Reduzca sus cobros pendientes e impulse su tesorería con una gestión eficaz.
A todas las empresas les encanta que entre dinero en sus arcas 🤑. Pero antes de que el dinero fluya, hay que vender (eso se lo dejamos a nuestros amigos de ventas), y también embolsarse el dinero a tiempo. Este último imperativo requiere un proceso bien perfeccionado en el que la automatización, pero también el cobro, desempeñan un papel importante.
Es lo que llamamos gestión de cobros.
¿Cuál es la definición de un procedimiento de cobro? ¿Cómo facilita la tecnología las operaciones y aumenta la eficacia del equipo?
Sigue la guía y reduce tus desfases de tesorería 👉.
Qué es un procedimiento de cobro?
Gestión de cobros: definición.
La gestión de cobros, también conocida como procedimiento de cobro, consiste en procesar proactivamente los pagos de tus clientes, a través de varias etapas:
- creación y transmisión de facturas
- seguimiento de los pagos pendientes
- recepción de los pagos por cualquier medio (efectivo, cheque, tarjeta bancaria, pago en línea, etc.)
- resolución de problemas,
- manteniendo registros de las transacciones financieras,
- aplicar políticas de crédito.
¿Cuál es el objetivo? Cobrar los pagos adeudados por sus clientes lo más rápidamente posible, para no poner en peligro la tesorería de la empresa.
En este sentido, la gestión de cobros y la gestión de recuperación de deudas, aunque distintas, están íntimamente relacionadas:
- mientras que la primera tiene como objetivo procesar y acelerar los pagos en general (tareas vinculadas al envío de facturas, por ejemplo) ;
- la segunda entra en juego cuando los pagos se retrasan y es necesario cobrar la deuda.
☝️ Nótese que aquí hablamos de procedimientos de cobro a clientes. Sin embargo, la cuestión se plantea porque, en contabilidad, el concepto de cobro también se aplica a otras entradas de tesorería, como préstamos, subvenciones, reembolsos de créditos fiscales, etc.
¿Por qué hay que tener una buena gestión de tesorería?
Para empezar, la gestión de la tesorería es la clave de muchos problemas de flujo de caja.
Cuanto más rápido cobre su empresa, más reducirá su DSO. Y esta reducción del plazo medio de pago contribuye a mejorar las necesidades de capital circulante. En otras palabras, la organización es capaz de financiar sus gastos a tiempo antes de caer en déficit.
Otro objetivo de una buena gestión de tesorería es mantener buenas relaciones comerciales con sus clientes.
Trabajando metódicamente, puedes proporcionar facturas claras, ofrecer opciones de pago flexibles... y desplegar un proceso de cobro que sea a la vez eficaz y progresivo. Para satisfacer a sus clientes, siempre es preferible una solución amistosa.
¿Cómo gestionar mejor los cobros? Nuestros 5 consejos
#1 Haga balance de la situación de su empresa
¿Tiene previsto optimizar su gestión de cobros?
Para identificar las áreas de mejora, necesita saber exactamente en qué punto se encuentra.
Empiece por analizar
- La eficacia de los procedimientos actuales. Por ejemplo, ¿cuán automatizados están?
- El comportamiento de sus clientes. ¿Cuáles son las situaciones de pago más frecuentes? ¿Cuáles son los métodos de pago preferidos? ¿Ha identificado clientes problemáticos o malos pagadores?
- Sus indicadores clave de rendimiento. Por ejemplo, si quiere saber si sus plazos de pago son preocupantes, fíjese en su DSO. Luego compara el resultado con las medias vigentes en tu sector y con los plazos de pago legales.
☝️ ¿El objetivo de estas observaciones? Poner en marcha un plan de acción concreto para mejorar tus resultados y asegurar tu tesorería.
#2 Controle de cerca el estado de sus facturas
No puede haber una buena gestión de tesorería sin un seguimiento meticuloso de su facturación.
Este seguimiento sirve para identificar
- las facturas que vencen pronto, para anticiparse a los retrasos ;
- los retrasos en los pagos y las facturas pendientes de cobro, para iniciar el procedimiento de cobro;
- las facturas pendientes de cobro.
Al mismo tiempo, este trabajo le ayuda a prever los flujos de tesorería futuros, para poder gestionarlos de forma más eficaz.
💡¡Simplifica la tarea confiando en un software que centralice los datos en tiempo real y automatice las operaciones!
#3 Segmenta tu base de clientes
Otra de las mejores prácticas para optimizar el procesamiento de los cobros en efectivo es segmentar tu base de clientes en función de sus hábitos de pago y, a continuación, establecer diferentes escenarios.
De este modo, podrá identificar más fácilmente a las personas susceptibles de ser malos pagadores y actuar en consecuencia. Por ejemplo, ¿por qué no enviarles un recordatorio preventivo (correo electrónico, carta, notificación, etc.) antes de que venza el plazo para pagar su factura?
En resumen, se trata de gestionar el riesgo del cliente.
#4 Establecer y seguir un procedimiento de cobro bien engrasado
Como hemos visto, el cobro y la recuperación son conceptos estrechamente relacionados. En ambos casos, es importante cobrar lo antes posible.
Sin embargo, muchas empresas aún no han implantado un procedimiento de cobro sistemático. Y sin embargo, cuanto más estructurados y receptivos sean los empleados a la hora de llevar a cabo esta tarea, más cortos serán los plazos de pago.
Este procedimiento varía de una organización a otra. Corresponde a cada organización establecer el que más le convenga. No obstante, por lo general se siguen los siguientes pasos
- Recordatorios amistosos (por correo postal, electrónico, etc.),
- requerimiento formal
- Cobro judicial de la deuda.
👉 Conoce todos los detalles en nuestro artículo dedicado a los recordatorios de facturas.
En todos los casos, te recomendamos iniciar un diálogo antes de recurrir a la vía judicial. ¡No olvides que la gestión de cobros también repercute en la relación con los clientes!
#5 ¡Automatizar!
Obviamente, todos los consejos anteriores son más fáciles de aplicar si se utilizan sistemas que :
- Automaticen las distintas tareas relacionadas con la gestión de cobros (conciliación de pagos y facturas, por ejemplo) ;
- Te den visibilidad en tiempo real de los distintos datos.
💡 ¿Cómo saber si su solución de gestión de cobros responde realmente a sus necesidades? Una vez que la hayas elegido y probado, mide los resultados. Para ello, fíjate en tus KPI previamente definidos, como la tasa de automatización de cobros o el DSO.
¿Qué herramientas pueden simplificar y automatizar su gestión de cobros?
Como habrá podido comprobar, una buena gestión del cobro requiere el uso de soluciones específicas.
Existen varios tipos de herramientas que pueden ayudarle a simplificar sus procesos, empezando por los programas de facturación. Estos programas le permiten
- enviar facturas a los clientes en unos pocos clics ;
- controlar el estado de las facturas en tiempo real;
- automatizar los recordatorios.
También existen plataformas de gestión de pagos, que son útiles para :
- procesar pagos en línea ;
- gestionar diferentes métodos de pago (¡útil para dar a los clientes la posibilidad de elegir y recibir el dinero más rápido!
- asegurar las transacciones.
Por último, existen soluciones completas para gestionar el proceso de pedido a cobro, desde la tramitación de los pedidos de sus clientes hasta el cobro.
🛠️ Este es el caso deEsker, una solución completa de software de gestión de pedidos para pequeñas y medianas empresas y grandes cuentas. Con Esker, puede automatizar totalmente su gestión de cobros (recepción de múltiples fuentes y formatos de pago, seguimiento de cobros, etc.), al tiempo que gestiona las excepciones y los pagos parciales. Y gracias a la inteligencia artificial, los datos de pago se extraen automáticamente y se concilian con las facturas correspondientes para ahorrar tiempo y evitar errores.
También está Flowie, una plataforma unificada para los equipos de compras y finanzas que trabajan en empresas con procesos complejos, sea cual sea su tamaño. Con su potente tecnología, que incluye la integración de un Copiloto de IA, Flowie centraliza toda la gestión del pedido al cobro, en particular los ingresos en efectivo. Ahorrará un tiempo precioso automatizando una amplia gama de operaciones, desde la generación de sus facturas (en línea con los pedidos recibidos) hasta el cobro.
La gestión de tesorería de un vistazo
La gestión de cobros es una de las actividades clave de su empresa, ya que se refiere a ese preciso (¡y tan esperado!) momento en el que repone sus arcas.
La facturación, el seguimiento de los pagos, la recepción del efectivo, el cobro... pueden formarse rápidamente cuellos de botella si no racionaliza todas estas operaciones. Y su salud financiera podría estar en peligro.
Afortunadamente, la tecnología sigue acudiendo al rescate de las empresas. Utilizando el software adecuado, pueden automatizar los procesos de cobro y ahorrar tiempo. Así es como puede reducir su DSO... ¡y aumentar su flujo de caja!
Artículo traducido del francés