Automatice su contabilidad: ¿por qué no?
¿Un robot que le lleve la contabilidad o que sustituya a su experto contable? La contabilidad automa tizada es una tendencia que gana terreno en las empresas, alentada por la transformación digital.
La evolución de la profesión contable es una realidad, pero la contabilidad automatizada no sustituye en absoluto el papel del contable.
Simplemente elimina la necesidad de introducir datos manualmente y aprovecha el análisis de datos para ofrecer a las empresas una visión global de su salud financiera.
Al experto contable, por su parte, se le confía una función de asesoramiento: se convierte en el punto de referencia contable para la toma de decisiones empresariales.
Como puede ver, el fin de los contables no está a la vista. Descubra más sobre los retos de la automatización de los procesos contables y cómo el software de contabilidad en línea está ayudando a las empresas a digitalizarse.
Automatización contable: definición
La automatización contable consiste en eliminar los procesos manuales y sustituirlos por otros automáticos, utilizando software especializado y seguro.
La automatización contable abarca :
- la introducción con table: introducción de facturas, introducción de asientos contables, introducción de extractos bancarios, introducción de nóminas,
- impresión de presupuestos y facturas,
- la desmaterialización de las facturas, que ya es un requisito legal,
- gestión de nóminas,
- elaboración de balances y cuentas de pérdidas y ganancias,
- gestión del IVA.
También se habla de "digitalización de la contabilidad", "robotización de la contabilidad " o RPA (Robotic Process Automation). Se trata de aprovechar los avances tecnológicos en robotización e inteligencia artificial (IA) y aplicarlos a la contabilidad.
La automatización de procesos repetitivos evita errores de introducción manual y libera tiempo para tareas de mayor valor añadido.
Ejemplo: el robot lee una factura escaneada, identifica la información relevante como el importe, el cliente, la fecha y el IVA, para automatizar el procesamiento de facturas.
¿Por qué automatizar la contabilidad y elegir un programa informático?
Ventajas de la contabilidad automatizada para las empresas
¿Por qué automatizar la contabilidad? ¿Cuáles son las ventajas de los programas de contabilidad automatizada?
En resumen, los programas de contabilidad en línea
- automatiza los procesos contables ;
- optimiza los costes al evitar tareas repetitivas, que consumen mucho tiempo y aportan poco valor añadido;
- reduce el número de errores (fórmulas, asientos incorrectos, duplicaciones, confusiones, etc.)
- garantiza el cumplimiento de la legislación gracias a las actualizaciones periódicas y automáticas de la herramienta: puede estar seguro de que su contabilidad se gestiona en total conformidad con la ley;
- facilita los intercambios con su experto contable, que tiene acceso directo a la herramienta para supervisar sus cuentas en tiempo real;
- ofrece acceso móvil a los datos contables a través de una aplicación móvil, para algunos paquetes de software.
Las ventajas de la automatización contable para los contables
Según Exact pour Experts-Comptables, existen 5 ventajas en una solución de producción contable 100% en la nube:
- movilidad y libertad: acceso a datos actualizados, incluso cuando se está de viaje con un cliente ;
- colaboración y asesoramiento: más tiempo para el asesoramiento y mejor relación con el cliente, compartiendo una interfaz común;
- aumento de la productividad gracias a la automatización de tareas y procesos;
- gestión de la actividad del bufete: datos contables seguros, cuadros de mando personalizados, seguimiento de casos, etc.
- interactividad : conexión de las aplicaciones de la empresa con la herramienta de producción contable.
☝️ En resumen, los programas de contabilidad en línea son tan beneficiosos para un gestor de empresa como para un experto contable.
¿Cómo puede automatizar sus procesos contables?
Los programas informáticos están cada vez más equipados con funciones de automatización con table como :
- Reconocimiento de documentos y datos mediante tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres),
- archivo
- controles de conformidad,
- procesos de validación, etc.
Dado que la contabilidad tiene un impacto transversal en prácticamente todos los departamentos de una empresa, las ventajas de automatizar los procesos contables son cada vez más amplias.
He aquí algunos ejemplos de procesos contables que pueden automatizarse.
Precontabilidad
Este término engloba todo el trabajo previo a la contabilidad, es decir, todo lo que el gestor o contable de una empresa tiene que preparar antes de llamar a su experto contable, si lo tiene.
Las tareas previas a la contabilidad incluyen la recopilación, el archivado y la clasificación de todos los datos contables:
- facturas de proveedores
- facturas de clientes
- informes de gastos
- extractos bancarios
- nóminas,
- cotizaciones a la seguridad social, etc.
🔎 Ejemplos de software :
- Dext es un paquete de software precontable llave en mano dirigido a VSE y PYME que puede gestionar un volumen muy grande de facturas de compra (número ilimitado de proveedores).
Tome una foto del documento o impórtelo desde su buzón de correo, y Dext se encarga de eliminar los duplicados, extraer los datos y convertirlos en asientos contables.
- Spendesk es un software de gestión de compras para empresas que ofrece una interfaz única para centralizar automáticamente todos sus gastos e informes de gastos. Esto le proporciona una visibilidad fiable y en tiempo real de todos sus datos. Automatiza tus procesos contables, desde la recuperación de recibos hasta la introducción de cuentas, pasando por la conciliación bancaria y los recordatorios a empleados.
- Sage Business Cloud Compta, software de contabilidad 100% en la nube para pequeñas empresas, genera automáticamente tus asientos importando todos tus datos bancarios, de compras y ventas. ¡Se acabaron los errores tipográficos! Además, gracias a la sincronización con su cuenta bancaria y a la generación automática de cuadros de mando, puede supervisar su flujo de caja en tiempo real, lo que le proporciona un mayor control.
Procesos de compra
Las compras a proveedores desencadenan un gran número de flujos de información y documentos que es necesario seguir y archivar.
Por ejemplo, puede automatizar :
- generar pedidos de compra
- actualizar los niveles de existencias en tiempo real una vez recibida la mercancía
- generar una factura de compra a partir del pedido
- crear asientos contables a partir de facturas,
- archivar las facturas en el programa de contabilidad,
- tener en cuenta el pago de impuestos.
🔎 Ejemplo de software: Azopio automatiza la recuperación de facturas, recibos y movimientos bancarios desde distintas fuentes (aplicación móvil, foto de una factura, correo electrónico, etc.). A continuación, los clasifica antes de depositarlos en sus servicios de almacenamiento en la nube correspondientes. Este programa de contabilidad automatiza la conciliación con su banco y sincroniza automáticamente sus cuentas con la plataforma.
Procesos de venta
Al igual que las compras, los procesos de venta implican la creación de una serie de procedimientos, documentos y asientos contables.
Por ejemplo, puede automatizar
- el seguimiento de un presupuesto hasta la aprobación del cliente,
- generar un pedido de compra a partir de un presupuesto,
- generar una factura de cliente a partir de un pedido,
- crear asientos contables a partir de facturas,
- archivar facturas en el programa de contabilidad,
- alertas de facturas vencidas.
Gestión de nóminas
La nómina es una actividad que, además de ser recurrente y obligatoria, no crea valor. Por lo tanto, automatizarla ofrece muchas ventajas.
Por ejemplo, puede automatizar
- el cálculo de los salarios (bruto, neto a pagar, retenciones en origen),
- la creación de nóminas
- el registro de los asientos contables relacionados con las nóminas
- la declaración electrónica de las cotizaciones sociales mediante la Declaración Social Nominativa (DSN),
- control de la coherencia de los asientos, etc.
Consulte nuestro directorio para ver ejemplos de programas de gestión de nóminas.
Gestión financiera
Tanto si llevas una contabilidad convencional, de caja o de compromiso, conectar tu software de contabilidad a tu cuenta bancaria puede ser de gran ayuda.
Por ejemplo, puede automatizar
- recuperar extractos bancarios
- realizar asientos contables en el libro de caja
- el seguimiento de la tesorería en tiempo real
- la conciliación bancaria.
🔎 Ejemplos de software:
- IPaidThat recupera automáticamente las facturas de una bandeja de entrada de correo electrónico o del área de clientes, e importa los datos directamente al software. A continuación, realiza la conciliación bancaria para cotejar tus documentos con tus transacciones bancarias. Puede realizar un seguimiento detalladode su tesorería mediante informes y gráficos precisos, en tiempo real o durante un periodo determinado.
- Superindep.fr es el programa de contabilidad ideal para los empresarios autónomos, ya que gracias a sus funciones a medida, se anticipa a los problemas administrativos como la morosidad o el olvido de declaraciones, para que pueda concentrarse plenamente en su actividad con total tranquilidad. Se acabaron las largas horas dedicadas a la gestión de su contabilidad, la plataforma automatiza sus declaraciones de volumen de negocios y de IVA para una eficacia aún mayor.
Herramientas para automatizar su contabilidad
La transformación digital de las empresas no perdona a la contabilidad, y poco a poco está cambiando la forma de trabajar de los contables. ¿Cómo conseguirlo? Aunque los programas de contabilidad instalados localmente llevan mucho tiempo ayudando a los gestores de empresas y a los censores jurados de cuentas, la novedad está en otra parte. El software en línea, o software SaaS, permite :
- Actualizar los datos en tiempo real,
- acceso a las cuentas en cualquier momento y desde cualquier lugar con sólo una conexión a Internet o una aplicación móvil, todo ello gracias a la nube,
- un mejor seguimiento global gracias a los cuadros de mando de supervisión.
Existe una amplia gama de software en línea para ayudar a las empresas y a sus contables a gestionar sus cuentas. Además de los ejemplos ilustrados en este artículo, se trata de :
- Indy Comptabilité está pensado para los autónomos en régimen BNC: prescinda de la introducción de datos bancarios y automatice su contabilidad con una herramienta intuitiva y moderna.
- Mister Compta le ahorra tiempo y le da tranquilidad con una solución en línea segura (para las VSE y los autónomos).
- Sinao elimina lo superfluo en una herramienta que se concentra en las funciones esenciales para las empresas de nueva creación, las microempresas y las PYME.
Artículo traducido del francés