Automatización, predicción, análisis: cómo la inteligencia artificial está revolucionando la contabilidad

La inteligencia artificial es, sin duda, la última revolución tecnológica que ha afectado profundamente al mundo laboral, obligando a las empresas a reinventar sus procesos.

Gracias a la integración de la IA en las herramientas empresariales, pero también al desarrollo de ChatGPT y sus competidores, los distintos departamentos de las organizaciones disponen ahora de verdaderos asistentes, capaces de realizar determinadas tareas por ellos. Un regalo del cielo... pero no sin suscitar una serie de inquietudes.

Y eso incluye a la función contable, que también tiene que adaptarse a esta nueva realidad.

¿Qué impacto tendrá la inteligencia artificial en la profesión contable , habida cuenta de los numerosos retos y especificidades a los que se enfrenta? ¿Cuáles son sus ventajas, pero también sus retos?

¡Bienvenidos a la contabilidad del futuro! 🦾

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¿Qué es exactamente la inteligencia artificial?

Definición de inteligencia artificial

Antes de hablar de la inteligencia artificial en la contabilidad, pongámonos de acuerdo en qué entendemos por inteligencia artificial.

La inteligencia artificial, a menudo abreviada como "IA ", se refiere a las tecnologías capaces de simular ciertas capacidades cognitivas humanas. Observar, comprender, aprender, razonar, predecir... implica utilizar algoritmos en lugar de neuronas.

En este sentido, se diferencia de la informática tradicional (en la que los pasos a dar ya se conocen de antemano), ya que evoluciona y se adapta en función de los datos.

Una tecnología en constante evolución

Aunque los inicios de la inteligencia artificial aparecieron (al menos como campo de investigación autónomo) en 1956 con la Conferencia de Dartmouth, orquestada por John McCarthy y Marvin Minsky, ha progresado considerablemente en los últimos años.

De hecho, con la explosión del Big Data y la creciente potencia de los procesadores, la década de 2000 vio el nacimiento de una nueva era: la del aprendizaje automático. Los algoritmos aprenden ahora directamente de los datos.

Después llegó la revolución del aprendizaje profundo. Inspirado en el funcionamiento del cerebro humano, este modelo utiliza redes neuronales artificiales para procesar volúmenes colosales de datos (traducción automática, reconocimiento de voz, análisis de imágenes, etc.).

Es natural que la inteligencia artificial se esté imponiendo en todos los ámbitos de la empresa, incluidas las finanzas y la contabilidad.

☝️ Por supuesto, ChatGPT de OpenAI, una IA generativa capaz de comprender el lenguaje humano y predecir palabras para crear textos, ha contribuido a esta democratización de la IA.

¿Cómo puede utilizarse la inteligencia artificial en contabilidad?

El uso de la inteligencia artificial en las empresas se ha generalizado mucho en los últimos años, cuando antes era patrimonio exclusivo de grupos poderosos. Esto se debe a :

• la industrialización y el aumento de la potencia informática de las máquinas utilizadas para desplegar esta IA ;
• el desarrollo de la nube, que permite un acceso masivo a los datos.

Así pues, asistimos al desarrollo de programas informáticos dotados de inteligencia artificial para la contabilidad y las finanzas, con dos objetivos principales

• automatización ;
• análisis y predicción.

Automatización

Históricamente, la contabilidad se ha basado en tareas manuales, repetitivas y lentas. Introducir facturas, conciliar asientos, archivar justificantes... son tareas esenciales, pero que aportan poco valor.

Donde la inteligencia artificial cambia las reglas del juego es que automatiza estas tareas con una rapidez y fiabilidad inigualables.

👉 Tomemos el ejemplo de la lectura de facturas de proveedores. Gracias al reconocimiento óptico de caracteres (OCR), unido a algoritmos de aprendizaje, el software puede extraer automáticamente información clave: nombre del proveedor, importe sin IVA, fecha de pago, etc. Ya no es necesario introducir estos elementos a mano; la IA lo hace en cuestión de segundos.

La misma lógica se aplica a la conciliación bancaria. El algoritmo compara los extractos bancarios con los asientos contables e iguala los movimientos correspondientes.

Esta categoría también incluye :

• archivo inteligente de documentos contables
• preparación automática de las declaraciones del IVA
• el control de la conformidad mediante la aplicación de normas fiscales actualizadas.

¿Qué está en juego? Ahorrar tiempo, reducir el riesgo de error y liberar a los contables para tareas de mayor valor añadido.

💡 La automatización es uno de los grandes puntos fuertes de las soluciones de factura electrónica como Yooz. Gracias a la IA, así como a una potente base de datos de big data, este software permite industrializar todo el proceso de gestión de facturas de clientes y proveedores, sin ninguna manipulación humana. Esto incluye la captura automática de datos, la asignación y la conciliación, todo ello sin introducción de datos.

Análisis y predicción

La automatización es sólo la punta del iceberg. Detrás de ella, la inteligencia artificial revela una habilidad aún más valiosa para los contables: su capacidad de análisis y predicción.

Tradicionalmente, los contables y directores financieros trabajan con una visión retrospectiva, produciendo documentos financieros que reflejan lo que ya existe. Pero la IA está cambiando este paradigma. Al analizar volúmenes masivos de datos históricos y detectar tendencias, ayuda a anticipar el futuro.

En la práctica, ¿cómo funciona? La inteligencia artificial combina varias fuentes de información

• información contable pasada (la IA puede analizar el balance, por ejemplo) ;
• facturas pendientes
• flujos bancarios recurrentes;
• indicadores económicos o sectoriales.

Gracias a sus algoritmos predictivos, la inteligencia artificial es entonces capaz de :

• prever el flujo de caja a corto y medio plazo, simulando diferentes escenarios ;
• detectar anomalías contables mediante la detección de patrones inusuales;
• evaluar la solvencia de clientes o proveedores, combinando el historial de pagos, el comportamiento recurrente y datos externos;
• crear cuadros de mando inteligentes que no sólo muestren las cifras, sino que también expliquen las tendencias y sugieran medidas correctivas.

Gracias a esta capacidad de predicción, el contable se convierte en un poderoso socio estratégico que proporciona información mucho más relevante.

¿Qué pasa con ChatGPT y la contabilidad?

Obviamente, la pregunta que muchos de ustedes se hacen es: ¿puede utilizarse ChatGPT para la contabilidad?

De hecho, es difícil hablar de inteligencia artificial sin mencionar ChatGPT. Aunque no es una herramienta contable en el sentido estricto de la palabra, sería una pena pasar por alto su principal baza: su capacidad para entender el lenguaje natural y procesar la información contable al instante.

En términos prácticos, puede ayudar incluso a las estructuras más pequeñas a comprender conceptos, procesos que deben aplicarse, etc. Utilícelo con espíritu crítico, por supuesto. No olvides comprobarlo todo dos veces 😉 .

También puedes utilizar ChatGPT para :

• redactar correos electrónicos para clientes (recordatorios de facturas, explicaciones sobre cuentas, etc.) ;
• crear listas de comprobación para el cierre anual de cuentas o el control del IVA;
• analizar cifras y transformarlas en informes comprensibles
• automatizar la redacción de comentarios financieros a partir de balances o cuentas de resultados
• comprobar asientos o proponer esquemas contables estándar.

Al cruzar sus datos contables con sus conocimientos enciclopédicos, ChatGPT le ayuda a ganar tiempo y a que ciertos análisis sean más fiables... ¡pero eso no significa que pueda sustituir a la experiencia humana!

¿Cuáles son las 4 ventajas de la inteligencia artificial en contabilidad?

En contabilidad y finanzas, como en muchas otras funciones empresariales, la inteligencia artificial promete sus ventajas.

Vamos a echarles un vistazo. 👉

#1 Ahorro significativo de tiempo

La automatización de muchas tareas manuales (introducción de datos, tarificación, validación, etc.) se traduce inevitablemente en un ahorro de tiempo y rendimiento para el departamento financiero y contable de una empresa, o para las empresas de contabilidad.

Al eliminar estas operaciones de poco valor, los profesionales liberan ancho de banda para dedicarlo a tareas más estratégicas, como la consultoría o el análisis financiero.

#2 Costes más bajos

Este ahorro de tiempo va acompañado de una reducción de los costes, en particular de los costes operativos (costes relacionados con el tiempo dedicado a la introducción o verificación de datos).

Además, al limitar los errores y los ajustes fiscales, la inteligencia artificial evita los gastos de correcciones u otros litigios.

#3 Seguridad del proceso

El riesgo de error sigue siendo la bestia negra de las empresas de contabilidad y los departamentos financieros.

Aquí es donde la inteligencia artificial entra en juego una vez más, para hacer que sus procesos sean más seguros y sus datos más fiables. Y con razón: la máquina no se cansa, no comete errores ni pierde documentos.

Pero la IA va más allá.

Estamos pensando en particular en todo lo relacionado con la detección del fraude, posible gracias a tecnologías como :

• grafometría (análisis de la escritura para detectar anomalías) ;
• el análisis de frecuencias (análisis de la recurrencia de determinados importes, la distribución de las cifras o la frecuencia de determinadas transacciones).

#4 Toma de decisiones informada

En contabilidad, la toma de decisiones se basa a menudo en la observación de datos financieros históricos. Con la inteligencia artificial, estos análisis se vuelven más rápidos, más refinados y, sobre todo, más predictivos.

Al cruzar flujos contables, indicadores de rendimiento y datos económicos externos, la IA puede detectar tendencias invisibles a simple vista. Incluso puede

• advertir de los riesgos de tesorería;
• simular el impacto de una decisión (contratación, inversión, etc.);
• proponer escenarios alternativos.

Como resultado, los contables, directores financieros y directivos ya no dirigen sus empresas únicamente por instinto, sino sobre la base de información fiable, cuantificada y actualizada en tiempo real.

Retos y límites de la IA en contabilidad

Pero aunque la IA representa un regalo del cielo para los contables y directores financieros, debe aplicarse con precaución.

Integrarla en la contabilidad y las finanzas implica movilizar a verdaderos expertos en la materia: la inteligencia artificial sólo es eficaz si se utiliza correctamente. Por lo tanto, puede ser necesario

• recurrir a expertos con competencias específicas en el manejo de esta tecnología ;
• mejorar la calidad de los datos inyectados (por muy inteligente que sea la IA, sigue dependiendo de los datos que se le proporcionan).

También está la cuestión de la seguridad de los datos utilizados para alimentar su sistema de inteligencia artificial, sobre todo si se trata de información sensible. Hay que prestar especial atención a los datos que se facilitan a las herramientas, sobre todo a un sistema como ChatGPT.

Por último, no es de extrañar que pensemos en los riesgos para los profesionales, algunos de los cuales se sienten amenazados por esta tecnología. Pero en realidad, y sobre todo en las funciones de contabilidad y finanzas, la inteligencia artificial debe guiarse adecuadamente. La verificación humana es siempre necesaria. Asistimos, pues, a una transformación de los departamentos de contabilidad y finanzas, que se enfrentan a un dócil copiloto de la IA... ¡más que a un sustituto!

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Inteligencia artificial y contabilidad y finanzas: ¿en qué nos beneficia?

Podríamos inclinarnos a pensar que la función contable, dadas sus responsabilidades, no puede confiar en una máquina. Sin embargo, la inteligencia artificial demuestra una y otra vez que puede aportar una ayuda inestimable a estos profesionales automatizando tareas de escaso valor añadido.

Va incluso más allá, demostrando ser una formidable herramienta analítica, ayudando a los contables a tomar las decisiones correctas. Y la buena noticia es que, a menudo sin coste adicional, la IA está ganando terreno de forma natural en la mayoría de las soluciones utilizadas por empresas y despachos: software de contabilidad, software de procesamiento de facturas, software de gestión de tesorería, etc.

Estas soluciones, potenciadas por la inteligencia artificial, añaden aún más valor a la profesión contable, que evoluciona hacia un mayor asesoramiento y estrategia.