con una firma electrónica avanzada y certificada que garantiza la autenticidad e integridad del documento.
- El PDF simple y la pista de auditoría fiable (PAF ): permite certificar la validez de la factura y establecer el vínculo con las transacciones y los pagos realizados mediante un control permanente desplegado en la empresa.
Facturación electrónica fiscalmente correcta en el sector público
A partir del 1 de enero de 2020, cualquier empresa que suministre productos o servicios al sector público estará obligada a enviar las facturas correspondientes en formato electrónico.
Para ello, deberán presentar y transmitir los documentos desmaterializados a través del portal Chorus pro.
¿Cómo implantar la facturación electrónica fiscal en su empresa?
La implantación de la facturación electrónica fiscal debe basarse en un sistema unificado capaz de garantizar, desde la generación hasta el almacenamiento, la integridad absoluta de los documentos intercambiados con su cliente o proveedor.
Estandarizadas y automatizadas, las aplicaciones informáticas son la herramienta de elección, pero su implantación requiere una decisión conjunta con sus socios comerciales.
Elija el sistema electrónico que garantice facturas conformes
Utilizar una solución de gestión de facturas totalmente electrónica le garantiza el cumplimiento de los puntos clave de la facturación electrónica fiscalmente conforme mencionados anteriormente.
De hecho, este tipo de herramienta permite a menudo garantizar que las facturas se intercambian
- selladas con fecha y hora, para que puedan utilizarse con fines legales y rastrearse en detalle ;
- validadas por su firma electrónica certificada
- archivadas conforme a la norma NF Z42-013, que establece requisitos estrictos en términos de copia de seguridad (redundancia, etc.) y plazos de conservación digital.
Además, ya está preparado para cumplir la obligación de facturación electrónica en los contratos públicos.
Obtener el acuerdo de sus socios comerciales
No olvide que la decisión de desmaterializar sus flujos de facturas de acuerdo con las exigencias fiscales no puede tomarse en solitario.
En todas las etapas, el procedimiento requiere el acuerdo y la implicación de su socio comercial (cliente o proveedor) para que funcione perfectamente.
Por tanto, la elección, instalación y posterior utilización de la pasarela electrónica necesaria entre sus dos empresas debe ser el resultado de una voluntad compartida y, para obtener el máximo éxito, inscribirse en el marco de una colaboración beneficiosa para ambas partes.
En este contexto, si no está seguro de qué protocolo de transmisión compartir o si tiene que hacer frente a problemas de interoperabilidad entre sus sistemas, se recomienda encarecidamente la ayuda de un proveedor de servicios especializado en la declaración electrónica fiscal.
¿Cómo elegir el software de presentación electrónica de declaraciones fiscales?
La selección de su herramienta de facturación electrónica conforme a las normas fiscales debe basarse en criterios técnicos y operativos, para que la gestión de sus documentos sea realmente sencilla, más segura, más rápida y menos costosa.
¿Qué criterios debe tener en cuenta?
- La conformidad reglamentaria de la aplicación prevista. Por ejemplo:
- doble homologación por el Ministerio francés de Economía y Hacienda y GS1,
- firma electrónica de nivel RGS2,
- y certificación ISO de las instalaciones informáticas,
son factores muy tranquilizadores.
- Seguridad y adaptabilidad a su entorno de trabajo: son parámetros esenciales a tener en cuenta a la hora de elegir una herramienta de tratamiento de facturas electrónicas.
- Calidad de los servicios de archivo: dé preferencia a las soluciones capaces de proporcionar acceso a sus copias de seguridad durante al menos 10 años.
En términos operativos, considere si las características del software son coherentes con :
- Sus métodos de trabajo (introducción manual o automatización completa del ciclo de facturación),
- el volumen de su actividad, con el fin de controlar su inversión y el tiempo necesario para su implantación,
- la complejidad potencial de sus relaciones con clientes o proveedores (envío de facturas a nivel internacional, por ejemplo).
¿PDF o EDI?
Como hemos visto antes, ambos métodos son aceptados por las autoridades fiscales. Y cada uno tiene sus ventajas:
- PDF: el formato PDF es más fácil de implantar, incluso cuando incorpora una firma electrónica certificada. Los documentos pueden enviarse simplemente por correo electrónico.
- EDI: aunque su puesta en marcha es más compleja (tanto el remitente como el destinatario deben utilizar el intercambio electrónico de datos), se adapta especialmente bien a las organizaciones que manejan un gran número de facturas. Además, algunos clientes sólo desean recibir sus documentos de esta forma: como el EDI ya está operativo en su empresa, prefieren recibir las facturas de sus proveedores en un formato único para simplificar el tratamiento.
☝️ Algunos clientes sólo pueden recibir sus facturas desmaterializadas en formato PDF, porque no están equipados para utilizar el EDI. Otros, en cambio, sólo desean utilizar el intercambio electrónico de datos. Por lo tanto, le aconsejamos que recurra a una solución fiscal sin papel que combine ambos procesos.
Ejemplos de programas informáticos para la presentación electrónica de declaraciones fiscales
La solución colaborativa, una baza esencial para producir sus facturas electrónicas
Diseñado por Generix Group, Generix Invoice Services le permite beneficiarse de la experiencia técnica y jurídica de uno de los líderes europeos en desmaterialización de documentos.
Ventajas de Generix Invoice Services :
- compatibilidad con todos los archivos firmados, registros de auditoría o canales EDI,
- facilidad de despliegue, sea cual sea el tamaño de la empresa,
- funciones colaborativas de gestión y seguimiento para mejorar la calidad y la trazabilidad de los datos intercambiados,
- compatibilidad con más de 30 protocolos de transferencia en 20 países para garantizar la máxima interoperabilidad,
- gestión más sencilla de las actualizaciones y el mantenimiento con su distribución en modo SaaS (servicio bajo demanda).
Software de firma electrónica para garantizar la conformidad de sus facturas electrónicas
DocuSign es un actor clave en la firma electrónica.
Ofrece una gama de paquetes para satisfacer todo tipo de necesidades de facturación electrónica que cumpla con los requisitos fiscales, sea cual sea el tamaño de la empresa.
Ventajas de DocuSign :
- Simplificación de los procesos de firma electrónica, centrándose en la experiencia del usuario,
- Alto cumplimiento de las normas de seguridad, gracias en particular a su conformidad con la normativa eIDAS,
- rendimiento de la herramienta, con un alto nivel de disponibilidad,
- gestión de la firma electrónica desde todo tipo de dispositivos (tableta, smartphone y ordenador) y entornos (iOS, Android, Windows),
- más de 350 integraciones y API disponibles (Salesforce, Oracle, etc.),
- cuadros de mando para controlar el estado de sus facturas de un vistazo.
Cumplimiento y eficiencia en sus procesos fiscales sin papel.
La facturación electrónica fiscal le ofrece nuevas oportunidades para digitalizar los flujos de suministros y ventas de su empresa.
Reconocidos por el Código General de Impuestos francés y varias directivas europeas, sus procedimientos le ofrecen una gestión totalmente electrónica de sus facturas de IVA, desde la impresión hasta el archivo legal.
Para preservar la integridad de estos procesos y maximizar su eficacia, es esencial utilizar una aplicación informática B2B especializada.
Artículo traducido del francés