¿Cómo gestionar tu contabilidad en Excel de manera experta?

El sistema contable de una empresa, cualquiera que sea su forma (individual o societaria), se debe regir por lo dispuesto en el Código de Comercio y demás normas referentes a las operaciones contables.

Llevar la contabilidad en Excel, según la legislación vigente, es completamente admisible, desde que el proceso asegure la rigurosidad y exactitud de los cálculos, así como la disponibilidad de los soportes correspondientes.

En este artículo, te guiamos en el importante proceso de seguimiento de tus ingresos y egresos a través de hojas de cálculo y plantillas de Excel, las cuales podrás descargar gratuitamente. Sin más preámbulos, veamos cómo llevar la contabilidad de tu empresa. 🔥

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12 plantillas Excel gratis para optimizar tu proceso contable

El tipo y el tamaño de una empresa determinan la complejidad de sus procesos internos. En este sentido, Excel se vuelve un aliado de las pequeñas empresas y autónomos que buscan llevar en orden su contabilidad, sin tener que optar por un software de pago.

Elaborar los estados financieros de una empresa requiere la generación de una serie de documentos y el seguimiento continuo de los mismos. La correcta utilización de un conjunto de tablas compuestas por filas y columnas, así como la formulación precisa de las celdas, puede resultar en un completo sistema de cálculo contable.

La siguiente lista exhaustiva de plantillas en Excel, es un ejemplo de cómo la implementación de modelos predefinidos puede ayudar al seguimiento de tu gestión empresarial. 👇

1. Plantillas Excel: ingresos y gastos de empresa

Lleva el registro detallado de cada cuenta de tu negocio, ingresando las entradas y salidas mensuales de dinero y realizando un plan de previsión de tesorería:

• Ingresos y Egresos
• Plan de tesorería
• Flujo de caja
• Libro Diario

2. Plantillas Excel: gestión financiera

El punto de partida para que un negocio pueda funcionar es no gastar más de lo que se gana , sobre todo si no quieres tener que librar una batalla desde el comienzo para conseguir financiación.

Prepara una cantidad considerable de argumentos para convencer a los inversores y dales tranquilidad mes a mes, mostrándoles buenos resultados, con la ayuda de los siguientes modelos:

• Plan de financiamiento
• Balance General
• Balance Funcional

3. Plantillas Excel: gestión empresarial

Puedes optimizar la administración de tu empresa gracias a la automatización de procesos y al análisis de información de interés, a partir de modelos como:

• Conciliación bancaria
• Facturación
• Nómina
• Presupuesto
• Umbral de rentabilidad

¿Qué se necesita para llevar la contabilidad de una empresa en Excel?

Cuando se trata de llevar a cabo un seguimiento de los ingresos y gastos de una empresa, las funcionalidades que ofrece Excel son lo suficientemente avanzadas como para asegurar un buen proceso contable.

En realidad, la decisión de utilizar Excel en vez de un programa contable, reside en la capacidad para asegurar una buena organización y rigurosidad del proceso.

Además de valerte de las plantillas que antes te hemos presentado, sigue la serie de buenas prácticas que enumeramos a continuación.

1. Centraliza la información

El primer paso para poder analizar la información es, evidentemente, organizarla y centralizarla, de manera que la automatización de los cálculos pueda simplificarse. Contar con un mismo archivo en formato Excel compuesto por diferentes hojas de cálculo facilita la posterior generación de informes y gráficos.

La información que utilices para armar tu base de datos puedes clasificarla por temas:

• costes operacionales;
• ingresos por ventas;
• facturas de clientes y proveedores;
• lista de clientes;
• información relativa al inventario, etc.

Debes contar con un sistema para asegurar la trazabilidad de la información y su conservación para efectos legales y de consulta.

2. Crea una base de datos de clientes

Dependiendo del tipo de negocio que tengas, tu empresa va tener que hacer un manejo contable:

• a nivel interno: procesos propios del funcionamiento de la empresa;
• a nivel externo: manejo de la relación con los clientes y proveedores.

A nivel externo, crear una base de datos con toda la información referente a tus clientes, te va a permitir automatizar tu proceso de facturación, gracias a que la información recurrente (como los datos de identificación, periodicidad, etc.) se podrá predeterminar por medio de una fórmula o simplemente fijar.

3. Detalla los gastos

A medida que la empresa avanza en su actividad, es posible que sus operaciones económicas conozcan un incremento. Respaldar el crecimiento del negocio consiste en hacer un seguimiento asiduo de los gastos y realizar la proyección de ventas necesarias para hacerles frente.

Llevar un registro mensual de las ventas en contraposición con los gastos debidos a la operación de la empresa, facilita el análisis de la evolución de la compañía. Sucede lo mismo con los procesos de fabricación, producción y distribución, en caso de que existan.

Para esto es necesario que conserves los soportes y comprobantes de facturas de compras que realices.

4. Garantiza el cumplimiento de la legislación

Como lo mencionamos al comienzo de este artículo, la contabilidad es ante todo una obligación legal que tiene toda empresa. Esto quiere decir que, independiente del método que haya escogido la empresa para su gestión contable (software contable o Excel), esta debe asegurar el cumplimiento de aspectos como:

• La realización de declaraciones fiscales dentro de los plazos establecidos.
• La presentación de soportes y comprobantes que garanticen la veracidad de la información declarada frente a la autoridad competente.
• La generación de los libros de contabilidad mínimos exigidos por el Código de Comercio.

Puntualmente, el Concepto 991 de 2 de noviembre de 2018 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) establece que:

Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica.

5. Automatiza tus procesos

Los procesos internos de la empresa que tienen incidencia en su contabilidad, pueden ser organizados y automatizados, de manera que el procedimiento contable se agilice. En este sentido, es necesario programar lo referente a:

• la nómina;
• la facturación;
• el control de inventario;
• la administración empresarial;
• el seguimiento financiero.

6. Garantiza la seguridad de la información

Para garantizar que la empresa está en capacidad de dar cumplimiento a la totalidad de disposiciones en materia de contabilidad (libros, comprobantes, balances de comprobación, etc.), la misma debe asegurarse de que el medio que elija para hacer sus cálculos, garantiza la protección de los datos.

Para esto, debes contar con un sistema de acceso y control de la información que contemple permisos a las personas responsables de actualizar la documentación periódicamente.

6 ventajas de llevar tu contabilidad en Excel

Economía y accesibilidad

Una de las principales ventajas de Excel es que no requiere de una inversión adicional en software contable especializado.

Excel forma parte del paquete de Microsoft Office, el cual es común en la mayoría de las empresas, lo que significa que puedes empezar a llevar tu contabilidad sin incurrir en costos adicionales. 💸

Además, su interfaz es accesible para usuarios con distintos niveles de conocimiento, permitiendo que cualquier persona con un conocimiento básico del programa pueda manejarlo eficientemente.

Personalización y flexibilidad

Excel ofrece una flexibilidad incomparable en la gestión de datos financieros. Puedes crear y modificar plantillas según las necesidades específicas de tu negocio, personalizando:

• fórmulas;
• gráficos;
• tablas para adaptarlos a la realidad de tu empresa.

Esto te permite tener un control total sobre la estructura de tu información contable, ajustándola conforme tu empresa crece o cambia.

Automatización de procesos

Aunque no es un software especializado en contabilidad, Excel permite automatizar muchas tareas rutinarias a través de fórmulas, macros y otras funcionalidades.

Puedes programar cálculos automáticos para balances, generar informes financieros en segundos, y realizar un seguimiento continuo de ingresos y gastos sin esfuerzo adicional. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce el riesgo de errores humanos en los cálculos.

Integración con otros sistemas

Excel se integra fácilmente con otros programas y sistemas, permitiendo la importación y exportación de datos sin complicaciones.

👉 Por ejemplo, puedes importar registros de ventas desde tu sistema de punto de venta (POS) o exportar informes para presentarlos a tus asesores financieros o a la administración tributaria. Esta capacidad de interoperabilidad asegura que toda la información de tu empresa esté centralizada y accesible cuando la necesites.

Análisis de datos y visualización

Con Excel, no sólo puedes llevar un registro de tus transacciones, sino también analizar y visualizar la información de manera efectiva.

La creación de gráficos dinámicos, tablas pivote y reportes detallados te permite obtener una visión clara y en tiempo real de la salud financiera de tu empresa. Esto facilita la toma de decisiones estratégicas, basadas en datos concretos y actualizados.

Confiabilidad y soporte continuo

Excel es un software robusto, desarrollado por Microsoft, una empresa que garantiza actualizaciones constantes y soporte técnico.

Esto te proporciona una herramienta confiable, que evoluciona con el tiempo y se adapta a las nuevas necesidades del mercado, sin que tengas que preocuparte por la obsolescencia o falta de soporte técnico.

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Llevar tu contabilidad en Excel en definitiva

Gestionar la contabilidad de tu empresa en Excel es una alternativa práctica y accesible que, con las herramientas y buenas prácticas adecuadas, puede ser tan eficiente como cualquier software especializado.

A través de plantillas personalizables, la posibilidad de automatizar procesos y una amplia capacidad para el análisis de datos, Excel se posiciona como una opción versátil para pequeñas y medianas empresas.

Ahora que ya tienes todo lo que necesitas para gestionar tu contabilidad en Excel, sin ningún problema, ¡¿qué esperas?! 🏃‍♂️