¿Contabilidad? ¡Tú puedes! Sigue los 10 pasos

Todas las empresas están obligadas a registrar las transacciones que afectan a sus activos y actividades.

Cada asiento contable es necesario para trazar el flujo de la actividad, pero también para elaborar un retrato normalizado, fiable y fiel de la situación financiera de la empresa.

Tanto si es algo que está acostumbrado a hacer como si es la primera vez que lo hace, si está aquí es porque la contabilidad es una de sus misiones y busca asesoramiento contable. ¿Cómo se registran las transacciones contables? ¿Cómo se rellena el diario contable y cómo se introduce una factura?

Sigue esta guía, coescrita por Raphael Berguig, censor jurado de cuentas y auditor legal en Nexco.

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Asientos contables: definición

Un asiento contable consiste en registrar en la contabilidad cada transacción que entra o sale de la empresa, con una entrada en uno de los diarios contables.

Todos los asientos contables, que constituyen el asiento contable, sirven luego de base para calcular el resultado y el balance.

No existe ningún requisito legal sobre quién debe realizar los asientos contables. Aunque no es necesariamente necesario tener un título en contabilidad, sigue siendo útil saber un poco de contabilidad.

Sin embargo, dependiendo del tipo de empresa, esta tarea suele ser llevada a cabo por :

• el jefe de la empresa, en el caso de una empresa muy pequeña,
• el contable o el departamento de contabilidad
• un censor jurado de cuentas.

¿Cómo se registran las operaciones contables?

Paso 1: Recopilar justificantes

Por ley, toda compra o venta debe ir acompañada de una factura. Y cuando realizas un asiento en tu contabilidad, necesitas poder justificar cada asiento con el documento justificativo correspondiente en caso de auditoría por parte de las autoridades fiscales.

Además de las facturas de compra y venta, también existen :

• la factura de mosto, que es una nota de crédito que registra una deuda del cliente con el proveedor,
• y la nota de crédito, que es una nota de crédito que registra una deuda del proveedor con el cliente.

Estas facturas se utilizan para rectificar posibles discrepancias entre la factura y la realidad, ya sea en el caso de un descuento comercial concedido a posteriori (si la entrega se retrasa, por ejemplo), o en el caso de una devolución de mercancías.

👉 Existen, sin embargo, algunas excepciones, que no eximen de presentar cualquier documento que pueda servir para justificar una compra o venta en caso de inspección fiscal: hoja de peso, hoja de salida, albarán, extractos bancarios, libro de caja, etc.

Palabras del experto

La recopilación rigurosa de justificantes es esencial para garantizar la transparencia y verificabilidad de cada asiento contable. Esto incluye no solo las facturas de compra y venta, sino también otros documentos como recibos y extractos bancarios, esenciales en caso de auditoría fiscal.

Raphael Berguig,

Paso 2: Elegir el diario

Si opta por el diario único, también conocido como diario centralizador, podrá registrar todas sus operaciones, sea cual sea su naturaleza, en el mismo diario. Por lo tanto, todo lo relativo a compras, ventas, movimientos bancarios o de caja, etc. se registrará en el mismo diario.

Pero lo más habitual es utilizar distintos diarios auxiliares para separar las operaciones según su naturaleza:

• El diario de ventas, para las ventas de bienes, productos terminados y servicios.
• El diario de compras, para las compras de mercancías, materias primas y determinados gastos generales.
• El libro de caja, para registrar las operaciones comerciales vinculadas a la caja registradora. Es esencial para las empresas minoristas y las ventas al público en general.
• El diario bancario, para los movimientos de la cuenta bancaria. Es especialmente útil al final de cada mes para conciliar las transacciones bancarias.
• El diario de operaciones diversas (DO), para las operaciones no relacionadas con las ventas, las compras o la tesorería.

Palabras del experto

La elección del diario contable influye en la organización y la eficacia del seguimiento de las transacciones. La utilización de diarios específicos para distintas categorías de transacciones, como las ventas o las compras, permite una mejor segmentación y un análisis más preciso de las actividades financieras.

Raphael Berguig,

Paso 3: Introducir los elementos del asiento contable

Pero, ¿en qué consiste realmente un asiento contable? Debe introducir la siguiente información

• la fecha
• el importe en el debe
• el importe del abono
• el título de la transacción
• el número de cuenta de la transacción
• el número de comprobante.

Olvidar uno de estos elementos puede tener un impacto considerable en tus registros contables. Para no olvidarte de nada, hazte con un programa de contabilidad: además de automatizar tus registros contables, te ahorrará un tiempo precioso en tu gestión contable y administrativa.

• Indy, por ejemplo, es el programa de contabilidad de referencia para los autónomos . Muy fácil de usar y totalmente personalizable, se sincroniza con su banco y analiza y clasifica automáticamente sus transacciones en las cuentas contables adecuadas, para que pueda estar seguro de que sus registros contables y sus cuentas de pérdidas y ganancias son claros y precisos. También puede aprovechar las ventajas de las declaraciones fiscales y las declaraciones de IVA precumplimentadas , que se cargan automáticamente en su AGA o CGA y en las autoridades fiscales, para un cierre fiscal con un solo clic.
  
  
• También debemos mencionar Regate,el software de gestión financiera y contable de referencia para PYMES y censores jurados de cuentas. Concebido como un verdadero cockpit financiero, Regate le permite automatizar su facturación, recuperar fácilmente los justificantes y realizar conciliaciones bancarias en unos pocos clics. 100% integrado con su software de producción habitual, Regate genera automáticamente los asientos contables correctos.

Palabras del experto

Cada asiento debe indicar claramente la fecha, los importes en el debe y en el haber, el título de la operación y el número del comprobante. La exactitud en este punto es esencial para mantener la integridad de las cuentas y facilitar las auditorías.

Raphael Berguig,

Paso 4: Seguir los principios contables

Registrar un asiento contable es una operación relativamente sencilla. Sin embargo, hay que respetar algunos principios contables:

1. Registrar las transacciones en orden cronológico;
2. seguir la contabilidad por partida doble, lo que significa que las columnas del Debe y del Haber deben estar equilibradas;
3. utilizar el asiento inverso para anular un asiento, y luego hacer un nuevo asiento si es necesario;
4. cada asiento contable debe hacer referencia a un documento justificativo numerado que demuestre su existencia.

Palabras del experto

Respetar los principios de la contabilidad por partida doble y el registro cronológico de las transacciones es fundamental para llevar una contabilidad exacta y fiable. Esto garantiza que todas las cuentas estén equilibradas y que los registros reflejen fielmente la realidad económica de la empresa.

Raphael Berguig,

Paso 5: contabilizar una factura de compra

¿Cómo se contabiliza una factura de compra?

1. Busca la siguiente información en la factura: importe sin IVA, importe con IVA, importe con IVA (y cualquier otro gasto, como los gastos de envío).
   
   
2. Anótalos en las cuentas correspondientes:
   • abonar en la cuenta Comercio el importe con IVA incluido.
   • cargar la cuenta 4456 IVA deducible por el importe del IVA,
   • cargar la cuenta de gastos de compra (clase 6) por el importe sin IVA.
     
     
3. A continuación, registre la transacción bancaria correspondiente cuando se pague la deuda:
   • adeudo en la cuenta 401 Proveedores por el importe IVA incluido,
   • abono a la cuenta 512 Banco por el importe IVA incluido.

Paso 6: Introducir una factura de venta

¿Cómo introducir una factura de venta?

1. Localice los siguientes elementos en la factura: importe sin IVA, importe con IVA, importe con IVA (y cualquier otro gasto, como los gastos de envío).
   
   
2. Regístrelos en las cuentas correspondientes:
   • cargar en la cuenta de ingresos (clase 7) el importe sin IVA,
   • cargar la cuenta 4457 IVA Recaudado por el importe del IVA,
   • abonar en la cuenta Cliente el importe con IVA incluido.
     
     
3. A continuación, registre la transacción bancaria correspondiente cuando se pague la deuda:
   • acreditar la cuenta 411 Clientes por el importe IVA incluido,
   • cargar la cuenta 512 Banco por el importe IVA incluido.

Paso 7: reservar un descuento

Para que el cliente pueda reservar un descuento obtenido de un proveedor, debe :

1. cargar en la cuenta 401 Proveedores,
2. abonar la cuenta 765 Descuentos obtenidos,
3. abonar la cuenta 44566 IVA sobre otros bienes y servicios.

Para que el proveedor anote un descuento concedido a un cliente, debe :

1. abonar la cuenta 411 Cliente,
2. cargar la cuenta 665 Descuentos concedidos,
3. cargar la cuenta 44571 IVA repercutido.

Paso 8: Registrar una nota de abono del proveedor

Hacer una nota de abono para corregir la diferencia es, por tanto, una práctica habitual. Pero, ¿cómo registrar esta nota de crédito?

Durante el ejercicio contable

Registrar un descuento

1. adeudo en la cuenta 4011 Proveedores - Compras de bienes y servicios,
2. abono a la cuenta 44566 IVA soportado en otros bienes y servicios,
3. abonar la cuenta 609 Descuentos y rebajas en compras,
4. asegurarse al final del ejercicio de que la cuenta 609 está equilibrada y que su importe se ha transferido a la cuenta de compras.

👉 Si se trata de un inmovilizado, cargar en la cuenta 4041 y abonar en las cuentas 44562 y en la cuenta de clase 2 que corresponda.

Contabilización de una devolución

Abonar la nota de abono en la cuenta de gastos cargada en el momento de la compra.

Al final del ejercicio contable

Es decir, cuando la nota de abono no se reciba hasta el ejercicio contable siguiente.

Contabilizar un descuento o una devolución

1. adeudo de la cuenta 4098 Descuentos, rebajas y devoluciones por obtener y otras notas de abono aún no recibidas,
2. abonar la cuenta 44 586 Impuesto sobre ventas de facturas aún no recibidas,
3. abonar la cuenta de clase 6 correspondiente.

Paso 9: registrar una nota de crédito de cliente

¿Cómo se contabiliza una nota de crédito concedida a un cliente?

Durante el ejercicio contable

Contabilizando un descuento

1. Debe la cuenta 709 Descuentos y rebajas concedidos por la empresa,
2. adeudar la cuenta 44571 IVA recaudado,
3. abonar la cuenta 4111 Clientes - Venta de bienes o servicios,
4. al final del ejercicio, asegurarse de que la cuenta 609 está equilibrada y de que el importe se ha transferido a la cuenta de compras.

👉 Si se trata de un inmovilizado, cargar las cuentas 775 y 4571, y abonar la cuenta 4111.

Contabilización de una devolución

Cargar la cuenta 672 Cargos excepcionales de ejercicios anteriores.

Al cierre del ejercicio

Contabilización de un descuento o devolución

1. cargar la cuenta de clase 7 correspondiente,
2. en el Debe la cuenta 44587 Impuesto sobre ventas en facturas pendientes de emitir,
3. abonar la cuenta 4198 Descuentos, bonificaciones y devoluciones pendientes de conceder y otras notas de abono pendientes de emitir.

👉 Si los créditos comerciales son acreedores al cierre del ejercicio, ajustar cargando la cuenta 4111 y abonando la cuenta 4197.

Paso 10: registro de la aplicación del resultado

Registro de una pérdida

Si tienes pérdidas al final del ejercicio, deberás trasladarlas al ejercicio siguiente.

1. cuenta deudora 119 Traspaso del déficit,

2. cuenta de abono 129 Pérdida del ejercicio.

Contabilización de un beneficio

Cuando una empresa genera beneficios al final del ejercicio, debe destinarlos :

• a la reserva legal (mínimo 5% de los beneficios),

• a otras reservas facultativas (como la reserva legal),

• dividendos a pagar a los accionistas.

He aquí cómo hacerlo

1. 1. Cargo en la cuenta 120 Beneficio del ejercicio,
   2. abono a la cuenta 1061 Reserva legal,
   3. abono (según proceda) a la cuenta 1068 Otras reservas,
   4. abono (según proceda) a la cuenta 457 Dividendos a pagar,
   5. abono (si las ganancias retenidas son deudoras en el año N-1) cuenta 119 ganancias retenidas débito.

Ejemplo de asiento contable

Tomemos el ejemplo de una empresa que realiza una actividad de compraventa. Esto nos permite ver tanto los asientos relativos a la compra como los relativos a la venta:

• compra a su proveedor un stock de mercancías por valor de 5.432,89 euros sin IVA,

• luego revende cada unidad a sus clientes a 49,90 euros, IVA incluido.

💡 ¿A veces no está seguro de en qué cuentas debe registrar sus gastos e ingresos? Consulta nuestro artículo dedicado al plan general de contabilidad y descarga nuestro PCG.

Asiento contable de la compra

Asiento contable de la operación bancaria correspondiente a la compra

Asiento contable de una venta

Asiento contable de la operación bancaria correspondiente a la venta

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Software para automatizar los asientos contables

¿Todos esos mecanismos de asientos contables le parecen un poco complejos? Lo entendemos.

Entonces, ¿por qué no utilizar un software para facilitar esta tediosa tarea? Al automatizar procesos como los asientos contables y las conciliaciones bancarias, puede :

• ahorrar tiempo
• reducir los errores
• facilitar la comprobación y el control.

Palabras del experto

La automatización de los asientos contables mediante programas como Indy o Regate simplifica la introducción de datos, reduce los errores y aumenta la eficacia. Estas herramientas también facilitan el cumplimiento de las obligaciones fiscales y la conciliación bancaria, agilizando los cierres mensuales y anuales.

Raphael Berguig,

He aquí algunos ejemplos:

• Dext es un paquete de software precontable que recopila y centraliza sus facturas de compra y convierte todos los datos en asientos contables, lo que facilita su registro. Puede gestionar un gran volumen de facturas de proveedores y se integra perfectamente con su solución de gestión contable.
  
  
• iPaidThat es un software de gestión y automatización contable que le facilitará el día a día.Utilizando inteligencia artificial y aprendizaje automático, recoge tus facturas, las introduce en la contabilidad y las concilia con el banco, todo automáticamente. Así podrá ser más eficiente y fiable, con una herramienta increíblemente fácil de usar.
  
  
• Macompta.fr es una solución en línea diseñada para autónomos y empresas muy pequeñas. Ofrece una buena relación calidad-precio y es fácil de usar, lo que permite automatizar una amplia gama de operaciones, incluyendo la contabilidad y la conciliación bancaria. La plataforma es completa, con funciones avanzadas como el balance y las cuentas de pérdidas y ganancias, así como la gestión de tesorería y las declaraciones fiscales.
  
  
• Pennylane es un paquete de software contable completo que se adapta perfectamente a las necesidades de las PYME y sus contables. En el aspecto contable, la herramienta automatiza al máximo sus operaciones y reduce las acciones manuales. Así podrá centrarse más en las tareas de mayor valor añadido. Pero Pennylane va aún más lejos, ocupándose de toda la gestión (facturación, compras, etc.) y de la tesorería. Así ahorrará un tiempo precioso y tomará mejores decisiones sobre sus finanzas.
  
  

• ¡QuickBooks le ahorrará tiempo en su contabilidad! Este software, diseñado para autónomos, VSE y PYMES, automatiza sus procesos contables: desde la introducción de gastos y el seguimiento de las previsiones presupuestarias hasta los pagos periódicos y la conciliación bancaria. Aprovecha el soporte gratuito al cliente para sacar todo el potencial a la herramienta.
  
  

• Sage Business Cloud Compta es un software 100% en la nube adaptado a las necesidades de las VSE y las PYMES. Además de beneficiarte de la sólida experiencia de Sage, la solución te ahorra un tiempo precioso. Por ejemplo, automatiza la generación de asientos de compras, ventas y tesorería (importando tus facturas y extractos bancarios), así como su comprobación y validación. Todo ello con la ayuda de una herramienta modular y fácil de usar.
  
  

• Spendesk es una solución que centraliza toda la gestión de gastos de su empresa. Automatiza la introducción de datos, el cobro de facturas y la conciliación bancaria, y se interconecta con su programa de contabilidad para exportar sus datos en un clic, con la tranquilidad de disponer de datos fiables y de todos los justificantes asociados a sus gastos.

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