Por qué pasarse a la contabilidad sin papel: 5 ventajas + las mejores herramientas
¿Ya se ha pasado a la contabilidad sin papel?
Si no es así, este artículo le convencerá.
La contabilidad sin papel ofrece muchas ventajas, sobre todo cuando se trata de procesar las facturas de proveedores y clientes: reducción de costes, aumento de la productividad, mejor trazabilidad de las transacciones, etc.
En este artículo analizaremos estas ventajas.
Y como la desmaterialización del tratamiento contable va de la mano de la utilización de programas informáticos adecuados, descubra una selección de herramientas que le ayudarán a ponerse manos a la obra.
Definición y objetivos de la contabilidad sin papeles
La contabilidad sin papeles es un proceso que consiste en reducir al máximo el uso de documentos en papel (facturas, órdenes de compra, etc.) en la contabilidad y la precontabilidad, gracias a las posibilidades que ofrece la tecnología digital.
Para ello se utilizan dos tecnologías principales
- ADR (lectura automática de documentos): permite leer los datos y recuperarlos automáticamente al escanearlos;
- OCR (reconocimiento óptico de caracteres), o codificación de vídeo: se crea un archivo de texto a partir del escaneado de un documento en papel, o de una imagen digital.
Al mismo tiempo, la contabilidad sin papel significa que los flujos de información (de sus clientes o proveedores, por ejemplo) y las actividades se vuelven más fluidos y automatizados, gracias a ciertas acciones que permiten las soluciones sin papel.
Por ejemplo
- escanear y transferir documentos en papel
- archivar los documentos en una plataforma
- facilitar la búsqueda de estos documentos en la misma plataforma,
- la recuperación automática de datos mediante las tecnologías LAD y OCR antes mencionadas, etc.
Las 5 ventajas de la contabilidad sin papel
Ventaja nº 1: menores costes
Según la Comisión Europea, las empresas establecidas en Europa podrían ahorrar anualmente 64.500 millones de euros si optaran por la contabilidad sin papel.
Gestimum
El coste del papel y la impresión, el alquiler de locales suficientemente grandes para albergar sistemas de archivo, los tiempos de procesamiento más largos por factura... Manejar su contabilidad manualmente representa un coste, que se reduce considerablemente gracias a la desmaterialización.
Ventaja nº 2: ahorro de tiempo
Según Spendesk, la contabilidad sin papel y las tecnologías asociadas reducen 5 veces el tiempo dedicado a una factura. Esto se debe a que evitan, o al menos facilitan, una serie de operaciones. Nos referimos, en particular, a la introducción manual de datos (facturas, declaraciones de gastos, etc.), que requiere mucho tiempo.
Además, gracias a la desmaterialización, la búsqueda de un documento en su sistema de archivo también resulta más rápida y sencilla.
☝️ Este ahorro de tiempo es inestimable para los equipos de contabilidad. Liberados de las tareas manuales, disponen de más tiempo para dedicarse a actividades de mayor valor añadido, como la contabilidad y la estrategia financiera.
Ventaja nº 3: menos errores y pérdidas
La contabilidad manual implica pilas de papeles que se acumulan en su mesa o en la de su contable... lo que significa que hay que organizarse muy bien para orientarse y no perder nada. Además, los incidentes y las catástrofes (incendios, daños por agua, etc.) también pueden dañar o incluso borrar los documentos contables.
Además, ¡errar es humano! Y el tratamiento manual de muchos datos a veces da lugar a errores de introducción.
Con la contabilidad sin papel, los datos se procesan automáticamente mediante tecnologías LAD y OCR, y los documentos se archivan de forma segura en una caja fuerte digital.
Ventaja nº 4: mejora de las relaciones con los clientes
Cuando se pasa a la contabilidad sin papel, usted se beneficia... ¡y también sus clientes!
Gracias al ahorro de tiempo mencionado anteriormente, podrá dedicar más tiempo a tareas estratégicas, posicionándose como asesor y no como mero ejecutor operativo.
Además, la contabilidad sin papel confiere a sus servicios una imagen moderna y aporta un verdadero valor añadido a sus clientes.
Las transacciones de sus clientes también se simplifican, puesto que ya no necesitan ir a su oficina, a su negocio o a Correos para enviarle sus documentos.
En algunos casos, ni siquiera es necesario un escáner: la mayoría de las soluciones de desmaterialización permiten transferir los documentos con una sola fotografía tomada con un smartphone.
Ventaja nº 5: beneficios medioambientales
La desmaterialización implica menos uso de papel y menos desplazamientos para hacer circular los documentos.
Por tanto, la contabilidad desmaterializada encaja perfectamente con la política de RSE (responsabilidad social de las empresas) de su empresa. Al reducir su impacto medioambiental, contribuye a transmitir una imagen positiva a sus clientes, socios y futuras contrataciones.
¿Convencido de las ventajas de la contabilidad sin papel? Es hora de saber qué software le permitirá aprovechar todas sus ventajas.
¿Qué programa de desmaterialización de la contabilidad?
¿Cuáles son los requisitos para llevar una contabilidad sin papel?
Es importante tener en cuenta que el paso a una contabilidad sin papel implica el cumplimiento de determinadas obligaciones legales.
Los documentos desmaterializados deben tener valor probatorio, es decir, constituir una prueba admisible, en particular a los ojos de las autoridades fiscales.
Obsérvese, por ejemplo, que una factura electrónica debe cumplir una serie de criterios, entre ellos
- la validez e integridad del documento
- la legibilidad del documento
- la autenticidad de la identidad de los firmantes,
- el sellado de tiempo certificado de los documentos.
Por eso es necesario seleccionar soluciones de desmaterialización compatibles.
💡 Desde el 1 de enero de 2020, cualquier empresa que suministre servicios o bienes al servicio público está obligada a utilizar la facturación electrónica, a través del portal Chorus pro.
IRISPowerscan: desmaterialización de facturas para PYME
Al digitalizar y capturar los datos, IRISPowerscan ayuda a las PYME de todo tipo a procesar su precontabilidad.
Aunque el software está dirigido a una amplia gama de sectores y puede utilizarse para desmaterializar varios tipos de documentos, ofrece un módulo de facturas que se adapta perfectamente a las necesidades de las pequeñas y medianas empresas.
IRISPowerscan permite escanear e importar documentos desde diversas herramientas (escáneres, correo electrónico, etc.).
A continuación, estos documentos se clasifican automáticamente, eliminando la necesidad de codificar manualmente las facturas. Por último, los datos se transfieren y guardan directamente en su aplicación de contabilidad.
Banco de recibos: desmaterialización y automatización para contables, VSE y PYME
Con Receipt Bank, los contables, las VSE y las PYME pueden automatizar la recogida, la extracción de datos y la publicación de facturas de compra e informes de gastos.
Esta solución basada en Saas facilita enormemente la recopilación de datos de facturas de compra y reclamaciones de gastos. Los clientes solo tienen que enviar sus documentos por foto (a través de una aplicación móvil), por correo electrónico o mediante conectores.
Para el departamento de contabilidad, los datos se extraen automáticamente, utilizando tecnologías que ofrecen una tasa de reconocimiento del 98%. Sólo queda integrar los datos en su software de gestión (Quickbooks o Ibiza, por ejemplo) y procesarlos.
Una solución beneficiosa tanto para el departamento de contabilidad como para el cliente.
Spendesk: de la desmaterialización de los gastos a la automatización contable
Spendesk es una solución que le permite ver y controlar todos los gastos de su empresa desde una única interfaz.
La solución reduce el número de entradas manuales automatizando el mayor número posible de tareas. Así se evita la doble introducción de información (y los errores que conlleva), se garantiza la presencia de todos los recibos relativos a compras y reclamaciones de gastos, y se automatizan la conciliación bancaria y la introducción de cuentas. Cuando todo esté en orden, podrá importar los datos directamente a su programa de contabilidad con un solo clic.
Esto le ahorra tiempo, que puede dedicar a tareas de mayor valor añadido, y le da tranquilidad en cuanto a la fiabilidad de sus datos.
Streamline for Invoices: desmaterializar los procesos de los proveedores
¿Cuál es la promesa de Streamline for Invoices de ITESOFT? Digitalizar los procesos de adquisición y pago, es decir, el ciclo del proveedor.
Gracias a una base de datos de proveedores compartida y constantemente enriquecida, la tecnología de captura y extracción de datos de facturas es fiable, con una tasa de reconocimiento del 85%.
A continuación, el tratamiento contable (conciliación de pedidos, por ejemplo) se automatiza directamente en la aplicación.
Por último, gracias a su arquitectura BPM (Business Process Management), Streamline for Invoices es flexible para adaptarse a su organización y a su entorno de trabajo.
¿Ha optado ya por desmaterializar algunos o todos sus procesos contables? ¿Qué herramientas utiliza? No dudes en contarnos tu experiencia en la sección de comentarios.
Artículo traducido del francés