Conciliación de facturas y albaranes: ¿y si la clave fuera la automatización?
Como empresario, sabe muy bien que el buen funcionamiento y la supervivencia a largo plazo de su organización dependen de la regularidad y la conformidad de sus procesos contables.
Una de las operaciones contables clave es la conciliación de la factura y el albarán. Basada en el mismo principio que la conciliación bancaria, esta tarea, a menudo compleja y lenta para su personal, es muy importante en más de un sentido.
¿En qué consiste? ¿Cómo conciliar la factura con el albarán? ¿Qué solución puede utilizar para automatizar este procedimiento esencial? Encuentre las respuestas en este artículo.
¿Qué es la conciliación factura/albarán?
¿En qué consiste la conciliación de la factura con el albarán?
La conciliación de la factura con el albarán es una operación que realiza regularmente el departamento de contabilidad de una empresa. Consiste en asegurarse de que lo facturado por un proveedor se corresponde en todos los aspectos con lo entregado.
Sólo después de haber comprobado la conformidad de los distintos elementos se puede pagar la factura de compra, en las condiciones previstas (a la recepción de la factura).(a la recepción de la factura, 30 días a partir de la fecha de recepción de la mercancía o de la prestación del servicio, etc.).).
Un proceso esencial
La conciliación de una factura con el albarán de entrega es un proceso esencial para la empresa, ya que sirve para garantizar que las operaciones se ajustan al pedido inicial y, por tanto, desencadena el pago de las sumas debidas.
En concreto, esta conciliación garantiza que
- la información vital, como la fecha de entrega, los detalles de los artículos pedidos y sus cantidades, el precio unitario y el importe total, coinciden;
- se han respetado las condiciones de entrega
- la validez del justificante de pago o el rechazo de la factura en caso de discrepancias
- la aplicación de las condiciones comerciales negociadas
- la conformidad de la transacción.
☝️ El proceso de conciliación de la factura con el albarán también es esencial para :
- garantizar la transparencia de la gestión financiera de la empresa ;
- optimizar la tesorería en función de los importes y plazos de pago;
- evitar posibles litigios con los proveedores.
Los componentes de la conciliación factura/albarán
Un albarán es un documento comercial emitido por el proveedor cuando el destinatario recibe la mercancía. Este documento enumera todos los productos entregados (nombre, referencia), la cantidad de cada referencia y el embalaje. El albarán incluye también los datos de contacto del proveedor y del destinatario.
La factura es un documento comercial, contable y fiscal. Constituye una prueba legal y es emitida por el vendedor tras la entrega de un pedido.
Al igual que el pedido, la factura enumera los detalles de los productos entregados o los servicios prestados y el importe de cada referencia, para establecer el importe total sin impuestos, el IVA si procede y el importe con impuestos incluidos.
Por último, pasemos a la orden de compra (OC). No es obligatorio, pero sí recomendable. Puede ser un documento en sí mismo, generado a partir del presupuesto aceptado, o el propio presupuesto, firmado y con la mención "bon pour accord" ("bueno para el acuerdo").
💡 En resumen, el pedido debe corresponderse con el albarán, que a su vez debe corresponderse con la factura. Estos comprobantes contables deben archivarse y conservarse en formato electrónico durante 6 años.
¿Cómo conciliar una factura con un albarán? Los 6 pasos
El procedimiento para conciliar una factura de compra con el albarán correspondiente consta de 6 pasos.
Vamos a echarles un vistazo. 👉
- Recogida. Reúne los albaranes por un lado y las facturas por otro, clasificándolos según tu organización y el volumen de artículos por proveedor.
- Comprobación. Comprueba que los documentos contienen la información esencial, como :
- el nombre y los datos de contacto del proveedor y del destinatario ;
- el número de pedido
- la fecha y el lugar de entrega
- los datos de la mercancía entregada y su cantidad
- la firma del destinatario en el albarán de entrega, confirmando la recepción;
- el precio unitario y el importe total.
- Comparación/reconciliación. Compare cuidadosamente las correspondencias entre las facturas y los albaranes.
- Notificaciones. Anotar las diferencias de conciliación (cantidad, referencia, etc.) y las anomalías.
- Medidas correctoras. En caso de discrepancia, póngase en contacto con los servicios internos a los que se efectuó la entrega y con el proveedor para obtener las explicaciones necesarias y, en su caso, los ajustes necesarios.
- Validación. Si los documentos coinciden perfectamente, se valida la conciliación y se acepta la factura para el pago. En caso contrario, la factura se rechaza y se devuelve al proveedor, que debe entonces elaborar una nueva factura conforme a los compromisos adquiridos.
¿Cuáles son los límites de la conciliación manual?
La conciliación de la factura con el albarán, que se realiza manualmente, conlleva riesgos susceptibles de tener un impacto importante en la gestión contable y financiera de la empresa.
Los riesgos más comunes son
- error humano: el empleado puede no identificar una discrepancia en la conciliación o cometer un error en el número de pieza, las cantidades, las referencias, el importe, etc. al introducir los documentos;
- fraude: con la conciliación manual, aumenta la dificultad de identificar fraudes internos o externos;
- falta de trazabilidad en el proceso de conciliación manual;
- reducción de la eficacia cuando el volumen de facturas y BL que hay que conciliar es grande... y se acortan los plazos;
- retrasos en el tratamiento de las transacciones y, por tanto, en los pagos, que debilitan el saldo de tesorería, deterioran las relaciones con los proveedores y empeoran las condiciones de trabajo del equipo contable.
¿Por qué automatizar la conciliación de las facturas con los albaranes?
Teniendo en cuenta los riesgos que la conciliación manual de facturas y albaranes supone para el buen funcionamiento de su empresa, le recomendamos que automatice esta operación en la medida de lo posible.
Más concretamente, he aquí las ventajas que promete la conciliación automatizada:
- ahorro de tiempoy mejora de la productividad ;
- menos errores
- detección rápida y automática de anomalías y discrepancias en la conciliación;
- optimización del proceso, con la desmaterialización total de los documentos comerciales y contables
- relaciones más fluidas entre sus proveedores y los servicios internos de su empresa.
🍒 La guinda del pastel es que la conciliación automatizada de la factura con el albarán, mediante herramientas digitales e inteligencia artificial, refuerza la seguridad de tus operaciones. La trazabilidad resultante te ofrece una mayor visibilidad, para que puedas gestionar tu tesorería de forma más eficaz.
¿Qué herramientas están a su disposición?
El proceso de conciliación de la factura de compra con el albarán de entrega se automatiza utilizando software específico, en particular soluciones de facturación sin papel.
Estas aplicaciones incorporan funciones de cotejo automático basadas en algoritmos de reconocimiento de caracteres (OCR) que :
- descifran los documentos desmaterializados ;
- reconocen la información clave que debe utilizarse para la conciliación; y
- comparan todos los datos.
Cuando los documentos coinciden, la conciliación se valida y la factura se aprueba para el pago.
🛠️ Ejemplo de software:
Compleo Invoice Platform es una solución de facturación electrónica en línea desarrollada para responder a las necesidades de las PYME, las ETI y los grandes grupos. Al automatizar sus operaciones de conciliación de documentos, le ahorra un tiempo considerable en su tratamiento contable. Compleo Invoice Platform también optimiza sus procesos de validación (mediante la creación de flujos de trabajo personalizados) y puede conectarse a todas sus herramientas ERP y contables, para una mayor fluidez.
Compleo Invoice Platform
La conciliación de facturas y albaranes en pocas palabras
La desmaterialización de los procesos empresariales y la integración de la inteligencia artificial en las herramientas de gestión facilitan y hacen más seguras las tareas laboriosas y a menudo repetitivas.
Es el caso de la conciliación de facturas con albaranes.
Este procedimiento complejo y lento, que conlleva una serie de riesgos cuando se realiza manualmente, resulta más fácil, rápido y fiable gracias a la automatización.
Gracias a herramientas de última generación, sus equipos contables pueden delegar estas operaciones y concentrarse en tareas de mayor valor añadido.
Además, la automatización le ofrece una visibilidad casi en tiempo real del estado de sus facturas y pagos, lo que le permite gestionar su tesorería de forma más eficaz y tomar decisiones financieras con mayor conocimiento de causa.
Artículo traducido del francés