Contabilidad de las empresas individuales: el expediente completo que le ayudará a entenderlo todo
¿Es usted el responsable de una empresa individual (EI) y se pregunta cuáles son las normas contables?
Porque las obligaciones contables aplicables dependen de su régimen fiscal y de su actividad... ¡es fácil perderse!
Pero que no cunda el pánico: tanto si se trata de una microempresa como de una empresa que se rige por el régimen fiscal normal o de una empresa BIC, ¡lo tenemos todo cubierto!
¿Cuáles son las obligaciones contables de un empresario individual?
Las obligaciones contables de las Empresas Individuales (EI) varían en función de :
- El régimen fiscal aplicado:
- régimen real normal,
- régimen fiscal simplificado,
- régimen de la microempresa.
- La actividad empresarial:
- negocio que genera beneficios industriales o comerciales, o BIC,
- negocio que genera beneficios no comerciales, o BNC.
Obligaciones contables de las sociedades de responsabilidad limitada en régimen real estándar
Empresas afectadas
- Empresas que generan un volumen de negocios superior a :
- 818.000 euros, IVA excluido, para la venta de bienes, la comida para llevar o consumir en el local y el suministro de alojamiento,
- 247.000 euros sin IVA para las actividades de prestación de servicios.
- que estén sujetas a otro régimen fiscal, pero que, no obstante, hayan optado por el régimen fiscal real normal.
Sus obligaciones contables
- Contabilidad de compromiso 👉 Se trata de declarar todos los movimientos que afecten al patrimonio de la empresa:
- registrar los créditos y débitos por orden cronológico ;
- registrar todos los justificantes el mismo día en que se elaboran.
- Elaborar los libros contables, es decir :
- el libro diario: registra las operaciones contables por orden cronológico;
- el libro mayor: recoge todas las transacciones, clasificándolas por cuentas contables.
- Centralizar mensualmente los libros auxiliares en el libro diario.
- Elaborar las cuentas anuales y presentarlas ante el Tribunal de Comercio:
- el balance: muestra el activo y el pasivo de la empresa a una fecha determinada;
- la cuenta de pérdidas y ganancias: muestra los ingresos y gastos del ejercicio;
- los anexos: ayudan a comprender el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias.
- Realizar un inventario al menos una vez cada doce meses.
Obligaciones contables de las sociedades de responsabilidad limitada en régimen real simplificado
Empresas afectadas
- Para la venta de bienes, la comida para llevar o consumir en el local y el suministro de alojamiento 👉 empresas con un volumen de negocios comprendido entre 176.200 y 818.000 euros, IVA excluido.
- Para las actividades de prestación de servicios 👉 empresas con un volumen de negocios de entre 72.600 y 247.000 euros, IVA excluido.
💡 En los casos anteriores, las empresas se acogen automáticamente al régimen real simplificado y se benefician de la desgravación contable. No obstante, pueden optar por el régimen real normal.
Sus obligaciones contables
- Llevar contabilidad de caja 👉 Este tipo de contabilidad sólo tiene en cuenta los ingresos percibidos y los gastos pagados. Los cobros y los pagos sólo se registran al final del ejercicio.
- Centralizar los asientos contables (en un libro diario, en particular) cada trimestre.
- Realizar una valoración a tanto alzado de las existencias y de los trabajos en curso.
- Deducir a tanto alzado los gastos de combustible, calculados según los baremos de la administración fiscal.
- Elaborar las cuentas anuales y presentarlas ante el Tribunal de Comercio:
- un balance simplificado: que muestre los principales activos y pasivos ;
- una cuenta de pérdidas y ganancias simplificada, en la que figuren los principales ingresos y gastos.
Obligaciones contables de las EI acogidas al régimen de microempresas
Empresas afectadas
- Para la venta de bienes, comida para llevar o comida para consumir en el local y el suministro de alojamiento 👉 empresas con un volumen de negocios inferior a 176.200 euros, IVA excluido.
- Para las actividades de prestación de servicios 👉 empresas con un volumen de negocios inferior a 72 600 euros, IVA excluido.
Las empresas acogidas a este régimen se benefician de una contabilidad muy simplificada, cuyo objetivo principal es determinar los beneficios imponibles por la administración fiscal.
Sus obligaciones contables
- Llevar un libro de ingresos, en el que se anotan por orden cronológico todos los ingresos a lo largo de un año.
- Elaborar un registro de compras en los siguientes casos
- venta de bienes
- venta de productos alimenticios para consumir en el local o para llevar,
- servicios de alojamiento.
- Elaborar facturas.
Las microempresas no están obligadas a llevar una contabilidad anual.
Obligaciones contables de los empresarios individuales en el régimen BNC
Empresas afectadas
El régimen BNC se aplica a los ingresos procedentes de :
- profesiones liberales
- cargos y despachos (por ejemplo, notarios)
- derechos de autor,
- agentes que actúan por cuenta de sus clientes, etc.
Sin embargo, las obligaciones contables de las sociedades de responsabilidad limitada inscritas en el régimen BNC difieren en función del régimen fiscal al que estén sujetas:
- el régimen micro-BNC 👉 para las empresas con un volumen de negocios inferior a 72.600 euros ;
- el régimen de declaración controlada 👉 para las empresas con un volumen de negocios superior a 72.600 euros.
💡 La Ley de Finanzas de 2022 permite ahora salirse del régimen de declaración controlada en el mismo plazo que para acogerse a él.
Obligaciones contables para las EI acogidas al régimen micro-BNC
Se trata de las mismas obligaciones que para las microempresas acogidas al régimen BIC (véase más arriba).
Obligaciones contables para las sociedades limitadas acogidas al régimen de declaración controlada
- Llevar contabilidad de caja 👉 Como se ha visto anteriormente, esto requiere llevar un libro de ingresos y gastos.
- Elaborar un registro de inmovilizado 👉 se trata de una característica específica de las BNC en régimen de declaración controlada, y consiste en indicar :
- la fecha de adquisición y enajenación del inmovilizado,
- su naturaleza
- su coste y precio de venta.
- Elaborar una cuenta de resultados a efectos fiscales (declaración nº 2035). Sin embargo, las cuentas anuales no son obligatorias.
¿Cómo se lleva la contabilidad de un empresario individual?
Utilizar los servicios de un censor jurado de cuentas
Muchos empresarios individuales, sobre todo los que operan con el sistema contable estándar, optan por utilizar los servicios de un censor jurado de cuentas:
- externalizando su contabilidad, aunque sea parcialmente,
- contratando a su propio contable profesional.
Contratar a un censor jurado de cuentas puede suponer un gasto importante, pero ofrece tres ventajas principales:
- ahorra tiempo a la empresa
- menor riesgo de error, y cumplimiento de la normativa contable vigente,
- asesoramiento experto, sobre todo en materia fiscal.
En última instancia, son las competencias disponibles en la empresa, el presupuesto y, sobre todo, el tipo de contabilidad que se va a aplicar lo que determina la conveniencia o no de recurrir a un censor jurado de cuentas.
Tenga en cuenta que también puede optar por los servicios de un experto contable en línea.
Llevar tu propia contabilidad
Llevar tu propia contabilidad te permite :
- ahorrar dinero
- tener una visión más clara de sus gastos, ingresos y negocio en general.
Contabilidad en Excel para empresarios individuales
Es posible llevar la contabilidad de forma tradicional, utilizando sobre todo una hoja de cálculo Excel, especialmente si se dispone de una contabilidad simplificada (el registro de entradas y salidas de la microempresa, por ejemplo).
Sin embargo, a partir del momento en que las obligaciones contables del empresario individual se hacen más complejas y requieren la elaboración de cuentas anuales, se recomienda utilizar un programa informático de contabilidad.
Programas informáticos de contabilidad para empresarios individuales
La principal ventaja de los programas informáticos de contabilidad es que existe una gama tan amplia en el mercado que es fácil encontrar la solución que se adapte a sus necesidades:
- la naturaleza de sus obligaciones contables
- la estructura y las competencias de la empresa
- el presupuesto que puedes asignarle. Incluso puedes encontrar programas de contabilidad gratuitos para autónomos, una solución adaptada a las necesidades de las pequeñas empresas.
Y también tiene otras ventajas:
- Es una herramienta de gestión que te da una visión general de la situación financiera de tu empresa;
- Centraliza la información, haciéndola accesible en cualquier momento y desde cualquier lugar;
- Ahorra tiempo;
- Reduce errores, como la introducción de datos;
- es una buena herramienta de comunicación entre empleados, pero también con el censor jurado de cuentas.
¿Cuál es su solución para cumplir con las obligaciones contables de su empresa unipersonal? Cuéntenos su experiencia en la sección de comentarios.
Artículo traducido del francés