¿Cuáles son los distintos tipos de factura? Aprenda a distinguirlas
¿Cuáles son los distintos tipos de factura?
Si quieres facturar a tus clientes, infórmate sobre los distintos tipos de factura y sus características específicas, para saber cuándo utilizarlos.
Ya sea factura anticipada, factura de abono, factura imprescindible o factura proforma, este artículo, coescrito con Charlène Serayet, Directora General de Dasmin y experta en gestión administrativa, ofrece una visión general de los distintos tipos de factura que existen. Además, incluye un modelo de factura para que te lo descargues y puedas hacerlo mejor que los profesionales.
Definición de factura
¿Qué es una factura de cliente o proveedor? En pocas palabras, es un documento contable y comercial vinculado a una acción comercial, en el que se enumeran los servicios y bienes vendidos.
Los diferentes tipos de factura
Facturas de anticipo
Una factura de anticipo se utiliza cuando se paga una parte del importe final antes de la entrega de un bien o la prestación de un servicio.
Este anticipo debe figurar en la factura final cuando se emite.
La factura de abono
La factura de abono se utiliza para anular o corregir una factura ya emitida.
El documento sirve para reconocer la deuda contraída con un cliente y corregir los importes registrados en la contabilidad de la empresa.
La factura de mosto
La factura de mosto no es más que el documento que certifica el crédito del vendedor frente al comprador tras una operación de venta, es decir, el importe que el comprador debe al vendedor.
La factura provisional
Se trata de una factura provisional o anticipada que se envía al cliente varias veces al año para escalonar el pago de un consumo anual o de un importe elevado.
Factura de regularización
Una factura de regularización se emite generalmente cuando se realiza una lectura del contador o cuando el consumo supera las provisiones para gastos.
Factura de cierre
La factura final pone fin a un período de consumo y cierra un contrato entre un prestador de servicios o un proveedor y un cliente.
Factura pro forma
Una factura pro forma es un presupuesto provisional en forma de factura. Se utiliza para dar una indicación de los precios y las condiciones generales de venta. Esta "factura provisional" es un documento que se envía a título informativo, pero no tiene valor jurídico ni contable.
La factura real
Es el documento definitivo que se emite una vez realizada la prestación o entregada la mercancía.
¿Cómo es una factura?
¿Qué información debe figurar en una factura?
La factura es algo más que un documento: también tiene valor jurídico.
Para tener carácter oficial, debe cumplir ciertos requisitos. Debe incluir la palabra "factura" para ser identificada como tal, y un cierto número de referencias legales obligatorias.
Unas palabras del experto
Es importante tener en cuenta que la factura es un documento oficial con fuerza legal. Por lo tanto, debe incluir una serie de datos obligatorios, como por ejemplo
- la fecha de emisión
- el número de factura
- el nombre y la dirección del cliente
- el nombre y la dirección del vendedor
- la descripción de los productos o servicios vendidos
- el precio unitario y la cantidad
- el importe total de la factura
- el tipo de IVA,
- las condiciones de pago.
Errores en la gestión de facturas que hay que evitar
Para evitar errores financieros y el riesgo de incumplimiento, es esencial gestionar correctamente las facturas. He aquí algunos fallos que conviene evitar en esta gestión crucial:
- ❌ Olvidar comprobar la exactitud de la información de las facturas, como importes, fechas, números de IVA, etc. ;
- ❌ Descuidar la validación de las facturas con los proveedores para asegurarse de que son auténticas y cumplen la normativa vigente; y
- ❌ Incumplir los plazos de pago o los plazos de facturación, lo que puede dar lugar a recargos por demora o litigios; y
- ❌ Utilizar métodos inseguros de almacenamiento y archivo de facturas, lo que puede provocar la pérdida de documentos importantes o problemas de cumplimiento; y
- ❌ No conservar copias de las facturas durante el periodo legalmente exigido, lo que puede acarrear problemas en caso de auditoría fiscal o litigios posteriores.
Ejemplo de factura estándar
¿Desea utilizar un documento listo para usar? Puede descargar gratuitamente dos plantillas de factura, una con IVA y otra sin IVA:
Facturación en pleno cumplimiento de la normativa
Desde el 1 de enero de 2018, las empresas registradas a efectos del IVA están obligadas por ley a utilizar software a prueba de fraude del IVA para procesar sus facturas. He aquí una selección de herramientas para que facturar sea sencillo y conforme a la ley:
- ClicFacture: la herramienta de facturación online para autónomos, artesanos y emprendedores autónomos.
- Henrri: software de facturación gratuito para empresas muy pequeñas.
- EBP Gestion Commerciale: la herramienta que automatiza la producción de facturas personalizadas a imagen de su VSE o PYME.
- Factomos: la solución de facturación electrónica para PYMES.
- QuickBooks Facturación: el software líder de presupuestos y facturación para pequeñas empresas.
- Sage 50 Compta & Facturation: la solución completa de gestión comercial y contabilidad para VSE y PYME, cuya experiencia ha sido reconocida durante más de 30 años.
- Sellsy Facturation & Gestion: el programa francés de facturación para las PYME y las VSE, completo y muy fácil de utilizar.
Estas herramientas incluyen la creación de diferentes tipos de facturas y pueden utilizarse para gestionar anticipos, compras, notas de crédito y presupuestos, entre otras cosas.
Estas herramientas incluyen
- creación de diferentes tipos de facturas
- la gestión de anticipos, notas de crédito y presupuestos.
No dude en dotarse de una solución informática que le permita crear cada tipo de factura en función de sus necesidades específicas y cumplir diariamente con sus obligaciones de facturación.