Libro Diario: el salvador de la contabilidad

El Libro Diario garantiza la trazabilidad de todas las operaciones contables realizadas diariamente por parte de una empresa.

Se trata de un libro obligatorio de gran importancia para las sociedades, el cual ayuda a tener un registro claro y ordenado de todas las transacciones.

En este artículo, te contamos qué información debe contener, cómo estructurarla y qué normativas debe respetar.

¿Vamos allá? 👇

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¿Qué es y para qué sirve el Libro Diario?

Libro Diario: definición

El Libro Diario, o Libro de Cuentas, es un documento, más precisamente, un libro obligatorio, donde se registran todas las operaciones económicas que una empresa realiza en su día a día.

Dicho libro contable general es considerado como uno de los registros financieros más importantes para las cuentas de tu empresa. Eso es debido a que contempla el primer apunte de todas las maniobras financieras.

¡Un verdadero protagonista!

¿Cuál es su utilidad?

El Libro Diario permite:

• registrar de forma cronológica todas las operaciones contables;
• ordenar los asientos del período contable en curso según su naturaleza (compras, ventas, gastos, el flujo de caja, etc.);
• conocer la realidad financiera de una empresa;
• descubrir nuevas oportunidades y posibilidades de operaciones para tu empresa;
• corroborar la rentabilidad de una sociedad;
• y elaborar otros documentos contables como el Libro Mayor o las cuentas anuales.

Libro Diario vs. Libro Mayor

Tanto el Libro Diario como el Libro Mayor son dos libros contables populares y de gran utilidad. Veamos algunas de sus características y diferencias:

¿Cómo se hace un Libro Diario?

El Libro Diario se realiza a través de los asientos contables, también denominados apuntes contables o partidas contables, los cuales deben ordenarse cronológicamente.

💡 Llamamos asiento a todas las transacciones y modificaciones de las cuentas que se registran en el Libro Diario. La finalidad es llevar un control económico del negocio durante un ejercicio determinado.

El método usado para registrar los asientos se denomina “Sistema de Partida Doble”, el cual se compone de dos apuntes: el debe y el haber.

Libro Diario: debe y haber

En el Libro de Cuentas aparecen, entre otros, los siguientes elementos:

• Debe (débitos) 👉 el debe corresponde a la salida de dinero (un cargo). Por ejemplo:
  • los importes debidos a los proveedores,
  • el préstamo contratado con el banco.
• Haber (créditos) 👉 al contrario, el haber son las entradas de efectivo (un abono). Por ejemplo:
  • cobrar las facturas de los clientes,
  • los ingresos, activos fijos o las existencias que aún posee.

☝️ Importante, para garantizar el principio de la contabilidad por partida doble, las operaciones deben estar equilibradas: la suma de los débitos = la suma de los créditos.

¿Qué registrar en el Libro Diario?

En el Libro de Cuentas debes anotar todas las maniobras económicas que realizas durante el ejercicio vigente:

• compras de materias primas,
• ventas de productos y servicios,
• pagos a proveedores,
• cobros de clientes,
• inversiones,
• salarios,
• etc.

Libro Contable: información requerida

Los datos que debe anotarse en todo Libro Diario son:

• La fecha en la que se llevó a cabo (especificando el día, el mes y el año);
• el número de la cuenta afectada por la transacción;
• el nombre de la transacción, o asiento contable, con una pequeña descripción de la operación;
• el importe (en la moneda nacional del país donde se encuentra la sede de la empresa), en la columna del debe o en la del haber.

Estructura del Libro Diario y ejemplo

El Libro Diario Contable es una cuadrícula que se estructura mediante diferentes líneas y columnas:

• columnas verticales: definidas en función de la información requerida.
• líneas horizontales: determinadas por el número de registros contables (transacciones).

Ejemplo de Libro Diario:

Plantilla gratis para hacer el Libro Diario

El Libro Diario puede confeccionarse de distintas maneras: manualmente o con la ayuda del ordenador.

Utilizar una hoja de cálculo Excel, por ejemplo, es altamente recomendable porque permite:

• agilizar procesos,
• realizar cálculos automáticos,
• rectificar pequeños errores.

En Appvizer, conscientes de su gran utilidad, hemos creado una plantilla de Libro Diario en Excel gratuita, personalizable y lista para usar. ¡Descárgala ahora!

Por otro lado, también es interesante valorar la opción de adquirir un software de contabilidad. Dichos programas informáticos están diseñados para realizar apuntes contables como los que debe incluir el Libro Diario y permiten, además:

• automatizar la elaboración del libro contable,
• seguir la normativa vigente,
• y personalizar su contenido.

Aspectos legales del Libro Diario de contabilidad en España

En España, el Código de Comercio especifica las obligaciones y los aspectos legales que deben respetar las empresas.

Actualmente, la normativa establece como libros obligatorios:

• el Libro Diario,
• y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.

☝ ️Para que el Libro Diario sea válido y legal, es necesario presentarlo al Registro Mercantil. El período establecido para la presentación es cuatro meses desde el cierre del ejercicio contable.

¿Qué empresas deben elaborarlo?

En el artículo 32 del Código de Comercio se especifica la obligación de elaborar el Libro Diario por parte de:

• las entidades mercantiles (Sociedades Anónimas, Sociedades Limitadas),
• los autónomos en régimen de estimación directa.

Quedan, así, exentos de obligación:

• las personas jurídicas en régimen de estimación directa simplificada,
• las personas jurídicas en régimen de estimación objetiva por módulos.

¿Cuándo hay que realizarlo?

Como bien indica su nombre, el Libro Diario debe elaborarse a diario. Sin embargo, el artículo 28.2 del Código de Comercio establece que será válido realizar los apuntes en períodos máximos de cuatro meses, en función de las características de la empresa.

¿Cómo debe presentarse?

El Libro Diario debe presentarse:

• encuadernado,
• foliado,
• sellado y firmado en cada una de sus páginas.

Además, también deberá presentarse electrónicamente.

☝ ️ Una vez legalizado, existe la posibilidad de rectificar el Libro Diario por vía telemática.

[BONUS] 5 tipos de asientos contables del Libro Diario

Para finalizar, conviene destacar que para registrar los asientos contables y los documentos justificativos asociados, la empresa puede utilizar diferentes tipos de asientos para facilitar la gestión del flujo de información.

Los distintos tipos de asientos contables que pueden aparecer en el Libro Diario son:

• Asiento de apertura: al inicio del ejercicio, muestra las aportaciones de los socios.
• Asiento de saldo inicial: cuando hay un salto de mes o periodo, precisan el líquido inicial del siguiente ciclo.
• Asiento de cierre: al final del ejercicio, determinan las cuentas saldadas.

Por otro lado:

• Asiento simple: solo comprenden una cuenta para los débitos y los créditos.
• Asiento compuesto: comprenden más de una cuenta para los cargos y los abonos.

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El Libro Diario finalmente

El Libro Diario es una herramienta esencial que garantiza la trazabilidad de todas las operaciones contables realizadas diariamente por una empresa

Este registro no solo es obligatorio, sino que también es fundamental para mantener un control claro y ordenado de todas las cuentas de tu empresa.

Al llevar al día el Libro Diario, puedes:

• asegurar la transparencia y la exactitud de tu contabilidad.
• facilitar la elaboración de otros documentos contables como el Libro Mayor y las cuentas anuales.
• cumplir con las normativas legales vigentes, evitando sanciones y problemas legales.
• y tener una visión precisa de la situación financiera de tu empresa, lo cual es crucial para la toma de decisiones estratégicas.

Además, utilizar herramientas digitales, como una plantilla de Excel o un software de contabilidad, puede simplificar enormemente este proceso, maximizando la eficiencia de los análisis contables. 🔥

¿Listo/a para llevar la contabilidad de tu empresa al día?