¿Cómo puedo llevar mi contabilidad en línea? Consejos y programas
Llevar la contabilidad en línea: no lo vea como una contradicción. La contabilidad también se ve afectada por la transformación digital de las empresas. En resumen, se trata de modernizar la contabilidad de una empresa utilizando un software de contabilidad en línea.
¿Por qué llevar la contabilidad en línea? Para automatizar, simplificar y, en definitiva, ahorrar tiempo.
¿Cómo llevar la contabilidad en línea? Esta es la pregunta a la que responde este artículo: consejos, elección de programas y selección de herramientas contables.
¿Qué es la contabilidad en línea?
Definición
La contabilidad en línea se está convirtiendo en una parte cada vez más importante del mercado del software. En pocas palabras, se trata de una herramienta que le permite llevar la contabilidad de su empresa en línea, en modo SaaS. En otras palabras, no necesita instalar el software de contabilidad en su ordenador local. Todo lo que necesita es una conexión a Internet para acceder a él.
Las principales características de un programa de contabilidad en línea
Una herramienta de contabilidad en línea le permite :
- crear y configurar su plan general de contabilidad,
- crear diarios
- introducir sus asientos contables (cargos y abonos),
- controlar su tesorería,
- centralizar todos los asientos,
- conciliar sus cuentas bancarias,
- gestionar sus facturas, etc.
La contabilidad en línea, ideal para las pequeñas empresas
Estas soluciones de gestión contable son especialmente populares entre los empresarios autónomos y las empresas muy pequeñas por varias razones:
- son económicas. Las soluciones gratuitas pueden ser incluso suficientes para los autónomos, porque su alcance es limitado;
- son muy fáciles de usar y no es necesario tener un título de contabilidad para utilizarlas;
- Se puede acceder a ellas sobre la marcha, en cualquier momento, lo que supone una gran ventaja para los empresarios que se desplazan a menudo;
- Proporcionan informes sencillos y claros;
- facilitan la comunicación con su contable.
Las ventajas de la contabilidad en línea
El uso de programas de contabilidad en línea tiene muchas ventajas, ya sea para directores financieros, censores jurados de cuentas, empresas de contabilidad o empresarios.
Ahorro de tiempo
Olvídese de la laboriosa introducción de datos que requiere la contabilidad en Excel, por ejemplo. Sus datos quedan registrados y la herramienta automatiza las tareas. No tiene que volver a introducir todos los datos para cada nuevo ejercicio.
Elimine el riesgo de errores
Menos introducción de datos significa también menos riesgo de errores. Se libra de todas esas microtareas que consumen tiempo y aumentan el riesgo de irregularidades en sus cuentas. Cortar y pegar y la introducción manual de datos, por ejemplo, serán cosas del pasado.
Proteja sus datos
Las soluciones de contabilidad en línea garantizan la máxima seguridad de sus datos. Podrá llevar a cabo sus actividades contables de forma simplificada gracias a una solución SaaS, sin tener que preocuparse por el tema de la seguridad.
Asegúrese de que su contabilidad cumple la normativa
Los programas de contabilidad incorporan la normativa vigente, para que pueda trabajar dentro de la legalidad en todo momento. Sobre todo con la ley antifraude que entró en vigor el 1 de enero de 2018.
Cómo llevar tu contabilidad en línea?
Paso 1: anticipe su gestión contable
La contabilidad le obliga a respetar los plazos y la nomenclatura de las cuentas establecida en el Plan General de Contabilidad (PCG). Sus cuentas financieras, cuentas de pérdidas y ganancias, balances e informes deben seguir unas normas contables precisas.
Si la contabilidad no es su especialidad, no espere hasta el último momento para ocuparse del asunto, de lo contrario podría encontrarse en una mala posición ante las autoridades fiscales.
Paso 2: Determine sus necesidades para elegir el software de contabilidad adecuado
No todas las empresas tienen las mismas necesidades , y lo mismo ocurre con las herramientas que utilizan. Su tamaño o sector de actividad son dos factores determinantes.
💡 Más adelante en el artículo, te proponemos una lista de preguntas a las que responder para acotar tu búsqueda y encontrar el software que mejor se adapte a ti.
Paso 3: adopta un software que se adapte a tu negocio
Algunos programas de contabilidad están diseñados específicamente para satisfacer las necesidades de las pequeñas empresas o de los autónomos. También pueden adaptarse a tu negocio para tener en cuenta situaciones específicas.
La movilidad y los requisitos de colaboración pueden ser factores decisivos a la hora de elegir la herramienta que mejor te ayude.
Paso 4: Configurar y personalizar su programa de contabilidad en línea
Para sacarle el máximo partido, tu programa de contabilidad online debe estar a la altura de tus expectativas. No sólo en cuanto a las funciones que elija, sino también en cuanto a la interfaz:
- rellene todos los campos relativos a su empresa: razón social, forma jurídica, número SIRET, fechas de apertura y cierre del ejercicio, situación fiscal, etc.
- defina su plan contable y personalice sus cuentas,
- definir y personalizar sus cuentas auxiliares,
- configurar los libros contables, como el libro de compras y el libro de ventas,
- elija su modo de introducción: introducción por kilómetro, introducción tradicional, introducción asistida e introducción preconfigurada, y ahorre tiempo,
- si la herramienta lo permite, configure la interfaz para que, por ejemplo, tenga acceso a cuadros de mando personalizados en su página de inicio y una visibilidad clara de sus cuentas y su tesorería cada vez que se conecte,
- crear perfiles de usuario, adaptando los derechos de acceso (lectura, escritura, comentarios) si es necesario.
Paso 5: Comparta sus datos contables con su contable... o no
Las empresas pueden optar por externalizar su contabilidad a un experto contable. Sin embargo, no es obligatorio.
La contabilidad en línea es una solución ideal para que los empresarios y las pequeñas empresas reduzcan los costes de subcontratar a un experto contable:
- puede gestionar su contabilidad de forma independiente utilizando una herramienta en línea;
- solo tiene que llamar a un censor jurado de cuentas para presentar sus cuentas anuales.
El experto contable actúa entonces más como consultor, asesorándole en cuestiones fiscales, contables y estratégicas.
El programa de contabilidad en línea le da acceso directo a su censor jurado de cuentas para facilitar la comunicación y el intercambio de información y documentos.
¿Cómo elegir el programa de contabilidad que mejor se adapta a sus necesidades?
Para ayudarle a tomar la decisión correcta, hágase estas preguntas:
- ¿qué funciones necesito?
- sólo contabilidad de costes
- gestión de presupuestos y facturas
- gestión de informes de gastos
- gestión de tesorería,
- cuentas anuales, balances, cuentas de pérdidas y ganancias, etc.
- ¿cuál es la situación de mi empresa? Los empresarios autónomos y las asociaciones, por ejemplo, tienen obligaciones contables diferentes.
- ¿cuál es mi presupuesto?
- ¿cuántos usuarios tiene el programa de contabilidad?
- ¿necesito que mi programa de contabilidad se interconecte con otras herramientas (facturación, CRM, HRIS, ERP, etc.)?
- ¿Necesito poder dar acceso a mi experto contable?
¿Qué solución de contabilidad online le conviene?
Software gratuito de contabilidad en línea
- Azopio simplifica la gestión de los documentos contables: le permite importar, ordenar y clasificar sus documentos contables para poner orden en sus cuentas. La desmaterialización de documentos más fácil.
- Compta.com ofrece todas las funciones contables necesarias para la gestión de su empresa: impresión de la contabilidad con posibilidad de exportación en varios formatos, introducción rápida de datos, registro de datos, importación y exportación de libros mayores, etc.
- Kiwili es una solución de gestión 100% en línea para la gestión de su empresa, incluida la contabilidad: adición de gastos (puntuales y recurrentes), seguimiento de ingresos y gastos, control de vencimientos y tesorería, administración de partidas de gastos, presupuestos y facturas, etc.
Programas profesionales de contabilidad en línea
- iPaidThat recopila automáticamente sus facturas directamente de su buzón de correo electrónico y de los sitios web de sus proveedores, extrae los datos (fecha, importe, IVA, etc.), realiza la conciliación bancaria sincronizándola con su cuenta, identifica las facturas pendientes o las transacciones a las que les faltan documentos.
- Itool Compta es un programa de gestión y contabilidad en línea que ofrece funciones de contabilidad general (seguimiento de gastos e ingresos, elaboración de presupuestos en tiempo real, etc.), gestión de presupuestos y facturas, y cálculo de declaraciones fiscales.
- Numm es una herramienta de contabilidad compatible con Salesforce que gestiona: el asiento contable, la conciliación bancaria, la previsión mediante cuadros de mando, la gestión de la tesorería y del inmovilizado, etc.
Herramientas de contabilidad para empresarios autónomos
¿Eres autónomo y buscas un software online económico, o incluso gratuito, que te ayude con tu contabilidad? Aquí tienes dos alternativas a Zefyr:
- Clic & Tag se encarga de la contabilidad, la facturación, los cuadros de mando y las estadísticas para llevar un control de las finanzas de tu empresa.
- Indy elimina la necesidad de introducir datos manualmente, se sincroniza con su banco y clasifica automáticamente sus apuntes bancarios en las cuentas adecuadas; para profesionales autónomos en régimen de BNC.
¿Programa de contabilidad en línea o externalización de la contabilidad?
¿Todavía está indeciso entre un programa de contabilidad en línea o externalizar su contabilidad a un experto contable? ¿Por qué no dividir la diferencia y optar por un experto contable en línea?
Este servicio, a medio camino entre el software y la asesoría, facilita la automatización de su contabilidad a menor coste.
Artículo traducido del francés