Contabilidad de una asociación sin ánimo de lucro con arreglo a la Ley de 1901: ¿cuáles son las obligaciones?
Contabilidad de las asociaciones sin ánimo de lucro con arreglo a la Ley de 1901: ¿por dónde empiezo?
Se trata de una pregunta legítima cuando se crea una asociación con arreglo a la Ley de 1901 o se es tesorero, y se quiere hacer las cosas bien.
¿Cuáles son las obligaciones contables de la asociación? ¿Qué documentos contables son necesarios? ¿Hay que seguir el plan contable de la asociación?
Todas las respuestas, nuestros consejos y una selección de herramientas en este artículo.
Las obligaciones contables de una asociación sin ánimo de lucro
Aunque todas las organizaciones sin ánimo de lucro están obligadas a llevar una contabilidad, no existe un formato fijo para la presentación de estas cuentas. Por tanto, son libres de elegir si llevan o no contabilidad.
Así pues, una asociación sin ánimo de lucro que se rija por la Ley de 1901 puede optar por llevar una contabilidad de caja, ya sea :
- por partida simple: la asociación anota los ingresos y gastos del ejercicio en un libro diario,
- por partida doble: los ingresos y los gastos también se registran en un libro diario, pero con cuentas de compensación.
Por otra parte, algunas asociaciones siguen estando sujetas a obligaciones en cuanto a la presentación de sus cuentas, en función de :
- la naturaleza de la actividad
- el importe de la financiación recibida
- el tamaño de la organización.
¿Por qué llevar las cuentas de una asociación?
Cuando se trata de una pequeña asociación, es fácil caer en la tentación de considerar la contabilidad como una obligación y dedicarle el menor tiempo posible.
Pero el hecho de que la misión de su asociación no sea lucrativa no significa que una contabilidad bien llevada no pueda reportarle beneficios, sino todo lo contrario.
He aquí algunas de las ventajas:
- mayor transparencia frente a los miembros, que tienen derecho a acceder a las cuentas de la asociación a la que pertenecen
- en caso de auditoría por parte de las autoridades, la asociación debe poder presentar sus cuentas actualizadas y conformes a las normas ;
- una mejor gestión de la asociación para orientar su desarrollo, gracias a una visión de conjunto clara de la situación financiera que permita tomar decisiones con conocimiento de causa;
- la solicitud de subvenciones, que requiere la presentación de cuentas y estados financieros que justifiquen el uso de los recursos.
Órganos de auditoría
¿Quién puede auditar las cuentas de una asociación? Hay varios organismos que pueden auditar las cuentas de una asociación:
- la Inspección General de Finanzas, si su asociación ha recibido subvenciones del Estado, la UE o un organismo público,
- los delegados territoriales, si su asociación ha recibido subvenciones de una autoridad local,
- una cámara regional, si su asociación ha recibido una subvención de más de 1.500 euros de un organismo público o una autoridad local,
- el Tribunal de Cuentas, si su asociación ha recibido una subvención del Estado o de la Unión Europea,
- la URSSAF, para todo lo relativo a las cargas y cotizaciones de la Seguridad Social,
- la administración fiscal, si la asociación está sujeta al impuesto de sociedades.
Ver también: Guía completa para gestionar correctamente su asociación
Certificación de las cuentas de una asociación
¿Es necesario certificar las cuentas de su asociación?
Las cuentas anuales deben ser certificadas por un auditor legal si su asociación :
- incluye esta obligación en sus estatutos
- recibe más de 153.000 euros anuales en subvenciones públicas
- es responsable de controlar la calidad del aire
- es responsable de la gestión de un fondo de solidaridad para la vivienda
- es una organización de formación profesional continua y supera dos de los tres umbrales siguientes,
- 228.000 euros de balance
- 153.000 en recursos
- 3 empleados
- ejerce una actividad económica y supera dos de los tres umbrales siguientes
- 1.500.000 euros de balance
- 3.100.000 en recursos
- 50 empleados
Si no está obligado a certificar sus cuentas, puede recurrir voluntariamente a los servicios de un auditor legal.
¿Cómo certificar las cuentas de una asociación?
En primer lugar, hay que elegir un auditor que se nombrará en el momento de redactar los estatutos o en la Junta General si la asociación ya existe.
El auditor comprobará las cuentas a final de año, realizando una auditoría para verificar que todo se ha hecho conforme a las normas y que los documentos aportados se corresponden con la realidad. Si el tesorero o un censor jurado de cuentas ya ha realizado este trabajo de verificación, puede transmitírselo al auditor para facilitarle la tarea.
¿Qué tipo de contabilidad debe llevar una asociación sin ánimo de lucro según la Ley de 1901?
Contabilidad de caja de la asociación
La contabilidad de caja consiste en registrar y controlar únicamente los gastos y los ingresos.
Cada entrada o salida de efectivo da lugar a un asiento contable que debe reflejar :
- la fecha de la transacción
- la naturaleza de la transacción
- el importe de la transacción
- si se trata de un gasto o de un ingreso.
Al final de cada mes, la diferencia entre gastos e ingresos da un resultado simplificado.
🤔 ¿Para qué asociaciones?
Este tipo de contabilidad es suficiente para asociaciones de nueva creación o pequeñas estructuras, que no tienen que gestionar deudas y créditos.
✅ Ventajas
No requiere conocimientos especiales de contabilidad y lleva poco tiempo.
❌ Inconvenientes
No te permite llevar un control de las deudas y los créditos, dirigir adecuadamente la gestión y el desarrollo de la asociación y no te permite, por ejemplo, solicitar subvenciones o contratar personal.
Véase también: ¿Cómo gestionar la tesorería de su asociación? Consejos y herramientas
Contabilidad de los compromisos
Además de registrar los flujos de tesorería, la contabilidad de los compromisos también registra las deudas y los títulos de crédito cuando se recibe o emite una factura.
Para comprobar que los asientos se corresponden perfectamente con los flujos financieros, es necesario realizar conciliaciones bancarias con regularidad. Para ello, hay que comparar cada asiento contable vinculado a la cuenta bancaria con los movimientos reales registrados en los extractos.
¿Para qué asociaciones?
Una asociación utilizará la contabilidad de ejercicio si:
- lo prevén sus estatutos
- quiere solicitar subvenciones,
- quiere contratar personal,
- quiere realizar una actividad económica,
- su finalidad es comercial y paga el impuesto de sociedades,
- su actividad le obliga a tener deudas y créditos,
- simplemente decide hacerlo.
✅ Ventajas
Ofrece una imagen completa de la situación financiera y facilita la dirección de la asociación.
❌ Inconvenientes
Más complejo que la contabilidad de caja, requiere mucho tiempo y puede ser difícil de llevar para alguien que no esté familiarizado con la contabilidad, especialmente si no dispone de un programa informático de contabilidad o no está acompañado por un censor jurado de cuentas.
Plan contable de la Asociación 2020: nuevas normas
Dependiendo de la situación, la contabilidad de una asociación sin ánimo de lucro con arreglo a la Ley de 1901 no tiene nada de trivial. Para las asociaciones obligadas a presentar sus cuentas, en particular, puede resultar complejo.
Teniendo esto en cuenta, a principios de la década de 2000 se introdujo el plan contable de las asociaciones. Sirve de referencia para llevar la contabilidad.
Desde el 1 de enero de 2020 está en vigor una versión modificada.
¿Un software de contabilidad para automatizar su contabilidad?
El hecho de ser una asociación no significa que no pueda disponer de un buen software de contabilidad. Ofrecen una serie de ventajas, como
- menos errores manuales
- visibilidad en tiempo real del flujo de caja gracias a los cuadros de mando
- automatización de ciertas tareas (asientos contables, conciliación bancaria, por ejemplo),
- y un considerable ahorro de tiempo.
He aquí una selección de programas informáticos que pueden serle útiles:
- Itool de EBP actualiza dinámicamente sus datos y le recuerda los plazos de la declaración de la renta.
- Sage 100c le mantiene informado de los pagos atrasados en tiempo real. La Fundación Sage ofrece dos licencias gratuitas a organizaciones sin ánimo de lucro.
- Con Zervant, puede seguir fácilmente sus ingresos en efectivo y generar informes financieros automáticamente. Esta solución te permite incluso crear tu propio sitio web.
- Con memboGo, especializado en la gestión de asociaciones, puede gestionar su diario contable, suscripciones, renovaciones y contribuciones financieras desde una única interfaz.
Encuentre el software de gestión adecuado para su asociación con este cuestionario:
Entonces, ¿está preparado para gestionar correctamente sus cuentas?
Artículo traducido del francés