¿Qué son los documentos contables? Lista completa y obligaciones que debe conocer
Para llevar correctamente su contabilidad, toda empresa debe registrar sus operaciones financieras y dejar constancia de ellas.
Este es el sentido de los documentos contables: enumerar todos los flujos financieros, tanto de entrada como de salida, y asociarlos a justificantes.
Estos documentos deben redactarse y conservarse para poder presentarlos a su censor jurado de cuentas, a la Urssaf o a las autoridades fiscales cuando lo soliciten.
Veamos los principales documentos contables que debe conocer, sus características específicas y sus obligaciones.
Los libros contables
Los libros contables obligatorios, que son los registros utilizados para anotar los asientos contables, incluyen el libro diario y el libro mayor.
El libro diario
El libro diario, también conocido como libro de contabilidad, es obligatorio para las sociedades mercantiles. Su función principal es registrar todas las transacciones contables de débito y crédito de la empresa en orden cronológico. También sirve para clasificar los asientos contables en función de su naturaleza.
El libro mayor
El libro mayor se basa en la misma información que el diario contable, pero se presenta de forma diferente. Registra todas las transacciones de la empresa por orden cronológico y por cuenta.
ℹ️ El libro de inventario ya no es un libro contable obligatorio desde el 1 de enero de 2016, pero todos los documentos elaborados anteriormente deben conservarse durante 10 años.
Cuentas anuales
Las cuentas anuales, también llamadas cuentas de la empresa, deben elaborarse una vez al año. Se componen de :
- el balance
- la cuenta de pérdidas y ganancias
- y el anexo.
El balance
El balance es un documento elaborado al final del ejercicio que da cuenta del activo y el pasivo de la empresa. Consiste en un cuadro de dos columnas en el que figuran
- por una parte, el activo, que muestra todo lo que posee la empresa ;
- el pasivo, que muestra lo que la empresa debe.
La cuenta de pérdidas y ganancias
La cuenta de pérdidas y ganancias recoge los ingresos y gastos de la empresa durante un ejercicio, cuya diferencia es el beneficio neto. Indica si la empresa es rentable (resultado positivo) o deficitaria (resultado negativo). Los balances de gestión intermedios (BGI) se utilizan para analizar el beneficio neto desglosándolo con mayor detalle.
La memoria
La memoria proporciona información complementaria para facilitar la lectura del balance y la cuenta de pérdidas y ganancias, y también puede ser abreviada o simplificada. Las pequeñas empresas están exentas de esta obligación.
El fichero de asientos contables (FEC)
El fichero de asientos contables ( FEC) es un documento contable informatizado que recoge todas las operaciones del ejercicio en curso. Las autoridades fiscales lo exigen cuando le envían un aviso de auditoría contable o un aviso de inspección contable, por lo que debe mantenerse rigurosamente actualizado.
Documentos contables justificativos
Los documentos contables justificativos son la base para elaborar los estados financieros de una empresa.
Son obligatorios e incluyen todos los documentos que registran una transacción financiera, ya sean ingresos o gastos:
- facturas (de compras y ventas),
- extractos bancarios
- recibos
- nóminas
- informes de gastos
- declaraciones de la seguridad social, etc.
☝️ Todo asiento contable debe ir acompañado de un justificante contable, que demuestre su existencia en la contabilidad. Sin justificantes, no se puede registrar ninguna operación en la contabilidad.
¿Cuáles son las obligaciones relativas a los documentos contables?
Conservación de los documentos contables
Sus documentos contables deben conservarse según normas precisas. El plazo legal de conservación de los libros contables y justificantes es de 10 años a partir de la fecha de cierre del ejercicio.
Archivar los documentos contables
No hay requisitos en cuanto al sistema de archivo de los documentos contables o su forma (documentos originales o versiones electrónicas).
La mejor práctica es utilizar un sistema lógico que le permita encontrar fácilmente cualquier documento contable. Debe poder presentar los documentos requeridos a las autoridades fiscales o a la Urssaf en cualquier momento.
Si su contabilidad no utiliza papel, o si está en proceso de pasar a una contabilidad sin papel, tiene a su disposición una serie de soluciones informáticas. ¿Por qué no echa un vistazo a :
- programas de contabilidad,
- o contables en línea?
Todas estas herramientas pueden facilitarle la gestión de su contabilidad. No dude en echar un vistazo a lo que cada una de ellas puede ofrecerle.