Contabilidad del comercio electrónico: facturación, IVA, software... ¡siga nuestra guía para cumplir!
¿Cómo se gestiona la contabilidad del comercio electrónico? Si quieres crear un sitio de comercio electrónico o ya has puesto en marcha tu tienda online, esta es una pregunta que te estarás haciendo.
Sí, quieres hacer las cosas bien, y la contabilidad es una parte importante de tu negocio. Desde el punto de vista jurídico, hay obligaciones legales que cumplir, como abrir una cuenta bancaria, emitir facturas a los clientes y llevar la contabilidad de determinadas empresas.
Veamos algunos de los puntos que debes tener en cuenta si quieres gestionar correctamente las cuentas de tu comercio electrónico.
Abrir una cuenta bancaria
Es el punto de partida de la venta en línea. Todas las empresas están obligadas a abrir una cuenta bancaria para su negocio. Esto se debe a que necesitará recibir el pago de los pedidos que le hagan sus clientes.
Ahora bien, ¿está obligado a abrir una cuenta bancaria de empresa ? Esto dependerá del estatuto de su empresa:
- para las empresas con capital social, es obligatorio;
- para los empresarios autónomos y los comerciantes individuales, basta con una cuenta bancaria normal, siempre que esté dedicada a su actividad y separada de sus cuentas personales.
Gestionar la facturación
La facturación: una etapa esencial
Las facturas constituyen la base de la contabilidad de su comercio electrónico. La ley es muy clara:
"Toda compra de productos o prestación de servicios para una actividad profesional debe ser facturada" Art. L441-3 del Código de Comercio francés.
Su tienda en línea no es una excepción a la regla. Además, en el comercio electrónico, la factura debe emitirse cuando se envía el pedido, y no cuando se recibe el pago.
"El vendedor está obligado a emitir la factura tan pronto como se haya realizado la venta o prestado el servicio" - Art. L441-3 del Código de Comercio francés.
Debe incluir toda la información obligatoria requerida.
Para cumplir con esta obligación, puede
- generar una factura electrónica en el momento del pedido, que sus clientes recibirán por correo electrónico en formato PDF y/o a través de su espacio cliente;
- generar e imprimir la factura para incluirla en el paquete en el momento de su envío;
- u optar por ambas opciones, siempre que las dos facturas sean estrictamente idénticas.
Si desea automatizar la emisión de facturas para ahorrar tiempo y evitar errores humanos:
- comprueba si la plataforma de comercio electrónico o marketplace en la que vendes te permite gestionarlo de forma nativa o mediante módulos adicionales;
- utilice un software de facturación que interactúe con su plataforma de comercio electrónico.
💡 Descargar las facturas de los clientes de forma regular (semanal o mensualmente) con el fin de recopilar documentos justificativos para su contabilidad, si su solución no lo gestiona automáticamente.
Emitir una nota de crédito
En las ventas en línea, los clientes disponen de 14 días para retractarse de su pedido, sea cual sea el motivo. Es inevitable que en algún momento se encuentre en esta situación.
En este caso, puede ofrecer a su cliente una nota de crédito, que éste podrá decidir aceptar o no. A continuación, tendrás que generar una factura de nota de crédito, que corregirá la primera factura que recibieron.
💡 También en este caso, puedes automatizar la emisión de una factura de nota de crédito utilizando tu software de facturación o a través de tu plataforma de comercio electrónico si te permite gestionarlo directamente.
Gestión del IVA
Facturación y cobro del IVA: ¿a quién afecta?
El IVA, o impuesto sobre el valor añadido, es un impuesto que deben pagar casi todas las empresas.
De hecho, algunas empresas están automáticamente exentas del IVA, mientras que otras pueden optar por ello en determinadas condiciones:
- con el estatuto de autoempresario, la exención del IVA se aplica automáticamente ;
- las empresas unipersonales (EI, EIRL, etc.) pueden optar por el régimen de microempresa y, por tanto, por la exención del IVA;
- todas las empresas cuyo volumen de negocios no supere los 85.800 euros procedentes de la venta de bienes también pueden optar por la exención.
En este caso, no tendrá que facturar el IVA a sus clientes, sino emitir una factura sin IVA, indicando claramente "IVA no aplicable, art. 293 B del Código General de Impuestos".
IVA sobre las ventas en Francia
Si está sujeto al IVA, deberá añadirlo al precio de venta para poder recaudarlo y redistribuirlo a Hacienda. El tipo varía en función del tipo de bienes vendidos.
El tipo general aplicable en Francia es del 20%, tanto si vende en régimen B2B como B2C. Se aplican tipos reducidos de IVA del 10%, el 5,5% e incluso el 2,1% a determinados tipos de productos, como :
- libros
- productos alimenticios
- alimentos para animales de compañía
- medicamentos
- obras de arte
- equipos para discapacitados, etc.
Para saber más, consulta la lista completa de los diferentes tipos de IVA vigentes en 2024.
💡 Así que no olvides establecer el tipo de IVA adecuado para cada uno de tus productos en tu solución de comercio electrónico.
El IVA para las ventas de comercio electrónico en la UE
El sistema de IVA intracomunitario, antes muy complejo, se ha simplificado a partir del 1 de julio de 2021.
La regla es la siguiente: si vende bienes por valor de más de 10.000 euros (IVA excluido) en un país de la UE, deberá pagar el IVA según las normas vigentes en el país receptor.
Para pagar el importe adeudado, diríjase a la ventanilla única del IVA.
He aquí un ejemplo ilustrativo que le ayudará a orientarse:
Una empresa francesa vende bañadores en su tienda online y tiene que recaudar el IVA. Realiza entregas únicamente en Francia y España, donde se encuentran sus clientes. En 2024, generó en España unas ventas de 45.000 euros, IVA excluido, y superó el umbral de 10.000 euros el 1 de julio.
Por lo tanto, debe :
- facturar, recaudar y pagar el IVA francés al 20% sobre los 10.000 euros de volumen de negocios en España,
- facturar, recaudar y pagar el IVA español al 21% (en la ventanilla única) sobre los 35.000 euros por encima del umbral.
IVA sobre las ventas en el Reino Unido
Como sabe, a partir del 1 de enero de 2021, el Reino Unido dejará de formar parte de la Unión Europea. En consecuencia, cada venta a través de su sitio de comercio electrónico es ahora una exportación, y viene con su propio conjunto de formalidades.
Tendrás que obtener un número EORI y registrarte en el HMRC para declarar y pagar el IVA británico.
Estos son los trámites:
- si su venta no supera las 135 libras: debe pagar el IVA británico directamente;
- si tu venta supera las 135 libras: no hay que pagar IVA, del mismo modo que las exportaciones fuera de la UE.
💡 Comprueba que tu plataforma de comercio electrónico tiene en cuenta esta especificidad británica, o si un complemento, módulo o software puede hacerlo.
Equípate con un software de contabilidad para comercio electrónico
Por supuesto, puedes gestionar tus facturas y cuentas con un archivo de Excel. Esto es perfecto cuando acabas de poner en marcha tu negocio y las ventas aún son escasas. Pero en cuanto el ritmo de pedidos se acelera (que es toda la mala noticia que le deseamos), realizar estas tareas manualmente puede convertirse rápidamente en una pérdida de tiempo.
Muchas soluciones de comercio electrónico le permiten producir facturas y notas de crédito, y posiblemente exportar sus ventas, pero no le permiten registrar los flujos financieros de su negocio en su contabilidad.
Por ello, es muy recomendable recurrir a programas de gestión de ventas que incluyan un módulo de contabilidad, como Lundi Matin Business, o a programas de contabilidad profesionales.
Además de ahorrarle tiempo, le permiten :
- automatizar los flujos de trabajo
- evitar reentradas y errores humanos
- cumplir la legislación,
- realizar un seguimiento de sus gastos para controlar su tesorería y rentabilidad.
¿Es obligatorio recurrir a un experto contable?
¿Es obligatorio recurrir a un experto contable para llevar la contabilidad de su sitio de comercio electrónico? La respuesta es no.
A menudo, debido a la falta de liquidez al inicio de su actividad, puede ser reacio a subcontratar la contabilidad. Es comprensible, pero debe saber que a menudo se trata de una inversión rentable por varias razones (buen asesoramiento para optimizar los costes, ahorro de tiempo, evitación de multas por incumplimiento de la legislación fiscal, etc.).
Por tanto, le recomendamos que, en cuanto disponga de suficiente liquidez y de un volumen de ventas suficientemente importante, recurra a un experto contable para llevar su sitio de comercio electrónico al siguiente nivel.