Gestión contable: qué es y 5 consejos para impulsar la contabilidad en una empresa

La gestión contable es la base para un buen manejo de las finanzas de tu empresa y negocio. Ser un buen empresario no siempre implica ser un buen contable. Sin embargo, una buena gestión financiera se traduce en una muestra de transparencia para los bancos, así como para clientes y colaboradores.

La contabilidad de una empresa constituye un pilar a la hora de tomar decisiones para anticipar los riesgos financieros. Por ejemplo, ¿cómo llevar a cabo una buena gestión de tu contabilidad sin dedicarle demasiado tiempo? Empieza por elegir un programa de contabilidad que se adapte a las necesidades de tu empresa. Puedes aprender más sobre los mejores software contables en línea. 😉

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¿Qué es la gestión contable y fiscal?

Son los procesos que se implantan en una empresa con el objetivo de optimizar los estados financieros y la capacidad de análisis. En otras palabras, se trata de un sistema capaz de llevar un registro de todas las operaciones fiscales y financieras:

• Flujo de caja,
• Presupuestación y pronóstico,
• Libro mayor general,
• Auditoría contable,
• Control de ingresos, activos, pasivos, gastos, beneficios,
• Nómina de sueldos,
• Declaración del IVA, etc.

A continuación te mostramos 5 consejos para tomar el control de la gestión contable en tu empresa de manera exitosa.

5 consejos para una buena gestión contable en tu empresa

La contabilidad no se improvisa y representa un ejercicio bastante complejo de no tomarse las precauciones necesarias. Aquí están algunos principios de contabilidad que te evitarán pérdidas de tiempo y recursos.

1. Prepárate para la contabilidad desde el momento de constitución de tu empresa

Salvo en algunos casos concretos, todas las formas de ejercicio de una actividad requieren de la gestión de una contabilidad que respete las normativas vigentes del país donde se trabaja, como las establecidas en el Plan General Contable, en el caso de España, o en el Código Fiscal de la Federación, en el caso del gobierno mexicano por ejemplo.

En Francia, el Plan Comptable Général (PCG) es la norma que regula:

• el establecimiento de la contabilidad,
• así como la presentación de cuentas financieras,
• balances,
• cuentas de resultados,
• informes,
• y anexos.

Algunas reglas dependen del sector de actividad y del tamaño de la empresa. Pero otras tendrán que adaptarse al régimen fiscal de la empresa e integrar las distintas ayudas, subvenciones o créditos fiscales adecuados a su estructura.

¡No esperes que llegue el primer ejercicio fiscal para ponerte a hacer cálculos!

Desde el momento en que se crea la empresa, debes centrarte en la planificación financiera con el objetivo de preparar un plan de contabilidad que se adapte a tu estructura.

Puedes recurrir a expertos en la materia: el director administrativo y financiero, el jefe contable o un contador público. Ellos podrán dar valiosos consejos sobre aspectos concretos o bien optar directamente por un experto contable que se encargará de tu conta

2. Elige un programa de contabilidad que se adapte a los requerimientos de tu empresa

Los sistemas contables te ayudan en la gestión de todo el proceso de contabilidad, desde:

• la gestión del Libro Diario,
• el Libro Mayor,
• el balance,
• la cuenta de resultados,
• y la cuenta de tesorería,
• hasta las declaraciones fiscales.

Con editores como Sage tendrás una contabilidad completa, práctica y siempre actualizada. Solo, o con la ayuda de tu contador, cumple las obligaciones legales y fiscales con toda seguridad.

La elección de un sistema de contabilidad puede resultar compleja, debido a la gran variedad de software disponibles en el mercado.

Sin embargo, es posible agrupar los programas de contabilidad en 4 principales categorías, básicamente podemos clasificarlos según el tamaño de la empresa, el sector de la compañía y las funcionalidades.

Programas de contabilidad para autónomos y profesiones liberales

Permite realizar presupuestos y facturas e incluso las declaraciones del IVA. Programas como Contaplus y Contasol son ideales para gestionar la contabilidad y la facturación de tu empresa. El resto lo realiza un experto contable.

Programas de contabilidad para microempresas y pymes

Estas soluciones incluyen contabilidad y gestión comercial. En una microempresa, así como en las pymes (pequeñas y medianas empresa) se agrupan la gestión de esas actividades en una sola herramienta para centralizar el conjunto de los datos.

Gestiona tu proceso empresarial gracias a un software como Sage contabilidad y facturación (Contaplus) para realizar presupuestos, facturas e incluso el seguimiento; la información se almacena directamente en la nube. Gracias a esta automatización de las tareas recurrentes, puedes evitar la introducción innecesaria de datos y limitar el riesgo de error.

Programas de contabilidad por sector

Tendrá funcionalidades adaptadas a una profesión en particular. A una empresa de la construcción, por ejemplo, le permite tener un instrumento para presupuestar las obras: cantidad de materiales, productos de consumo, etc.

Integración con programas de facturación u otros software

Elige un software contable capaz de conectarse con otras aplicaciones. Gestiona fácilmente las entradas e ingresos de tu empresa gracias a la sincronización entre tu software contable y tu programa de facturación. 

3. Adopta buenos hábitos y las mejores prácticas de contabilidad

La contabilidad de una empresa no se hace de un día para otro. Es un proceso cotidiano, minucioso y esencial para el buen funcionamiento de la estructura y aporta una visión en tiempo real sobre el buen estado de tu empresa. No se trata solo de limitarte a las obligaciones legales, fiscales y sociales, puesto que también ocupa un lugar determinante en las previsiones presupuestarias y permite anticipar cualquier dificultad fiscal.

Tener un control de la gestión es indispensable para llevar a cabo esta actividad. En función del programa que utilices, podrás registrar todos los documentos de contabilidad de tu empresa conforme sea necesario: facturas de compra o de venta, recibos, informes, notas de gastos, etc. 

Una aplicación como Contasol, dedicada principalmente a las pymes y con una versión gratis, se basa en las facturas registradas, pagos y gastos para automatizar la contabilidad. El seguimiento es más fácil y resulta instantáneo.

En función del tamaño de la empresa y de la actividad, no tendrás que dedicar tiempo todos los días: a veces basta con realizar un seguimiento mensual.

Si fuese necesario deberás organizar tus registros de contabilidad para encontrar fácilmente todos los elementos para realizar el cierre de ejercicio anual. La ventaja principal de archivar datos en la nube es que pone a tu disposición un motor de búsqueda para encontrar documentos a partir de palabras clave. No solo tendrás un control de tus finanzas, sino que optimizarás la gestión documental en tu empresa.

Si optas por el formato en papel, te recomendamos archivar tus documentos por orden alfabético o cronológico.

4. Anticipa las fechas de vencimiento de pagos y las cuentas por cobrar

¡No podrás escapar: en función del tamaño de tu empresa y de tu régimen fiscal, tendrás obligaciones contables, fiscales o sociales en un momento dado!
Es preferible anticipar las fechas de pago para evitar imprevistos de última hora:

• declaración del IVA: mensual, trimestral o anual,
• establecimiento de cuentas anuales: balance, cuenta de resultados, etc.,
• declaración de resultados (gestión y declaración fiscal),
• establecimiento de nóminas y declaración de cargas sociales,
• declaración unificada anual de los datos sociales,
• declaraciones fiscales varias: formación profesional, impuesto de aprendizaje, esfuerzo de construcción, etc.

Por lo tanto es importante tener en perspectiva estas obligaciones para poder reunir los elementos con tiempo. Algunos programas como Contasol y Contaplus prevén la integración de tus elementos en las declaraciones y operaciones obligatorias contables y fiscales. Solo tendrás que verificar antes de la teletransmisión prevista a tal efecto.

5. Evita mezclar tu gestión contable profesional con tus finanzas personales

Es esencial separar correctamente las cuentas profesionales de las cuentas privadas para los gerentes y los socios.

Todos los gastos profesionales deben ser justificados. Será más fácil encontrar los elementos con los gastos profesionales pagados con una cuenta bancaria "profesional".

En tu empresa, todo debe quedar registrado de manera clara para evitar cualquier acción irregular de gestión o abuso de bienes sociales. De hecho, desde el 1 de enero de 2015, también los trabajadores por cuenta propia están obligados a disponer de una cuenta bancaria específica para su actividad profesional.

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No subestimes la importancia de un buen control de gestión contable

Llevar la contabilidad de una empresa no es tarea fácil, y mucho menos cuando llega el momento de presentar el balance de cuentas anual.

Es indispensable poner en marcha los instrumentos desde el momento de la creación de la empresa, así como asegurar las operaciones contables, fiscales y sociales de la empresa.

No dudes en buscar la asesoría de un contador para beneficiar de sus consejos y de su experiencia. Sin embargo, la buena gestión de las cuentas depende principalmente de ti y de tu gestión administrativa.

¡Elige el instrumento adecuado entre todas las aplicaciones de contabilidad del mercado para evitar cualquier imprevisto! Existen numerosas categorías de software, appvizer te guía a la hora de buscar y comparar un software de gestión profesional. 🔥