¿Qué es una cuenta de cliente en contabilidad y cómo se incorpora al balance?
¿Qué es una cuenta por cobrar en contabilidad? Entre los muchos términos utilizados en este campo, las cuentas por cobrar, registradas en la cuenta 411 del balance, son uno de los más comunes.
Pero, ¿cómo funcionan las cuentas por cobrar y cómo encajan en el plan de cuentas? ¿Qué hay que introducir para cumplir los principios contables? ¿Y cómo se puede hacer un seguimiento de las cuentas por cobrar? En este artículo te lo explicamos todo.
¿Qué es una cuenta por cobrar en contabilidad?
Cuentas por cobrar en contabilidad: definición
La cuenta de clientes es una de las cuentas de la clase 4 de las cuentas de balance del plan general de contabilidad.
Registra todos los gastos que factura a sus clientes tras la venta de bienes o la prestación de servicios, por ejemplo :
- incluye las facturas emitidas pero aún no pagadas;
- te permite hacer un seguimiento preciso del importe exacto facturado.
💡 Puedes crear tantas cuentas como desees; lo habitual es crear una para cada cliente.
Estas cuentas te ofrecen una visión general de los flujos financieros de tus clientes e identifican todos los créditos pendientes. Una herramienta esencial para mantener tus cuentas al día.
Diferencias entre las cuentas deudoras y acreedoras
¿Qué son el Debe y el Haber en contabilidad? Muy sencillo, en una cuenta de deudor hay dos columnas:
- La columna "Debe" se refiere a los importes facturados a los clientes que aún no han sido pagados. La idea es cobrar a tiempo las cantidades que le deben sus clientes. Esto le permitirá pagar su pasivo corriente.
- La columna "Haber" registra los importes pagados por los clientes y, por tanto, recibidos por su empresa. La idea es hacer coincidir el importe exacto de la columna del debe con el importe exacto de la columna del haber.
Cuentas por cobrar y por pagar en 2024: una comprensión en profundidad
Con los recientes cambios en la contabilidad, se ha vuelto aún más relevante comprender claramente las distinciones y los vínculos entre las cuentas por cobrar (411) y las cuentas por pagar (401).
Distinciones fundamentales:
- Naturaleza de las cuentas:
- Cuenta de deudor (411): Representa los créditos de la empresa frente a sus clientes. Aparece en el activo del balance, ya que es una fuente potencial de efectivo para la empresa.
- Cuenta de proveedores (401): Representa las deudas de la empresa con sus proveedores. Aparece en el pasivo del balance y muestra las cantidades que la empresa tiene que pagar.
Similitudes y gestión conjunta:
- Interdependencia en el flujo de caja: En 2024, los programas de contabilidad ofrecerán una visión integrada de estas cuentas, destacando su interdependencia y su impacto conjunto en el flujo de caja de la empresa.
- Gestión automatizada: Las funcionalidades avanzadas permiten una gestión simultánea y coherente de estas cuentas, facilitando el seguimiento de los flujos financieros entrantes y salientes.
Impacto de las innovaciones tecnológicas:
- Análisis precisos y predictivos: Las herramientas contables modernas proporcionan análisis detallados de estas cuentas, lo que permite prever las necesidades de capital circulante y optimizar las estrategias de pago y cobro.
¿Qué es la cuenta 411 del plan contable?
La cuenta 411 en el plan contable
En términos contables, los créditos comerciales se adjuntan a la cuenta 411 del balance bajo el epígrafe "Créditos comerciales" .
La cuenta 411 es en realidad una subcuenta, es decir, una subcategoría de las cuentas de la clase 4 del balance. Estas cuentas de la clase 4 se denominan cuentas de terceros .
💡 Nota: en contabilidad, la cuenta de proveedores también es una cuenta de terceros. Se conoce como cuenta 401 "Acreedores comerciales".
Sin embargo, la cuenta "deudores comerciales" y la cuenta "acreedores comerciales " no aparecen en las mismas partes del balance:
- Las cuentas de deudores aparecen en el activo del balance, en la sección de deudores:
Dougs
- Las cuentas a pagar aparecen en el pasivo del balance, en el epígrafe de pasivos de explotación:
La cuenta de deudor en el balance
ℹ️ Tenga en cuenta: El balance se compone de :
- Las cuentas de clase 1 a 5, que corresponden a las cuentas de balance,
- las cuentas de clase 6 a 7, que corresponden a las cuentas de ingresos y gastos
- las cuentas de la clase 8, que son cuentas especiales.
👉 Para entender las cuentas que figuran en el plan contable, consulte el Plan General de Contabilidad, más conocido como PCG. El PCG reúne las normas contables aplicadas en Francia y formaliza la forma en que las empresas y organizaciones llevan su contabilidad.
¿Cómo lleva el control de sus cuentas de clientes?
Registro de facturas en la cuenta de clientes
En primer lugar, debe saber que la venta de servicios o bienes se factura sin impuestos (sin IVA) si su empresa está sujeta al IVA.
¿Cómo se registra una factura en la contabilidad?
- Emita una factura de venta.
- Cargue la cuenta 4181 en su libro de contabilidad. Esta cuenta 4181 corresponde a la cuenta "Clientes - facturas pendientes de emisión", en la que se carga el importe de los bienes o servicios entregados, IVA excluido,
- Abone el importe de la factura en la cuenta 44 587 "IVA sobre facturas pendientes de emisión" y en una de las dos cuentas siguientes
- la cuenta 706 "Prestaciones de servicios", o
- o la cuenta 707 "Ventas de bienes".
Los asientos contables se realizan :
- manualmente, si utiliza una hoja de cálculo Excel para su contabilidad,
- o automáticamente, si utilizas un programa de contabilidad.
👉 No todas las empresas pueden llevar su contabilidad en Excel. Eres una de ellas?
Escribir una cuenta de deudor
Como hemos visto antes, la finalidad de una cuenta de deudor es hacer coincidir el importe del abono con el importe del adeudo. Esto es precisamente para lo que se utilizan las letras en contabilidad.
La asignación de letras es una técnica que asigna una letra del alfabeto a una única transacción. Se asigna la misma letra a la operación de la columna del Debe y a la operación de la columna del Haber.
Ejemplo:
- Se ha emitido una factura a un cliente.
- El importe aparece únicamente en la columna del Debe. Este importe corresponde a la deuda contraída por el cliente.
- Cuando se efectúa el pago, se crea automáticamente otra línea con un importe que aparece en la columna "Haber".
El sistema de carteo asocia entonces las dos líneas con los importes "débito" y "crédito" correspondientes.
El lettering presenta varias ventajas
- identificar posibles errores
- averiguar si un cliente está al día en sus pagos
- hacer un seguimiento y ponerse en contacto con los clientes si es necesario.
Es bueno saberlo: En 2024, habrá avances significativos en el lettering de cuentas por cobrar, gracias a las tecnologías avanzadas de automatización. La mayoría de los programas informáticos actuales son capaces de llevar a cabo la rotulación automática, asignar letras a las transacciones y casar con precisión los cargos y abonos.
Gestionar sus cuentas por cobrar con el software adecuado: evolución en 2024
Si gestiona sus cuentas sin un experto contable y desea automatizar el seguimiento de sus cuentas por cobrar, algunos programas informáticos de contabilidad podrían serle útiles en el día a día.
Entre otras cosas, los programas de contabilidad le permiten:
- controlar las cuentas por cobrar de sus clientes y los pagos de las facturas,
- reclamar a los clientes si es necesario,
- recopilar todas las facturas de tus proveedores desde tu bandeja de entrada de correo electrónico, tus áreas de clientes o incluso Slack,
- realizar conciliaciones bancarias en tiempo real,
- automatizar los asientos contables y limitar la introducción de datos y los errores humanos asociados a ella.
Algunos ejemplos de software:
- iPaidThat
- ISACOMPTA - AGIRIS
- Sinao
- Facturas SumUp
En 2024, adoptar un software de contabilidad de última generación ya no es un lujo, sino una necesidad para cualquier empresa que desee optimizar su gestión financiera y mirar al futuro con confianza. Adaptarse y abrazar estos cambios es crucial para mantener unas cuentas por cobrar eficientes y actualizadas.
El papel clave de la cuenta de deudor
La cuenta de deudor es una cuenta clave en su contabilidad. Le ofrece una visión precisa de los créditos de sus clientes, así como de los flujos entrantes que le permitirán financiar sus pasivos corrientes.
Ahora le toca a usted utilizar las mejores prácticas enumeradas en este artículo para supervisar diariamente sus cuentas por cobrar.
Artículo traducido del francés