Cómo elaborar una factura paso a paso y con todas las de la ley

Todo autónomo, empresario o profesional que lanza un negocio, más tarde que temprano, siempre se pregunta cómo hacer una factura básica… ¡Ojalá el asunto fuera solo cómo hacerla de manera correcta y eficaz! Sin embargo, también hay que cuidar todos los aspectos, según lo que dispone la administración pública y la ley, para evitar sanciones por incumplimiento.

En este artículo, Appvizer te proporciona toda la información que necesitas para saber cómo emitir una factura con todas las de la ley y de manera automática, gracias a algunas herramientas.

Además, te proporciona diferentes consejillos y recursos para que puedas hacer tus facturas a partir de plantillas, listas para descargar y personalizar.

¡A por ello!

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¿Qué es una factura?

La factura es un documento que registra una operación comercial y el cual tiene legitimidad y validez legal. Para que este tome realmente un carácter oficial, debe cumplir con ciertos criterios y contener algunas informaciones obligatorias, según sea el caso.

¿Cómo hacer una factura por primera vez? - Autónomo o empresario

Requisitos mínimos para hacer una factura básica

Existen algunos elementos mínimos indispensables que se deben incluir en cualquier factura, sin importar su tipo:

• Número de factura.
• Fecha de expedición y fecha de venta (si son diferentes).
• Identificación del emisor o proveedor de servicios: NIF, nombre y apellidos o razón social.
• Domicilio fiscal, tanto del emisor como del destinatario.
• Descripción del producto o servicio (naturaleza, marca, referencia) y detalle en cantidad y precio.
• Precio unitario, tarifa horaria.
• Tasa de IVA legalmente aplicable (poner el detalle de los montos totales a pagar, sin incluir impuestos e IVA).
• Fecha de vencimiento del pago (con las condiciones de descuento en caso de pago anticipado y/o la tasa de pago en caso de falta de pago en la fecha de liquidación).
• Porcentaje de retención del IRPF (opcional). En el caso de los autónomos, la retención general es del 15% y deberá ser aplicada a cada factura.
• Cuota tributaria.

Ejemplo de factura básica

El siguiente es un ejemplo de factura de persona física:

Según el nivel de detalle que requieras tener en tus facturas, puedes optar por un modelo de factura simplificada o detallada.

¿Cómo elaborar una factura paso a paso?

La constante evolución de la tecnología ha hecho que hacer facturas a mano esté cayendo en desuso. En la actualidad, la gran mayoría de las empresas realizan su facturación de forma automatizada, apoyándose en herramientas en la nube u on-premise.

Sin embargo, en algunos casos, resulta útil poder contar con plantillas en Word o Excel que simplifiquen el proceso de cómo hacer una factura de autónomo, por ejemplo. Más adelante te ofrecemos dos modelos que podrás descargar y personalizar gratuitamente.

Independientemente de las necesidades que se tengan y de la solución que se decida utilizar (factura electrónica o a mano), existe una serie de pasos a seguir y elementos a reflejar en una factura👇 .

1. Crear un modelo de factura estándar

En general, las facturas suelen tener el mismo formato. La personalización de un modelo estándar de factura va a depender de la información que requieras agregar, además de la obligatoria que ya mencionamos al comienzo del artículo y la cual deberás incluir sí o sí.

Programas como Cloud Gestion se ocupan de la generación y el envío de facturas, así como del control exhaustivo de gastos e ingresos, para que tú puedas concentrarte en otras actividades que te ayuden a impulsar el crecimiento de tu negocio.

2. Calcular la retención del IRPF

Una vez diligenciada toda la información e ingresados todos los valores, es hora de calcular los importes. En España, el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) corresponde al 15% (excepto durante los tres primeros años de actividad de la empresa que es de 7%).

Se calcula antes de aplicar el IVA y es una reducción a la factura, como se muestra a continuación:

IRPF (15%) = Base imponible (cantidad del producto o servicio) * 0,15 (según el tipo de IRPF)

3. Calcular el IVA de la factura

En España, el Impuesto al Valor Añadido (IVA) puede ser del 21%, 10% o 4%. Sin embargo, aplicar un IVA del 21% es lo más común.

Se calcula de la siguiente manera:

IVA (21%) = Base imponible (cantidad del producto o servicio) * 0,21 (según el tipo de IVA)

👉 A partir de lo anterior, tomemos como ejemplo la siguiente situación:

Si debes realizar una factura por un producto o servicio por el cual cobraste mil euros 1 000 €:

Base imponible = 1 000€

IVA = 1 000 * 0,21= 210

IRPF = 1000 * 0,15 = 150

Importe final = 1 000 +210 -150 = 1 060 €

💡 ¡Pan comido! Ahora lo importante es no olvidar que debes conservar una copia para tu archivo, con fines de la trazabilidad de tus facturas.

5. Emplear una plantilla para hacer facturas en Word o Excel

¿Cómo hacer una factura en Word?

Cuando un autónomo o una pequeña empresa no generan un gran volumen de ventas al mes, es posible realizar las facturas con editores de texto como Ms Word. La herramienta es ideal para el empresario que realiza una o dos facturas por mes y, en algunos casos, facturas exentas de IVA.

👉 Los pasos a seguir son los siguientes:

1. Utiliza una plantilla de factura preexistente, como la que te ofrecemos a continuación.
2. Personalízala y cambia la información de la compañía (datos del emisor y datos del cliente).
3. Agrega las ventas y la información del destinatario.
4. Haz un duplicado, cada vez que se debas hacer una nueva factura.

Sin embargo, para empresas que necesitan mantener una contabilidad, Word se queda corto en términos de interoperabilidad con el software de contabilidad o la Agencia Tributaria.

¿Cómo hacer una factura en Excel?

Excel, a diferencia de Word, permite automatizar cálculos y aplicar retenciones (base imponible, retención de IRPF, tipo de IVA, importe total de la factura, etc.). Ensaya tu facturación con nuestra plantilla gratis:

Emitir una factura en Excel disminuye la posibilidad de presentar errores y permite crear gráficos y reportes de ventas. Sin embargo, tener que hacer actualizaciones relacionadas con la legislación de forma manual, es uno de los inconvenientes de recurrir a esta herramienta.

6. Automatizar (¡al fin!) el proceso

Opta por programas de facturación, on-premise o en modo SaaS, cuyo único requisito sea contar con una conexión a Internet para realizar los cálculos y el envío de tus facturas de manera automática.

Tanto si eres autónomo o dirigente de una pyme, la facturación electrónica:

• Ahorra tiempo,
• garantizar la emisión de facturas conformes.

Todo ello, sin tener que preocuparse por las fórmulas como lo haría con Excel.

Un software de facturación online de bajo coste o incluso gratuito, puede simplificar drásticamente su facturación. Para ayudarte en tu selección, he aquí algunas opciones:

• mifactura.eu, una solución modular y altamente personalizable que permite centralizar toda la información financiera en un solo lugar y asegurar la gestión de impuestos.
• SeniorFactu, por su parte, además de la gestión global (tareas comerciales y administrativas) que propone, asegura la excelencia y trazabilidad en todos tus procesos.

Tipos de facturas

Existen diferentes tipos de facturas, cada uno de los cuales encuentra su utilidad, según sea el caso.

Estos son los principales tipos de facturas que podemos encontrar, dependiendo de la transacción que se requiera realizar:

• Factura simplificada: utilizada para transacciones no mayores de 400€ (IVA incluido).
• Factura de abono: en la cual se indica que el vendedor tiene una deuda con el comprador.
• Factura rectificativa: empleada en caso de errores en una factura ya emitida.
• Factura proforma: usada para informar las condiciones, previas a la compra.
• Factura recurrente: cuando la acción de facturar se hace de manera reiterativa y hacia el mismo cliente o destinatario.
• Factura recapitulativa: cuando en una misma factura se recopila el registro de diferentes operaciones comerciales con el mismo cliente.

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Resumiendo el proceso de facturar…

• La factura es un documento comercial emitido en dos ejemplares, que debe ser entregado al cliente y conservado por el proveedor del producto o servicio.
• La facturación es parte de la vida diaria de un negocio. Es importante prestar especial atención a la emisión de facturas, en aras de cumplir con las obligaciones legales y establecer una comunicación transparente con el cliente.
• No descuidar la gestión de las facturas de tu empresa consiste en contar con los mejores métodos y herramientas para llevarlo a cabo.

¡No dejes que las necesidades del negocio te pasen factura!