¿Qué es un balance de sumas y saldos? Definición, ejemplos y lectura
¿Qué es un documento contable llamado balance de sumas y saldos? Este documento contable, que adopta la forma de un cuadro, sirve para tener una visión general de tu empresa desde el punto de vista contable y financiero.
En este artículo, descubrirás de qué se compone, incluidas las distintas cuentas del Plan General de Contabilidad (PGC ), en qué se diferencia de la cuenta de pérdidas y ganancias y cómo leerlo.
¿Para qué sirve el balance de sumas y saldos y cómo puede confeccionarlo fácilmente sin perderse en los asientos contables? Encuentra las respuestas en el resto de este artículo, escrito en colaboración con Raphael Berguig, censor jurado de cuentas y auditor legal en Nexco.
¿Qué es un balance de sumas y saldos? Definición
Un balance de sumas y saldos es un documento contable no vinculante que enumera todas las cuentas del libro mayor de una empresa.
Es un estado intermedio entre el libro mayor y los estados financieros que conforman el balance contable y la cuenta de resultados, presentes en la declaración de la renta.
💡 Nota: existen varios tipos de balance contable, cada uno con características específicas y que responden a necesidades concretas:
- el balance general contable
- el balance auxiliar de comprobación
- el balance de sumas y saldos.
Veamos los tres tipos de balance de sumas y saldos.
Balance general de sumas y saldos
Definición del balance de sumas y saldos
El balance general de sumas y saldos agrupa todas las cuentas de una empresa, siguiendo el orden del plan general de contabilidad (PCG), de la clase 1 a la clase 7.
Para cada partida, muestra al menos
- el número de cuenta
- el nombre de la cuenta
- el total de débitos
- los créditos totales
- el saldo de cada cuenta.
Ejemplo de balance de sumas y saldos
Le Journal du Net ofrece un claro ejemplo de balance de sumas y saldos:
El balance de sumas y saldos
Definición del balance de sumas y saldos
El balance de sumas y saldos sólo incluye las cuentas a pagar y las cuentas a cobrar, es decir, las cuentas adjuntas a las cuentas 401 y 411 respectivamente del Plan General de Contabilidad francés.
Para cada partida, muestra
- el número de cuenta
- su denominación
- el saldo al principio del periodo
- el saldo al final del periodo,
- el total de débitos
- total abonos.
Ejemplo de balance de comprobación
Balance de sumas y saldos antiguo
Definición del balance de sumas y saldos antiguo
El balance de sumas y saldos antiguo se basa en los datos del balance de sumas y saldos según la fecha en que están pendientes de pago. En otras palabras, desglosa los débitos y créditos en función de su vencimiento.
Ejemplo de balance de sumas y saldos antiguo
¿Cuál es la función del balance de sumas y saldos?
El balance de sumas y saldos no es obligatorio: no lo exigirá ninguna autoridad administrativa. Sin embargo, es un elemento esencial de la contabilidad de su empresa. Verdadera herramienta de gestión y control, le permite :
- Elaborar el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias, en particular calculando el resultado del ejercicio,
- comprobar todos los asientos contables,
- comprobar que el total de los cargos y abonos es igual. El balance debe estar "equilibrado",
- comprobar el cálculo de las declaraciones del IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido).
En el contexto más específico del balance de comprobación de la antigüedad, el interés será :
- controlar los créditos comerciales
- anticiparse a los pagos atrasados,
- estar al día con los pagos a proveedores.
ℹ️ ¿Cuándo debe utilizarse?
El balance de sumas y saldos suele elaborarse para los estados financieros intermedios o al final del ejercicio. Los auditores de cuentas suelen utilizarlos como apoyo.
¿Cómo se lee y se interpreta un balance de sumas y saldos?
El balance de sumas y saldos adopta la forma de un cuadro de 5 columnas, como el descrito anteriormente, que resume las cuentas de la empresa durante un periodo determinado.
Enumera cada cuenta con su saldo, resultado de la diferencia entre el haber y el debe.
De izquierda a derecha, así se lee el contenido de cada columna:
- el número de cuenta,
- el nombre (o rúbrica) de la cuenta,
- el importe de las operaciones deudoras de esta cuenta,
- el importe de las operaciones de crédito de esta cuenta,
- el saldo de la cuenta, es decir, la diferencia entre el debe y el haber.
💡 Un saldo es deudor si el total de débitos supera el total de créditos. A la inversa, un saldo es acreedor si el total de los cargos es inferior al total de los abonos.
El balance de sumas y saldos recoge todos los movimientos relativos a la empresa, es decir :
- compras y ventas
- créditos y débitos.
El balance de comprobación establece el saldo de todas las cuentas afectadas durante el periodo en cuestión. Puede abarcar :
- las cuentas de balance
- las cuentas de gestión.
Al leer el balance de sumas y saldos, debe identificar los movimientos significativos, especialmente si compara los saldos de las cuentas del periodo actual con los del periodo anterior.
☝️ Intente detectar las discrepancias y variaciones e identifique sus causas. Pueden :
- ser el resultado de un descuido
- revelar un error administrativo
- ilustrar un cambio que hay que descifrar, etc.
Esta búsqueda de explicaciones proporciona claves de comprensión.
Por último, cuando leas el extracto, asegúrate de que el importe total de los cargos corresponde al importe total de los abonos, lo que demuestra que las cuentas están equilibradas. Gracias a este reflejo dinámico, podrá analizar en tiempo real la situación financiera y la vida contable de su empresa.
¿Cómo se elabora un balance de sumas y saldos?
Para elaborar el balance de sumas y saldos, debe haber terminado de introducir sus transacciones. Estos asientos contables se extraen del libro mayor. En tu balance de sumas y saldos, introduce cada cuenta en orden ascendente según su número: de la clase 1 a la 7.
Ten en cuenta que puedes utilizar programas de contabilidad para crear tu balance de sumas y saldos. ¿Cuáles son las ventajas de estas herramientas?
- Automatizan la producción de documentos contables, incluido el balance de sumas y saldos;
- Le ahorran tiempo y reducen el riesgo de errores al introducir automáticamente las transacciones sobre la base de los datos introducidos previamente;
- asocian automáticamente sus asientos contables a la cuenta contable correcta, utilizando la función de conciliación bancaria.
Estos paquetes de software SaaS son actualizados automáticamente y de forma gratuita por los editores para garantizar que su contabilidad cumpla siempre con los últimos requisitos legales. Entre ellos se encuentran:
- Contabilidad Itool,
- Contabilidad Sage 100c,
Estos programas de contabilidad en línea le ayudan a elaborar su balance de sumas y saldos y todos sus documentos contables. No dude en consultarnos.
El balance de sumas y saldos, un documento esencial
El balance de sumas y sal dos puede no ser obligatorio, pero es esencial: para gestionar su tesorería, cuadrar sus cuentas o elaborar sus estados financieros. Los programas de contabilidad los generan para facilitar su elaboración, análisis y resumen.
Artículo traducido del francés