¿Cómo puedo modificar o anular una factura impagada?
Redactar una factura correctamente requiere mucho rigor... pero aún así pueden cometerse errores. Por eso todo proveedor debe anular una factura impagada. El procedimiento puede parecer más sencillo que cuando la factura ya ha sido pagada, pero debe hacerse de forma que se cumpla la legislación francesa.
Entonces, ¿cómo anular legalmente una factura de un proveedor a efectos contables? Se lo contamos todo.
¿Cuándo hay que modificar o anular una factura de proveedor?
Existen varios motivos para anular o modificar una factura que ya se ha enviado al cliente:
- se ha cometido un error en el importe ;
- el documento no se ajusta a las normas (por ejemplo, falta información obligatoria )
- la factura es de doble entrada;
- finalmente desea conceder un descuento al cliente después de enviar el documento, etc.
En cambio, una factura sólo puede anularse si el error de facturación provoca ambigüedad y tiene un impacto significativo. No tiene sentido hacer cambios por un simple error ortográfico.
¿Quién anula o modifica la factura?
Corresponde a la empresa que cometió el error anular la factura inicial. El cliente, en cambio, no puede tocarla: el nuevo documento creado no tendría ninguna repercusión para Hacienda.
No obstante, si advierte algún problema, puede notificarlo a su proveedor mediante una carta de anulación de factura, para que tome las medidas necesarias.
¿Cómo puedo modificar o anular una factura?
¿Qué dice la ley?
En realidad, no puede anular una factura como tal. Esto se debe a que tu cliente ya ha incluido el original en su contabilidad.
Es más, desde la ley antifraude del IVA de 2018, los programas de facturación y los programas de caja registradora deben garantizar la inalterabilidad de las operaciones registradas. En otras palabras, no tienes derecho a eliminar o modificar una factura impagada creada con estas herramientas.
Por último, en caso de auditoría por parte de las autoridades fiscales, todas sus transacciones deben ser rastreables. Por consiguiente, no se permiten "agujeros" en la numeración de las facturas: cualquier incumplimiento constituye una infracción.
Conviene saberlo: conserve todas sus facturas durante al menos 10 años, incluso las que contengan errores.
En estas circunstancias, ¿qué solución tienes a tu alcance?
La factura rectificativa
Para modificar o anular una factura impagada, es necesario emitir una factura rectificativa.
En ella se repetirá la factura original, completándola si falta algún dato o corrigiendo cualquier error.
Sin embargo, hay que respetar ciertas formalidades a la hora de redactar este documento:
- La factura rectificativa debe tener su propia numeración, no la del documento que se anula. La ley :
- no permite que dos facturas tengan el mismo número,
- impone reglas de numeración muy precisas: debe ser continua y cronológica.
- La factura rectificativa debe hacer referencia explícita a la que se anula. Por ello, en el cuerpo del documento debe mencionarse el número y la fecha de la factura original, por ejemplo indicando: "Anula y sustituye a la factura nº [número de la factura sustituida]".
- La factura rectificativa debe incluir toda la información exigida en una factura tradicional. Esto incluye, en particular, información relativa a la identidad de su empresa, así como la de su cliente.
Por último, le aconsejamos que se ponga en contacto con el cliente lo antes posible si se ve obligado a anular la factura:
- de este modo evitas tener que pagar la factura mientras tanto, lo que te obligaría a emitir una factura de abono;
- confirmas que la primera factura es nula.
Ejemplo de factura de anulación
¿Cómo puedo evitar anular o modificar una factura ya emitida?
La forma más fácil de evitar tener que emitir una factura modificada es simplemente limitar el riesgo de errores.
Por eso le recomendamos que utilice programas informáticos de facturación.
Estas herramientas ofrecen una serie de ventajas:
- Automatizan la emisión de facturas (conversión de presupuestos en facturas, cálculo automático del importe sin impuestos, del IVA y del importe con impuestos, etc.) y evitan el tratamiento manual y la introducción de datos, que son fuentes de errores.
- Proporcionan plantillas de factura estándar: no es necesario buscar la información legal que debe incluir, basta con rellenar el documento con los datos de su cliente.
- Están configuradas para cumplir la legislación y la normativa vigentes. Esto facilita el cumplimiento de los principios de numeración de facturas.