Auditoría de cuentas: qué esperar y cómo prepararse
¿La idea de una auditoría con table le hace sudar frío? ¿Es usted un director o gerente de empresa que ha recibido un aviso de auditoría de cuentas y le gustaría saber qué esperar?
Que no cunda el pánico, le explicamos en qué consiste para que entienda cómo funciona el procedimiento.
¿Qué es una auditoría fiscal? Definición y objetivos
Auditoría: definición
En pocas palabras, una auditoría fiscal es un examen de todos los documentos contables y justificantes relativos a las actividades de su empresa correspondientes al ejercicio o ejercicios seleccionados.
Lugar de la auditoría:
La realizan las autoridades fiscales directamente en los locales de la empresa.
Objetivos
El objetivo de este procedimiento es asegurarse de que la situación contable real de la empresa es coherente con la información declarada, comparando diversos elementos. Más concretamente, se comprueba
- si se ha llevado una contabilidad completa o simplificada, de acuerdo con las obligaciones que incumben a la empresa;
- la exactitud de los asientos efectuados, basándose en los justificantes, los datos físicos de la empresa y otras informaciones,
- si las declaraciones fiscales coinciden con los datos de la contabilidad.
La verificación permite ajustar el impuesto al alza o a la baja en caso necesario. Esto se denomina ajuste o devolución, respectivamente.
☝ ¿Qué es una inspección fiscal ampliada?
Una auditoría fiscal ampliada significa continuar el procedimiento de examen de una empresa con la situación fiscal personal del director o gerente de la empresa, al mismo tiempo o posteriormente.
¿A qué empresas afecta?
Todas las empresas que están obligadas a llevar documentos contables y deben poder presentarlos están afectadas por la auditoría contable.
Según la definición de auditoría contable del Bofip (Bulletin officiel des finances publiques), este procedimiento :
"(...) es examinar, in situ, las cuentas de una empresa individual, una sociedad o una persona de derecho público que sea sujeto pasivo del impuesto de sociedades (...) o del IVA (...)".
Bofip-impots.gouv.fr
Duración de la auditoría
En el caso de las pequeñas empresas, la auditoría contable no puede durar más de 3 meses. Esto se aplica a las empresas cuyo volumen de negocios es inferior al umbral del régimen fiscal simplificado, es decir :
- 818.000 euros para las actividades de compraventa,
- 247.000 euros para los servicios.
El procedimiento puede prolongarse hasta 6 meses si se detectan irregularidades contables graves.
¿Cómo funciona una auditoría de cuentas? 12 etapas
Antes de la auditoría
1. Preparación de los documentos (libros contables, facturas, extractos bancarios, contratos, etc.) previos a la auditoría: el responsable del procedimiento trata de reunir la mayor cantidad de información posible sobre la empresa.
2. Recepción del aviso de auditoría de cuentas, generalmente 15 días antes de la fecha. El aviso debe especificar :
- qué ejercicios se auditarán
- si la empresa puede contar con la asistencia de un asesor.
Durante la auditoría
3. Realización de la auditoría contable :
- inspección de los documentos contables, tanto en su forma como en su contenido,
- análisis de los documentos jurídicos
- examen de los procesos contables,
- formulación de observaciones materiales.
4. Visita a los locales de la empresa.
5. Reunión sumaria entre el responsable de la auditoría, el representante de la empresa y el abogado de la empresa, si lo hubiera. Estas conversaciones dan la oportunidad de presentar argumentos, y los aumentos propuestos pueden abandonarse.
Al final del procedimiento
6. El auditor redacta un informe y lo envía a sus superiores. El documento contiene los errores y anomalías detectados y las propuestas de corrección notificadas a la empresa.
7. Conclusión y recepción por la empresa de la notificación final:
- bien una notificación de no ajuste, cuando no esté previsto ningún procedimiento de ajuste,
- o una propuesta de reevaluación basada en las observaciones del auditor.
Al final de la auditoría
8. La empresa responde en un plazo de 30 días a partir de la recepción de la carta. En caso de ajuste, la empresa puede presentar sus observaciones e impugnar los ajustes propuestos. Si no se recibe respuesta, la aceptación es tácita.
9. Segunda respuesta motivada de la administración fiscal: basándose en las observaciones de la empresa, la administración fiscal decide si las acepta o las rechaza; entonces envía una nueva carta proponiendo un ajuste.
10. Posibilidad de remitir el caso a la comisión departamental o nacional para su revisión, si la empresa impugna el procedimiento de regularización propuesto.
11. Cobro del impuesto adicional: a pesar de las posibles objeciones, la empresa está obligada a pagar las cantidades solicitadas.
12. Recurso ante el tribunal administrativo, si el litigio sigue sin resolverse entre la administración y la empresa.
¿Cuáles son las consecuencias de no presentar los documentos?
Si la empresa no puede presentar los documentos requeridos para la auditoría, el auditor elaborará un informe sobre la no presentación de las cuentas.
Se podrá aplicar un procedimiento de ajuste contradictorio.
En caso de rechazo de las cuentas, es decir, cuando se considera que las cuentas no son concluyentes, puede iniciarse un procedimiento de evaluación de oficio . El auditor estimará él mismo el volumen de negocios.
Ponga todas las probabilidades de su lado
Para evitar sorpresas desagradables, he aquí algunos consejos finales:
- Prepare cuidadosamente la primera visita del agente: con la ayuda de su censor jurado de cuentas, reúna todos los documentos contables y justificativos que se presentarán al auditor, mostrando así su voluntad de respetar las reglas del juego.
- Asegúrese de que dispone de las herramientas adecuadas para llevar y controlar sus cuentas, especialmente si lleva usted mismo la contabilidad.
El uso de programas de contabilidad le garantiza una gestión rigurosa y correcta de sus cuentas durante todo el ejercicio y el cumplimiento de sus obligaciones contables. Por ejemplo, compare :
- Compta.com: muy completo, con funciones contables certificadas,
- Itool Contabilidad: adecuado para una gran variedad de negocios, para VSE y PYMES,
- Sage 100c Accounting: una apuesta segura para las pymes,
- Zefyr: centrado en la contabilidad y la gestión, con funciones avanzadas.
- Mantén una actitud profesional en todo momento y evita mostrar un comportamiento hostil o desconfiado hacia el inspector. Esto podría considerarse como resistencia a una inspección fiscal, y acarrear una sanción del 100% de las reevaluaciones.
- Facilite el seguimiento al inspector. Acuerde el calendario de visitas con el inspector y colabore lo mejor que pueda para que el procedimiento de inspección no se alargue demasiado.