¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas y demás documentos empresariales?

Como ya sabemos, una factura es un documento de validez legal y fiscal que debe cumplir con ciertos requisitos y cuyo carácter legal nos habla de su importancia. Es por esto que muchos empresarios y autónomos se preguntan regularmente cuánto tiempo hay que guardar las facturas con el objetivo de cumplir con la ley y evitar sanciones. Pues los tiempos varían dependiendo del tipo de documento y del criterio que se tome en cuenta.

¿Eres autónomo?, ¿trabajas en el área de contabilidad de una empresa?, o ¿simplemente tienes curiosidad sobre cuánto tiempo hay que guardar los recibos de la luz porque no sabes qué hacer con tantos papeles? Appvizer te cuenta cuáles son los tiempos de conservación de cada documento o factura según el tipo de operación que registre.

Es momento de desechar (o conservar) algunos documentos, ¡comencemos! 😉

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¿Qué facturas se deben guardar?

La Agencia Tributaria, en su artículo 29.2 letra e) de la Ley 58/2003 de 17 de diciembre, establece que tanto los autónomos, como las empresas tienen:

La obligación de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias.

Así pues, se deben conservar:

• Las facturas recibidas.
• Las facturas emitidas.
• Los albaranes junto con sus facturas correspondientes si estas nombran, pero no detallan la información contenida en el albarán.
• Los justificantes de la aplicación de la inversión del sujeto pasivo.
• Los documentos que reflejen el pago de cualquier tipo de impuestos.

💡 Es decir, ya sea que hayas emitido o recibido algún documento de validez tributaria, debes conservarlo durante el tiempo que corresponda.

¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas?

Ahora bien, el tiempo de cada factura o documento dependerá del criterio que se decida aplicar. Veamos a continuación, los principales criterios:

1. Criterio mercantil

El Código de Comercio indica, en su artículo 30, lo siguiente:

Los comerciantes conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante 6 años a partir del último asiento realizado en los libros.

2. Criterio tributario

Por su parte, la administración tributaria considera una obligación guardar las facturas y toda la documentación tributaria durante no menos de 4 años. Esta es la duración de la prescripción de los impuestos después de la última declaración.

❗ Si consideramos que la declaración de impuestos refleja la actividad del ejercicio fiscal anterior, significa que, en realidad, debes guardar la documentación de los últimos 5 años.

☝ En el caso de los Impuesto de Sociedades: si aplican compensaciones de bases imponibles negativas (o pérdidas), se deberán guardar los documentos y facturas hasta 10 años.

3. Criterio penal

Puesto que las facturas pueden ser utilizadas como pruebas durante un juicio por delito fiscal, se recomienda conservar tanto las facturas como la documentación durante un período de 10 años.

📓 En este sentido, la Ley 10/2010 de Blanqueo de Capitales destaca la obligación de poner a la disposición la documentación resultante de los últimos 10 años.

¿Cuánto tiempo hay que guardar los documentos?

Ya hemos hablado de las facturas y de los documentos tributarios, pero existen muchos otros plazos para la conservación de documentos, dependiendo de la naturaleza de los mismos. Veamos los más comunes:

¿Qué hacer con las facturas en papel?

En lo que respecta al formato en el cual deben ser guardadas las facturas y demás documentos, la Agencia Tributaria especifica:

Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos.

Es decir que, si la factura fue emitida de forma digital, no es necesario que sea almacenada en papel.

☝ En el caso de las facturas, recibos o demás documentos en papel: recuerda que debes asegurar que los datos reflejados en la factura permanezcan legibles con el paso del tiempo.

❗ Es importante recordar que las facturas escaneadas o fotocopiadas no tienen validez; a menos de que se utilice un sistema de digitalización certificada. Para esto, existen numerosos programas de facturación que te ofrecen este y otros beneficios para facilitar tus procesos contables.

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¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas en definitiva?

Para cumplir con tus obligaciones fiscales y mantener el orden, sigue estos 3 criterios:

• Criterio mercantil: guarda tus documentos comerciales durante 6 años.
• Criterio tributario: conserva tus facturas y documentación tributaria durante 4 años (prácticamente 5 años).
• Criterio penal: mantén tus facturas y documentos durante 10 años.

Digitalizar tus documentos asegura autenticidad, integridad, legibilidad y sostenibilidad. Y usar sistemas de digitalización certificados y programas de facturación te permite evitar el almacenamiento físico.

Adoptar estas prácticas te permitirá gestionar tus documentos eficientemente y sin complicaciones. ¿Listo para simplificar y mejorar tu proceso de conservación? ¡Adelante! 🔥