Factura: definición, información, obligaciones... ¡nuestro resumen!
La factura es algo más que un documento contable, es un documento sujeto a normas precisas, con una doble finalidad, contable y comercial. Personalizada y con el logotipo de su marca, desempeña un papel especialmente importante en las relaciones con los clientes. También debe conocer la información obligatoria que debe figurar en sus facturas para que sean válidas.
¿Cómo se redacta una factura? ¿Cuáles son tus obligaciones legales como profesional a la hora de facturar? Aquí tienes un resumen de todo lo que necesitas saber sobre facturación, desde la elaboración de una factura correcta hasta la gestión de tus documentos. Además, encontrarás una plantilla de factura gratuita que puedes descargarte para empezar con buen pie.
¿Cómo se crea una factura manualmente?
Una factura es un documento electrónico o en papel que registra una venta de servicios o productos por parte de una entidad jurídica (empresario autónomo, empresa, asociación) a otra estructura jurídica o persona física.
Se emite por duplicado cuando se cumple el contrato, cuando se entrega el producto o se completa el servicio.
Estos son los detalles legales que debe conocer si quiere emitir una factura correcta :
Datos obligatorios
- La fecha de emisión de la factura, la fecha de venta del producto o de finalización del servicio;
- Número de factura y número de orden de compra, si procede;
- Identificación del comprador : nombre, dirección, dirección de facturación (si es diferente), número de identificación a efectos del IVA (para facturas superiores a 150 euros sin IVA);
- Identificación del vendedor como sigue
- autónomo : apellidos, nombre y razón social
- empresa: razón social, sirena, código NAF, forma jurídica e importe del capital social,
- comerciante : número de registro RCS y localidad de la oficina de registro,
- artesano : números Siren y Répertoire des métiers, y departamento de registro,
- además del domicilio social;
- Descripción del producto o servicio: descripción precisa, datos sobre la cantidad y el precio;
- Importe de la factura e IVA: precio unitario o tarifa horaria sin IVA, tipo de IVA legalmente aplicable, importe del IVA adeudado, importes totales a pagar con y sin IVA.
▶︎ Para todas las facturas enviadas a profesionales, también son obligatorios los siguientes datos
- las condiciones de pago, incluida la fecha de vencimiento,
- el tipo de las penalizaciones por demora
- la indemnización fija de recuperación en caso de retraso en el pago.
▶︎ En el caso de los empresarios autónomos que no repercuten el IVA, debe añadirse la siguiente mención: "IVA no aplicable de conformidad con el artículo 293 B del Código General de Impuestos".
El número de factura
El número de factura es único y debe aparecer en una secuencia cronológica continua e ininterrumpida. Debe aparecer en todas las páginas del documento.
Por ejemplo: factura 01, 02, 03, etc. o con un prefijo basado en el año o en el año y el mes: 2019-XX o 2019-01-XX.
Particularidades de la facturación electrónica
Una factura desmaterializada, o factura electrónica, puede sustituir legalmente a una factura en papel en los dos casos siguientes:
👉 La factura se elabora en un formato electrónico no editable, como PDF o JPEG. No deben utilizarse versiones de facturas creadas directamente en hojas de cálculo o documentos de texto, ya que pueden modificarse.
👉 La factura se elabora en un formato que cumple la norma EDI (intercambio electrónico de datos), XML u otros formatos similares con datos que pueden interpretarse electrónicamente.
Estos son algunos puntos importantes a tener en cuenta
- la autenticidad del origen y la integridad del contenido deben estar garantizadas: los servicios de almacenamiento o las cajas fuertes electrónicas garantizan que sus facturas se archiven y conserven de acuerdo con la ley;
- la firma de estos documentos debe cumplir las normas vigentes: los programas de firma electrónica con valor jurídico le permiten garantizar la integridad de sus facturas, como oodrive_sign o YouSign.
ℹ️ Al igual que los documentos en papel, las facturas electrónicas deben conservarse durante 10 años (artículo L 123-22 del Código de Comercio francés), como comprobantes contables.
Un espacio de almacenamiento con valor jurídico, como LegalBox o iExtranet, le permite conservar sus documentos contables en formato PDF o JPEG (que no pueden modificarse). Puede archivar sus facturas en un formato editable, como XML, siempre que cumpla la norma EDI (Electronic Data Interchange).
Factura: plantilla descargable
¿Desea un modelo de factura listo para usar? Si quieres continuar o empezar tu facturación mensual en Excel, appvizer te ofrece una plantilla de factura gratuita para imprimir:
Puede partir de esta base y adaptarla para crear sus propios documentos personalizados.
Cree una factura en línea con la herramienta adecuada
¿Un programa gratuito de facturación en línea?
Como empresario, artesano o autónomo, el presupuesto que dedica a la facturación es a veces limitado. ¿Qué programas existen para facturar en línea gratis? Existen herramientas con una versión mínima gratuita o de muy bajo coste:
- Henrri permite a las pequeñas empresas (emprendedores, VSE, PYME) crear y gestionar fácilmente sus facturas (presupuestos, facturas, notas de crédito, etc.);
- Zervant es ideal para las empresas muy pequeñas, ya que permite crear presupuestos y facturas con un número ilimitado de documentos, para enviarlos en papel o por correo electrónico.
Si quiere prescindir de Excel para gestionar sus facturas, los programas gratuitos de presupuestos-facturas son ideales para realizar esta transición: gracias a sus funciones actualizables, el paso a la siguiente velocidad es muy sencillo. El paquete básico puede ser justo lo que necesitas al principio, pero si tus necesidades cambian, puedes optar por módulos adicionales.
Elija un software de facturación por suscripción
Optar por una solución más completa y adaptada a sus necesidades específicas le permitirá aumentar la productividad y le protegerá contra cualquier error de codificación o cálculo, todo ello a un precio muy atractivo. He aquí nuestra selección de software:
Axonaut, facturación fácil y completa
Axonaut es un software completo que automatiza su facturación. En particular, incluye la gestión de pagos, el seguimiento de sus pagos y la gestión de sus suscripciones y facturas de previsión, configurables desde la plataforma. Al integrar un CRM, la solución le ofrece una gestión administrativa y comercial más completa.
¿Por qué elegir Axonaut Invoicing?
- pagos más rápidos gracias a una asociación con Stripe y GoCardless,
- notificaciones automáticas cuando vencen sus presupuestos y facturas,
- servicio al cliente de alta calidad.
EasyFact, más que facturación
Con EasyFact, puede editar sus facturas, presupuestos y propuestas de venta, y gestionar toda la cadena de facturación, incluida la facturación periódica y el cobro de impagados. La gestión de facturas va de la mano de la automatización del proceso de ventas, con gestión integrada de clientes potenciales y seguimiento de propuestas de venta. Su gestión de ventas es más fácil y su flujo de caja está rigurosamente controlado.
¿Por qué elegir EasyFact?
- una solución totalmente modulable y personalizable para su empresa,
- cuadros de mando compartidos que muestran la información de los proyectos, incluidos presupuestos, facturas y gastos,
- más que una simple impresión de facturas, un auténtico CRM para gestionar sus clientes y acelerar el desarrollo de su empresa.
Evoliz, la facturación hecha diversión
Diseñado específicamente para empresas muy pequeñas, el software Evoliz es adecuado para todas las operaciones de facturación y gestión de ventas. Además de la emisión y el seguimiento de facturas, presupuestos, albaranes y notas de crédito, la herramienta ofrece otros muchos servicios, como la gestión de reclamaciones de gastos sin introducción de datos, la conversión automática de facturas en asientos contables, etc., hasta análisis completos de gestión y previsión para su empresa.
¿Por qué elegir Evoliz?
- Todo en uno, centralizando la gestión de todas sus actividades,
- tarifas escalables adaptadas a sus necesidades y presupuestos,
- ergonomía cuidada y facilidad de implantación y uso.
Wity, su facturación gestionada por un experto contable en línea
Wity es una herramienta de gestión de facturación en línea que incluye todas las funciones que cabría esperar, incluida la facturación periódica, la gestión automática del IVA, la gestión de descuentos, notas de crédito y depósitos, y la posibilidad de personalizar sus facturas. Además de la facturación, toda la contabilidad está automatizada, por lo que no tendrá que introducir datos manualmente. ¿Y la ventaja? La asistencia de un experto contable.
¿Por qué elegir Wity?
- un espacio cliente que contiene todos los indicadores de rendimiento de su empresa,
- una amplia selección de más de 300 conectores para su contabilidad (incluidos EDF, La Poste, Ameli, etc.),
- una asistencia adaptada a sus necesidades por expertos.
Editar facturas de forma sencilla
Las facturas deben editarse y crearse con cuidado, y hay que estar al día de los procedimientos asociados (formato, envío, firma, descuento, pago y recordatorios, por nombrar sólo algunos).
Utilizar una herramienta de facturación en línea significaque puede crear y gestionar fácilmente presupuestos y facturas, desde su impresión hasta su archivo, incluido el pago seguro, como la domiciliación bancaria. De este modo, podrá dedicar un tiempo valioso al desarrollo de su negocio, garantizando al mismo tiempo la conformidad de sus documentos. Además, sus clientes se llevarán una impresión positiva y profesional.
¿Ha elegido su software de presupuestos y facturación para simplificar su trabajo?
Artículo traducido del francés