Instrucciones de uso de la FEC: ¡no vuelva a temer una inspección fiscal!

Como parte de la digitalización de las prácticas, está la cuestión de las auditorías fiscales. Las empresas tienen varias obligaciones que cumplir. Una de ellas es la generación de un FEC, un archivo informatizado que enumera todos los asientos contables y que debe enviarse a las autoridades fiscales en caso de auditoría.

Pero, ¿qué es exactamente el FEC, para qué sirve y cómo generarlo de forma totalmente conforme? ¿Cuándo y cómo debe presentarse a las autoridades fiscales?

Respondemos a todas sus preguntas para que el FEC sea una simple formalidad.

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¿Qué es el FEC?

¿Para qué sirve el FEC?

El FEC, o fichero de asientos contables, es un documento informático que contiene todos los registros del sistema contable de su empresa relativos a su actividad comercial.

En el marco de su contabilidad desmaterializada, puede ser objeto de una inspección por parte de las autoridades fiscales. Es probable que la Dirección General de Finanzas Públicas (DGFiP) le envíe :

• un aviso de verificación contable (consulta en el sitio web de su empresa),
• o un aviso de examen contable (control a distancia),

a la que deberá responder con el FEC. Este expediente debe transcribir todos los asientos correspondientes a los ejercicios indicados en la notificación que ha recibido.

☝️ También debe cumplir las normas específicas, en vigor desde el 1 de enero de 2014 y actualizadas el 1 de enero de 2017.

Información que debe incluirse en el FEC

El fichero de asientos contables debe mostrar todos los diarios existentes, incluidos los de retenciones e inventarios, es decir :

• los asientos de amortización
• asientos de enajenación de inmovilizado
• asientos de amortización
• asientos de existencias
• asientos de provisiones,
• operaciones de regularización.

Para que lo entiendas mejor, aquí tienes una lista de los campos específicos y normalizados que deben aparecer en tu fichero de asientos contables:

Se pueden añadir otros campos, como la fecha y la forma de pago, por ejemplo.

💡 Conviene saber: En caso de datos desconocidos, es importante dejar los campos vacíos en el fichero de asientos contables (FEC). No los rellene con ceros o espacios.

Ejemplo de fichero FEC

He aquí un ejemplo de fichero de asientos contables:

FEC: los requisitos contables para su cumplimiento

¿A qué empresas afecta el FEC?

El FEC afecta a todas las empresas sujetas a un régimen fiscal real, es decir, aquellas :

• sujetas al impuesto de sociedades (IS) o al impuesto sobre la renta (IR),
• BIC (beneficios industriales y comerciales),
• BNC (beneficios no comerciales),
• o agrícolas.

☝️ Los microempresarios son los únicos que están exentos de la obligación de llevar una contabilidad.

¿Cuáles son las sanciones?

Si una empresa no presenta su CCE, se expone a una multa de 5.000 euros.

Y si la empresa presenta un FEC no conforme, está sujeta al pago del 10% de los derechos adeudados por el contribuyente. Este 10% se reduce a un mínimo de 5.000 euros.

¿Cuándo y cómo debe presentarse el fichero de documentos contables?

• En caso de auditoría in situ, el archivo de documentos contables debe entregarse al auditor durante la visita in situ en formato electrónico, en un soporte físico: llave USB, disco duro externo, DVD o CD.
  
• En el caso de una auditoría a distancia, la empresa envía el FEC al auditor en un plazo de 15 días a partir de la recepción de la notificación de examen por medios electrónicos o por correo certificado, en una llave USB, por ejemplo.

ℹ️️ Las autoridades fiscales disponen de un plazo de tres meses para llevar a cabo el examen y decidir si es necesario o no realizar un ajuste. Si se realiza un ajuste, se cobra la multa.

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Consejos para elaborar un FEC estándar

• Elabore el FEC al final de cada ejercicio, al mismo tiempo que presenta su declaración de la renta, tanto si se lo piden como si no. Como los plazos en caso de auditoría son bastante cortos, tendrá menos estrés.
  
  
• Pruebe la conformidad de su FEC, es decir, analice su expediente antes de la auditoría o el examen del auditor. Existen herramientas para ello:
• La DGFiP ofrece la descarga gratuita del software Test Compta Demat, para comprobar la validez de su FEC y su conformidad con las normas codificadas en el artículo A.47 A-1 del Libro de Procedimientos Tributarios.
  
  
• El FEC también puede escanearse utilizando un software de control contable como Alto 2 para poner de manifiesto cualquier anomalía. Es importante respetar estrictamente el formato solicitado, para evitar cualquier riesgo de multa por incumplimiento del fichero.
  
  
• Algunos programas informáticos de contabilidad y ERP permiten utilizar un "modo niebla" para los controles internos. ¿Cómo funciona? Elabore cuentas "provisionales" introduciendo registros "provisionales" (y extrayendo, por tanto, un FEC). Es una buena forma de que la empresa compruebe por adelantado las anomalías contables y las corrija.
  
• Asegúrese de cumplir todos los posibles requisitos inherentes al CFCI (control fiscal de la contabilidad informatizada):
  • documentación del sistema de información
  • identificación de los flujos críticos
  • conservación de datos, etc.
    
• Si usted lleva su propia contabilidad, asegúrese de que su herramienta contable es capaz de generar el FEC a la primera solicitud, o de que su censor jurado de cuentas lo genere en caso necesario. Algunas soluciones adecuadas son:
  • Sage 50cloud Ciel, que cumple los requisitos legales, está dedicada a las VSE y las PYME. La solución permite controlar la contabilidad informatizada, generar el FEC y cumplir la ley antifraude del IVA.
  
  
  

Errar es humano, así que confíe su contabilidad al software adecuado.

Y dedique el tiempo que ahorre a desarrollar su negocio, a reunirse con sus clientes y a utilizar el potencial de sus empleados en tareas que generen valor añadido.