Comunicación interna: alternativas a Slack
Mensajería instantánea, documentos compartidos... es posible conectar a los empleados para facilitar sus intercambios. ¿Cómo elegir entre las herramientas existentes? Para saber más, lea nuestros consejos y buenas prácticas sobre mensajería instantánea (chat).
La comunicación interna está cambiando
Correo electrónico: demasiado formal
En el mundo profesional, enviamos muchos correos electrónicos. Aunque es el medio más tradicional, tiene sus limitaciones:
- se reciben por orden cronológico, y no por asunto o grupo de personas. Procesamos la información según nos llega, sobre la marcha. Los asuntos más urgentes se tratan lo más rápidamente posible, pero el contenido de fondo, ya sea en un adjunto o en el cuerpo del texto, queda ahogado en la masa. Para encontrarlo cuando se necesita, la función de búsqueda se limita rápidamente, o se agotan las palabras clave.
- Procesarlos puede llevar mucho tiempo. Para evitar la saturación sistemática de tu bandeja de entrada, clasifica, elimina, archiva y guarda localmente... De lo contrario, por falta de espacio disponible, tus correos nunca llegarán.
Sintético e instantáneo
Las cosas tienen que suceder rápido. En los entornos de trabajo anglosajones, la comunicación empresarial se basa en lo que se conoce como memos: notas entre colegas. El enfoque es directo, el tono sencillo y las expresiones de cortesía son abreviaturas.
¿Cómo se comunica internamente?
Chat en tiempo real
Messenger fue el pionero del IRC: Internet Relay Chat, un protocolo de comunicación por Internet. Este es el principio del chat: comunicación escrita en tiempo real. Su uso en la empresa ofrece ventajas reales. Es menos formal que el correo electrónico y los intercambios son más concisos. Se puede hablar de un punto o tema concreto en ese momento y obtener rápidamente la información que se necesita.
El GED para trabajar juntos
Compartir documentos funciona de la misma manera. Los empleados trabajan en equipo, en soportes comunes. Necesitan poder acceder a una versión sincronizada, mejorada por los cambios realizados por sus compañeros previamente, o de forma simultánea. De lo contrario, se duplicarán versiones contradictorias y habrá que conciliar los documentos y consolidar la información para que no se pierda ninguna. Herramientas como Google Drive hacen posible que varias personas editen el mismo documento.
ChatOps con Slack: la solución interfuncional
Pensar fuera de la caja
Algunas soluciones de colaboración están diseñadas para abarcarlo todo. Abarcan el chat y la gestión electrónica de documentos. Sin embargo, algunas no tienen el éxito esperado. Sobre todo si su marco es demasiado institucional: los empleados de los distintos niveles de la empresa no se atreverán a expresarse. Es el enfoque ascendente el que hay que aplicar para generar entusiasmo. Como en ChatOps.
Hazlo amigable
Lanzado en 2013 por el fundador de Flickr, Slack se ha consolidado como líder en este mercado . La interfaz se asemeja a redes sociales como Facebook. Se utilizan emoticonos y hashtags, se etiqueta a la gente y se chatea en línea. Este entorno privado y familiar fomenta su adopción en el lugar de trabajo.
Vídeo para una mayor interactividad
El chat puede combinarse con funciones de audio y vídeo. Con el método VolP -Voz sobre IP-, los usuarios chatean por videoconferencia. Slack aún no lo ofrece, pero lo hará pronto. Al audio, en la versión beta, le seguirá el vídeo. Las conversaciones multiusuario también son posibles para fomentar la interacción dentro de los equipos de trabajo. Skype for Business (antes Lync) puede utilizarse para crear salas de chat.
La importancia de las API
Para elegir un ChatOps, fíjate en sus API ( interfaces de programación de aplicaciones). Esto es lo que hace que la herramienta sea compatible con el resto de tu entorno informático. Por ejemplo, HipChat, una solución anterior a Slack publicada en Australia, interactúa con aplicaciones de marketing de terceros como MailChimp o Saleforces, y también proporciona API para conectarse a herramientas desarrolladas internamente por las empresas.
Funcionalidad ampliada
O bien su ChatOps puede interactuar con sus otras herramientas, como una agenda, etc., o puede proporcionarlas por sí mismo. Este es el caso de Bitrix24, que se centra en un enfoque de gestión de proyectos. Cubre usos hasta CRM (Customer Relationship Management). Según Bastien Le Lann, consultor de Lecko, es esta capacidad de agregar información complementaria lo que diferencia a ChatOps. "Aporta beneficios sociales y de conversión a los procesos de negocio y aumenta la productividad de los equipos, que no tienen que dispersarse entre diferentes aplicaciones": una ganancia real desde el punto de vista operativo.
Con un enfoque diferente, TalkSpirit está diseñada como una plataforma de colaboración. Puede centralizar el intercambio de conocimientos y contenidos, comunicarse y colaborar con todos sus contactos -miembros del equipo, clientes y socios- desde un único lugar. Las funciones de colaboración de nivel profesional, como la sincronización con su CRM y su solución de gestión de proyectos, suponen un gran impulso para la productividad empresarial.
ChatOps, como módulo o como solución más completa, está en el centro de los intercambios empresariales. Ya sea Slack, el líder, o sus alternativas HipChat, Skype, Bitrix24 o TalkSpirit, cada una tiene sus puntos fuertes. Su elección dependerá de su entorno de trabajo y de sus necesidades específicas.
Artículo traducido del francés