¿Cómo elegir su buzón? Selección de los mejores buzones para empresas
El correo electrónico está en el corazón de los negocios, ya sea externo, interno o de mensajería instantánea. Considerado el medio de comunicación más rápido y sencillo, se ha convertido en parte integrante de nuestra vida cotidiana. Algunos buzones son gratuitos, otros hay que pagarlos. ¿Cuál es la mejor solución para su empresa? Lea todos nuestros artículos sobre el uso del correo electrónico profesional.
Buzones profesionales: más expertos y herramientas
Crear una dirección de correo electrónico profesional a nombre de su empresa: clave para los profesionales
Con una cuenta de correo electrónico gratuita, no puede crear una dirección de correo profesional a nombre de su empresa: escriba x@entreprise.com. Como alternativa, algunas personas optan por una variante como entreprise@yahoo.fr o gmail.com, hotmail.fr, etc. según el software de correo electrónico.
Además de dañar su imagen, este tipo de correo electrónico le priva de determinados servicios. En redes sociales profesionales como Linkedin, por ejemplo, no puedes crear una página de empresa. Son dos puntos que hablan a favor del buzón profesional.
El correo certificado sustituye a las cartas certificadas de Correos
Las funciones de acuse de recibo (hotmail, por ejemplo) y confirmación de lectura no están disponibles en los buzones gratuitos. Sí están en los mejores buzones profesionales. Es una forma de demostrar, si es necesario :
- que el correo ha sido enviado,
- que el correo electrónico ha sido notificado como entregado.
Hasta ahora, el valor jurídico del correo electrónico no estaba claro. Pero el marco jurídico está cambiando. Hoy en día, los mejores servicios de correo electrónico, como Legalbox, permiten enviar los llamados correos electrónicos certificados. A un coste de 0,32 céntimos por envío, su acuse de recibo es equivalente al de una carta certificada enviada por Correos. Esto es a la vez :
- más rápido: porque el correo electrónico se envía al instante, frente al plazo de entrega de 1 a 2 días de Correos,
- menos perturbador: porque usted envía su correo electrónico certificado desde su ordenador. Sin necesidad de ir a Correos a recoger su correo,
- más barato: porque un acuse de recibo de Correos vale al menos 1,15 euros.
Así que no hay que dudar, para :
- correo contable sencillo, como recordatorios, facturas y presupuestos,
- correo más contencioso, como cartas de abogados y notificaciones formales,
- correo básico de RRHH, como contratos, nóminas y certificados.
Acuse de recibo: una herramienta que también facilita las operaciones
Enterarse a posteriori de que su correo electrónico no ha sido entregado puede provocar retrasos. Si su sistema de correo electrónico le avisa inmediatamente, esto se evita. Lo que se aplica al correo electrónico tradicional también se aplica a otras formas de mensaje escrito (mensajes instantáneos, SMS). Hay profesiones en las que los empleados necesitan poder comunicarse rápida y fácilmente. La comunicación móvil se ha convertido en un reto importante, y Team on the run responde a esta necesidad. Los usuarios saben si su mensaje ha sido recibido y leído. Pueden enviarse entre sí enlaces de Internet, archivos almacenados en su teléfono o en la nube si utilizan Drive o Dropbox, por ejemplo. Todos tienen acceso a sus contactos y datos, y la función de geolocalización permite distribuir las tareas con rapidez y eficacia.
A menudo imaginamos que Internet estará disponible en todas partes. Sin embargo, algunas zonas siguen estando mal equipadas, tanto en términos de conexión como de cobertura de la red. Pero en algunas profesiones, es esencial que las personas puedan comunicarse entre sí. Team on the run permite movilizar otros canales. Su función de voz sobre IP está disponible en una red cableada o compatible con IP. Su walkie-talkie es ideal siempre que el alcance lo permita. Utilizando una frecuencia común, permite que varias personas se comuniquen fácilmente.
Buzones profesionales: los buzones más seguros y prácticos para sus empleados
Mayor protección contra virus para los buzones de empresa
Los correos electrónicos, chats y mensajes de texto representan un riesgo para su empresa: si son pirateados, estará entregando toda su información. Un software como BitDefender protege sus mensajes. Una vez cifrados, los robots ya no pueden escanearlos. Los antivirus analizan los archivos adjuntos. El malware y los intentos de phishing se detectan antes. La protección cubre tanto su nube como sus servidores locales, incluyendo las estaciones de trabajo y los teléfonos de empresa de sus empleados.
Spam: la batalla diaria en las bandejas de entrada
Aunque la mayor parte del spam se filtra en sentido ascendente, todavía queda algo que se cuela por la red. Son 12 mensajes de spam al día contaminando las bandejas de entrada de tus empleados. Es una pérdida de tiempo clasificarlos, y existe un riesgo real de perderse correos importantes, que quedan ahogados en la masa. Los sistemas de mensajería profesionales redoblan sus esfuerzos para evitarle problemas.
Buzones menos saturados y con más espacio de almacenamiento
Con un servicio de correo electrónico gratuito (como hotmail.fr, un buzón gratuito), se llega rápidamente al límite de saturación. Si has guardado correos con archivos adjuntos pesados, tu buzón estará en stand-by. No recibirás nada más hasta que lo vacíes. Hoy en día, los empleados dedican más de una cuarta parte de su jornada a ordenar su bandeja de entrada. Una enorme cantidad de tiempo para una tarea que es cualquier cosa menos productiva.
Si hoy se conforma con un buzón gratuito para su empresa, se está privando de toda una serie de funciones útiles para su negocio. Ya sea por razones de imagen, legales u operativas, el correo web profesional ofrece ventajas reales. Le corresponde a usted identificar sus prioridades.
Artículo traducido del francés