¿Cómo debe repercutirse el IVA? La guía completa para empresarios autónomos
Cuando se crea una microempresa, la parte administrativa puede ser desalentadora, con tantas declaraciones que hay que hacer.
Una vez que el papeleo está en orden, empiezas tu negocio y tu primer cliente solicita tus servicios. Y entonces empieza el drama. Tienes que hacer una factura, pero no sabes qué hacer. ¿Cómo se hace una factura de autoempresario? ¿Qué información es necesaria? ¿Qué tipo de IVA se aplica? ¿Están exentos los autoempresarios ? ¿Cómo se calcula el importe del IVA?
Estas palabras pueden asustar, pero estamos muy lejos de un viaje digno del pase A-38 de Astérix y Obélix.
Con nuestra guía completa, coescrita con Charlène Serayet, directora general de Dasmind y experta en gestión administrativa, ya no te preguntarás cómo cobrar el IVA como microempresario.
¿Qué es el IVA?
Definición del IVA
El IVA, o Impuesto sobre el Valor Añadido, es un impuesto indirecto que todos pagamos en la compra de bienes o servicios, incluido en el precio final de venta. Por eso todas las facturas y recibos de caja llevan las dos palabras :
- IVAExcluido, que corresponde a la remuneración del vendedor;
- TTC, o Todos los Impuestos Incluidos, que corresponde al precio antes de impuestos más el importe del IVA.
Por ejemplo, cuando compra pan a su panadero favorito, también paga el IVA. Tu panadero debe entonces, a su vez, pagar el IVA que ha cobrado. 🥖
Pues bien, como empresario autónomo, ¡tienes que hacer lo mismo!
Los diferentes tipos de IVA aplicables
Existen diferentes tipos de IVA aplicables en Francia. Obviamente, el importe del IVA no depende del comerciante; cada tipo se define en función del servicio que ofrezcas como empresario autónomo.
- El tipo normal es del 20%, aplicable a la mayoría de las ventas de bienes y servicios. Si no existe un tipo específico para su actividad, este es automáticamente el tipo.
- El tipo reducido del 10% se aplica a determinadas actividades que ofrecen con frecuencia los empresarios autónomos:
- servicios de peluquería y estética,
- actividades relacionadas con obras intelectuales, como la traducción literaria,
- determinadas actividades artísticas,
- venta de alimentos y restauración,
- transporte de pasajeros,
- servicios de alojamiento,
- servicios de mudanzas,
- reformas del hogar y mantenimiento de jardines,
- fotografía,
- servicios de traducción,
- cuidado de niños a domicilio,
- venta de productos agrícolas procesados por el agricultor...
- El tipo reducido del 5,5% también se aplica en contextos muy específicos:
- restauración para llevar
- equipos y servicios para discapacitados
- venta de libros
- trabajos para mejorar la calidad energética de las viviendas
- servicios relacionados con el acceso a actividades culturales, como museos o monumentos históricos,
- actividades ecuestres.
- El tipo especial del 2,1% se aplica a un número reducido de servicios:
- la venta de animales vivos de carnicería y charcutería a personas que no tengan la condición de sujeto pasivo,
- determinados espectáculos (teatros, conciertos),
- publicaciones de prensa registradas en la Commission paritaire des publications et agences de presse.
- En los departamentos franceses de ultramar se aplica un tipo de IVA diferente. En estos casos, el tipo normal se reduce del 20% al 8,5%.
Estos son sólo ejemplos, y el importe real depende obviamente de su negocio y del servicio que ofrezca.
Aunque el tipo más común sea el 20%, no dude en comprobar el porcentaje real para evitar cometer un error. La página web del Ministerio de Economía y Hacienda ofrece una lista detallada de los tipos aplicables.
¿Obligaciones contables de los empresarios autónomos?
Como empresario autónomo, tiene que cumplir ciertas obligaciones a la hora de hacer sus cuentas. Esté o no sujeto al IVA, debe llevar una contabilidad estricta.
Al leer sus cuentas, debe ser posible identificar el importe de todas las transacciones recibidas, así como los detalles de las mismas (por ejemplo, la forma de pago, el origen de los ingresos, las fechas, los detalles del servicio prestado, las referencias de los productos comprados y vendidos, etc.).
En el caso de empresarios autónomos sujetos al IVA, también deberá indicarse.
💡 No hay obligación legal en cuanto al método utilizado para llevar tu contabilidad.
Cuándo hay que repercutir el IVA como empresario autónomo?
Los diferentes límites máximos
Hemos visto que hay diferentes tipos de IVA y, por si fuera poco, también hay diferentes límites máximos para los autoempresarios.
Se establecen para un periodo de tres años, lo que significa que los que hay actualmente son válidos para los años 2023, 2024 y 2025.
💡 Durante el primer año como autoempresario, el umbral de facturación se ajusta en función del tiempo de funcionamiento. Es lo que se conoce como prorata temporis.
Veamos con más detalle los límites máximos:
Actividades de comercio o alojamiento
Para beneficiarse del régimen de base del IVA de los empresarios autónomos, debe encontrarse en una de las situaciones siguientes:
- Para el año N-2, el límite máximo para beneficiarse del umbral básico del IVA es de 91 900 euros.
- Para el año N-1, el límite máximo sigue siendo el mismo, es decir, 91 900 EUR. Si se respeta el límite máximo para el año N-2, usted se beneficia de un umbral de tolerancia de 101.000 euros.
- Para el año N en curso, debe mantener su volumen de negocios por debajo del umbral de tolerancia para seguir beneficiándose de la exención básica del IVA el año siguiente.
👉 Por ejemplo, si su volumen de negocios es de 85.000 euros en el año 2022, estará exento el año siguiente. En 2023, su volumen de negocios es de 95.000 euros. Ha superado el límite máximo, pero sigue estando por debajo del umbral de tolerancia. Por lo tanto, sigue exento del IVA de base en 2024.
Prestación de servicios o actividades por cuenta propia
Como en el caso anterior, debe encontrarse en una de las siguientes situaciones:
- Para el año N-2, el límite máximo para beneficiarse del régimen de IVA de base es de 36.800 euros.
- Para el año N-1, el límite máximo sigue siendo el mismo. Además, si su volumen de negocios no supera este límite máximo en el año N-2, se beneficiará del umbral de tolerancia de 39.100 euros.
- Para el año N en curso, debe mantener su volumen de negocios por debajo del umbral de tolerancia para seguir beneficiándose de la exención básica del IVA el año siguiente.
👉 Por ejemplo, si su volumen de negocios es de 35.000 euros para el año 2023, estará exento para el año 2024. Pero durante ese año, usted realiza un volumen de negocios de 102.000 euros, por lo que ya no puede acogerse al régimen básico del IVA para 2025.
Abogados y autores de obras intelectuales
Para seguir teniendo derecho a la exención básica del IVA, debe encontrarse en una de las siguientes situaciones:
- Para el año N-1, su volumen de negocios no debe superar los 47 700 euros.
- En el año N en curso, su volumen de negocios no debe exceder de 58 600 euros.
👉 Por ejemplo, si su volumen de negocios es de 37 760 euros en 2023, seguirá acogiéndose al régimen básico de MT en 2024.
Actividades no reguladas
Como en el caso anterior, aquí sólo hay dos opciones:
- Para el año N-1, el volumen de negocios debe ser inferior a 19.600 euros.
- Para el año N en curso, el volumen de negocios no debe ser superior a 23 700 euros.
👉 Por ejemplo, si su volumen de negocios es de 24.673 euros en 2023, no estará exento en 2024.
Exención en virtud de la exención básica del IVA
La exención básica del IVA es el primer sistema para microempresas. Exime automáticamente a los empresarios autónomos de tener que declarar y pagar el IVA. Por tanto, deben elaborar sus facturas sin el impuesto.
No todos los autoempresarios pueden acogerse a este régimen. La única condición es que su volumen de negocios anual no supere el umbral básico. Por tanto, los límites máximos se fijan en función del tipo de actividad.
No obstante, existe un umbral de tolerancia (excepto para el primer año de actividad) que le permite seguir beneficiándose de este régimen aunque supere los límites máximos. Tenga en cuenta, no obstante, que el umbral de tolerancia sólo es válido durante 2 años consecutivos.
💡Para saber si está exento, debe tener en cuenta su volumen de negocios del año anterior. Por ejemplo, para 2024, se tiene en cuenta la facturación de 2023.
Qué ocurre si supera el umbral?
En todos los casos, deberá pagar el IVA a partir del primer día del mes en que supere el umbral. A continuación, tienes que comunicarlo a tu servicio de impuesto sobre actividades económicas (SIE).
👉 Por ejemplo, si supera el umbral del IVA el 13 de diciembre, deberá repercutir el IVA correspondiente a todo el mes de diciembre. En ese caso, tendrás que modificar las facturas ya emitidas y añadir los datos necesarios (enseguida hablaremos de ello).
El IVA puede deducirse de las compras de tu empresa, lo que se conoce como recuperación del IVA. Tienes que solicitarlo a Hacienda cuando presentes la declaración de IVA del primer mes en el que se supere el IVA.
Luego tienes que elegir un nuevo régimen para tu negocio autónomo. 👇
El régimen simplificado
En el régimen simplificado , tu microempresa tributa en función de tus beneficios.
Te beneficias automáticamente de este régimen en cuanto superas los umbrales básicos de exención del IVA.
En el régimen simplificado, sólo tiene que declarar el IVA una vez al año, lo que reduce sus obligaciones de información y pago. Sin embargo, debes pagar dos cuotas a lo largo del año, en julio (55%) y diciembre (40%), en función de la facturación del año anterior.
Para los empresarios autónomos, este régimen es el más ventajoso, ya que le permite llevar una contabilidad simplificada .
El régimen normal
El régimen normal es un sistema de IVA mucho más restrictivo, sobre todo para los empresarios autónomos, y exige una contabilidad mucho más precisa.
Te beneficias de este régimen en cuanto superas los límites del régimen simplificado.
✅ Debe declarar el IVA todos los meses, según la fecha predefinida para su empresa. No obstante, si el importe anual adeudado es inferior a 4.000 euros, puede optar por la declaración y el pago trimestrales.
Puede optar por este sistema aunque pueda acogerse a la exención básica o al régimen simplificado.
Unas palabras del experto
La transición al sistema de IVA real también puede representar una oportunidad para la profesionalización. Más allá de la carga administrativa, este enfoque permite recuperar el IVA de las compras e inversiones, reduciendo así los costes.
Un consejo práctico para los empresarios es invertir en programas informáticos que simplifiquen el control de los umbrales y generen automáticamente las declaraciones de IVA. Esto no sólo garantiza el cumplimiento de la normativa, sino que también permite gestionar mejor la tesorería y anticipar los costes.
Conviene saber: el tipo de IVA a facturar cambia en función de sus servicios, pero también de la ubicación de su cliente. Si está en Francia, pero factura a una empresa situada en La Reunión, el tipo de IVA será del 8,5% o del 2,1%, según su servicio.
¿Cómo se cobra el IVA cuando se es empresario autónomo?
Calcular el importe del IVA
Ahora que conoce el tipo aplicable a su empresa, sólo le queda calcular el importe del IVA.
Si lo ha hecho correctamente, repercutirá en los precios, porque son sus clientes quienes pagan. Por tanto, sus precios subirán sin duda.
El método de cálculo no es muy difícil: IVA excluido × tipo de IVA.
¿Un ejemplo rápido?
Eres un fotógrafo con un tipo de IVA del 10% y tienes que calcular el IVA de un servicio que cuesta 100 euros. Por tanto, el importe de su IVA es de 10 euros (100 × 10 / 100 - 100 × 0,1).
La información necesaria en sus facturas
Para los empresarios autónomos que no están sujetos al IVA, basta con indicar lo siguiente: "TVA non applicable article 293B du Code général des impôts".
Para los empresarios autónomos sujetos al IVA, debe incluir cierta información:
- los precios unitarios sin IVA
- el total antes de impuestos
- el tipo de IVA aplicable
- el importe con IVA incluido,
- el número de IVA (para importes superiores a 150 euros sin IVA).
Evitar errores con los programas informáticos
Incluso con la mejor voluntad del mundo, pueden producirse errores. Pero cuando se trata de un procedimiento tan preciso, es mejor no cometer errores para evitar problemas.
👉 En caso de errores u omisiones, deberás pagar un recargo del 10% si no regularizas espontáneamente tu situación en el plazo de dos meses.
El software de contabilidad es especialmente eficaz, ya que no comete errores. Le ofrece el mejor soporte posible para toda su contabilidad, incluido el IVA.
Abby es una solución para los empresarios autónomos que buscan un software sencillo y completo para gestionar todas sus actividades:
- facturación
- declaración de cotizaciones sociales
- contabilidad.
Además de ayudarte a elaborar tus facturas, la aplicación utiliza tus recibos para proporcionarte automáticamente los importes de todo el IVA recaudado. Sólo tiene que introducirlos en su declaración. Ahorrará tiempo y energía.
Pasos para declarar y pagar el IVA como empresario autónomo
Ahora que ya tiene todo lo necesario para hacer las cosas bien, es hora de declarar el IVA.
Todos los empresarios autónomos sujetos al IVA deben hacer su declaración, así que si se beneficia del régimen básico de exención del IVA, ¡está libre de impuestos!
Para los demás, no se preocupe, ya ha hecho lo más difícil.
Vamos a ver cómo hacerlo, paso a paso.
#1. Comprobar si soy sujeto pasivo del IVA
En primer lugar, tómese su tiempo para comprobar si está sujeto al IVA. Antes hemos indicado los distintos límites que no debe sobrepasar.
- Para su primer año de actividad, calcule su volumen de negocios a prorrata según la fecha de inicio. Esto determinará su régimen para el año siguiente.
- Para los años siguientes, debe tener en cuenta el volumen de negocios del año N-1.
Consulte los límites máximos. ☝️
#2. Crear una cuenta profesional
Todo el proceso se realiza en la página web de Hacienda. Por lo tanto, es necesario crear una cuenta profesional y seguir los pasos indicados.
#3. Obtener mi número de IVA
Toda entidad sujeta al IVA debe tener un número de identificación fiscal individual, conocido como número intracomunitario.
Para obtenerlo, es necesario solicitarlo en la oficina local del impuesto sobre actividades económicas.
💡 Este número es obligatorio, y debes indicarlo en tus facturas.
#4. Elige un régimen fiscal
Cuando solicites tu número de IVA, también deberás elegir el régimen fiscal que deseas, ya sea el régimen simplificado o el régimen normal.
Si lo ha hecho correctamente, es el régimen el que determina cómo declara y paga el IVA. El tipo es el mismo, independientemente del régimen que elija.
No obstante, si no toma ninguna medida, se le aplicará automáticamente el régimen simplificado, siempre que cumpla los requisitos.
Facturación del IVA como empresario autónomo, en resumen
El IVA es una de las obligaciones que debe cumplir como empresario autónomo.
Sea cual sea tu negocio y los servicios que ofrezcas, tienes que estar al tanto de todos los trámites relacionados con tu situación: volumen de negocio, tipo impositivo, régimen, etc. Ya no tendrás secretos para estos conceptos, por lo que podrás seguir con tu negocio con total tranquilidad.