¿Por qué trabajamos mejor con un sistema de mensajería colaborativa?
La mensajería colaborativa es una parte esencial de cualquier empresa, autoridad local u organización, ya que es, con diferencia, la aplicación más utilizada a diario. Hoy en día, el uso de un buzón empresarial va más allá de las cuestiones tradicionales del simple intercambio de correo electrónico.
Si bien el correo electrónico se ha convertido en el medio universal de comunicación entre empresas (envío de documentos, facturas, concertación de citas, etc.), las PYME y las PYMES necesitan un servicio de correo electrónico que realmente permita a sus equipos trabajar juntos de forma eficaz: el correo electrónico colaborativo. Cuando se trabaja en equipo, se es inmediatamente más productivo, porque se ahorra el bien más preciado de todos: el tiempo. ¿Cuáles son estas funciones adicionales y qué ventajas aportan a su empresa? Hablemos de cómo aprovechar mejor el correo electrónico.
¿Cuáles son los retos de un sistema de correo electrónico profesional?
El correo electrónico convencional es un medio de intercambio de información casi instantáneo, que facilita la comunicación a distancia y sin tener que preocuparse por los equipos de los destinatarios. Pero a nivel profesional, los equipos de trabajo necesitan una herramienta versátil que facilite la participación en un proyecto común. Por eso, la mensajería profesional se ha transformado en una auténtica navaja suiza al servicio de la organización de la empresa: la mensajería colaborativa.
Existen muchos servidores de correo electrónico, Open Source o no, instalados internamente o en modo SaaS, pero no todos ofrecen las mismas funcionalidades. Y son estas funcionalidades las que marcan la diferencia. La mensajería colaborativa es un software de grupo que ofrece varias soluciones de comunicación al personal que trabaja en la misma empresa. Puede tratarse de una administración local que agrupa a diferentes agentes, de un centro de coworking o incluso de un gran grupo con presencia internacional. Pero, sobre todo, este sistema de mensajería compartida es también una forma de poner en común el mayor número posible de datos: contactos, agendas, información y archivos.
¿Cómo puede ayudarle la mensajería colaborativa a trabajar de forma más eficaz?
Organizar la migración a una solución de mensajería colaborativa dentro de su empresa es un estímulo para la productividad. Al poner en común los datos, todo el mundo está mejor informado. Sus equipos ganan rápidamente en eficacia y capacidad de reacción. Esta puesta en común de la información es posible gracias a estas cinco herramientas prácticas e indispensables que pueden responder a sus necesidades:
#1 Las funciones que le ayudan a comunicarse
La comunicación es una parte vital de cualquier empresa. Por eso hay que fomentarla al máximo, multiplicando los medios de intercambio entre socios.
Con un servicio de mensajería colaborativa, el envío de correos electrónicos se simplifica y es inmediato. La mayoría de las ofertas incluyen un canal de conversación instantánea (o chat) para mantener conversaciones en tiempo real. Este tipo de buzón electrónico también permite delegar cuentas de correo electrónico, mientras un compañero está de vacaciones, por ejemplo.
#2 Una solución de mensajería para planificar mejor
Trabajar juntos significa tener que coordinarlo todo constantemente: una reunión, una llamada, la puesta en marcha de un proyecto...
Gracias a su calendario compartido integrado, su aplicación de mensajería colaborativa le ahorrará un tiempo precioso a la hora de planificar las tareas. Puede consultar las citas de sus colegas directamente en su PC, tableta o smartphone, y saber cuándo están libres sin molestarles. También puede utilizar una agenda de recursos compartidos para reservar una habitación o un vehículo, por ejemplo, con un solo clic.
#3 Acceda a contactos útiles a través de su sistema de mensajería compartida
Los clientes y otras partes externas se comunican con distintas partes de la empresa, a veces con muy poca conexión entre ellas.
El uso de un sistema de mensajería colaborativa permite racionalizar la gestión de los contactos al poner en común las distintas libretas de direcciones. Por ejemplo, ya no es necesario realizar largos trámites entre el equipo de ventas y el servicio de atención al cliente.
#4 ¿Qué funciones le ayudarán a organizarse?
Para optimizar su tiempo, los empleados de una empresa a menudo necesitan poder planificar sus tareas fácilmente.
Elija un sistema de mensajería compartida con un gestor de tareas directamente integrado. Esto facilita a cada miembro del personal la gestión de su tiempo y el trabajo en grupo, ya que las tareas son visibles en la agenda compartida y se agrupan con los contactos correspondientes mediante etiquetas.
#5 La ventaja de trabajar en grupo
El personal que trabaja en un mismo proyecto necesita constantemente compartir archivos de gran tamaño, a veces demasiado grandes para el correo electrónico convencional.
Funciones como las que ofrece BlueMind facilitan la tarea. Puede adjuntar un documento a un mensaje sin preocuparse por su peso: si es demasiado grande, se aloja automáticamente y su enlace se integra en el correo electrónico. Basta un clic para acceder al archivo.
3 criterios esenciales para elegir su software de trabajo en grupo
1er criterio: compatibilidad con Microsoft Outlook
Tal vez ya utilice el servidor de correo Exchange y esté buscando una solución alternativa para su empresa. No es el único: cerca del 80% de los profesionales utilizan el cliente de correo Outlook. Y pocos de ellos quieren cambiar de cliente para no perturbar a los usuarios. Sin embargo, ninguna solución de mensajería distinta de Exchange permite utilizar Outlook en su modo nativo avanzado (Exchange vía MAPI) o sin plug-in...
Por fin aparece una solución: la mensajería colaborativa BlueMind ha desarrollado una herramienta revolucionaria que facilita la sustitución del servidor Exchange conservando Outlook sin añadirle nada. Así, sus equipos no se verán perturbados por el cambio de interfaz. Si has estado esperando a que tu empresa creciera para migrar, es recomendable hacer el traspaso cuanto antes. Esta herramienta estará disponible a lo largo de 2018.
2º criterio: la posibilidad de una solución de correo electrónico en modo SaaS
Seguramente te estarás preguntando: ¿SaaS u On Premise? El software como servicio es cada vez más la solución elegida por las empresas. Los costes de instalación y mantenimiento son generalmente más bajos, y puede estar seguro de que las actualizaciones se distribuyen a todo su personal informático.
En cualquier caso, sitúe la accesibilidad y la movilidad en el centro de sus preocupaciones. Todos sus equipos deben poder acceder a su solución de mensajería, desde cualquier lugar y en cualquier tipo de terminal.
3er criterio: la ventaja de una aplicación de código abierto flexible basada en APIs
Elegir un software de código abierto consolidado es un criterio que garantiza un ecosistema dinámico y reactivo. La apertura del software de mensajería, elemento central de las comunicaciones, permite integrarlo de forma flexible en un sistema de información completo.
Hoy en día, las API (a menudo servicios web) son tan importantes como el propio software. Un sistema de mensajería de código abierto como BlueMind se basa en API para ofrecer una mayor flexibilidad. Puede interconectarlo fácilmente con otras soluciones, como su software CRM y ERP habitual. También puede ampliar su funcionalidad para adaptarla a sus necesidades, gracias a un sistema de plugins.
Adopte un canal de comunicación para impulsar su productividad
A la hora de implantar una nueva solución de mensajería colaborativa para su empresa, el concepto clave que debe regir su elección es la sincronización. Este intercambio instantáneo de datos, contactos, agendas y mensajes electrónicos compensa la falta de comunicación entre colegas y sirve a los intereses de todo el equipo.
Al ganar en tiempo y eficacia gracias a las funcionalidades de su sistema de correo electrónico, aumenta su productividad. Con un servicio de mensajería colaborativa como BlueMind, que dispone de una interfaz web fácil de usar y es accesible desde cualquier terminal, su equipo estará en marcha, sin barreras a la movilidad.
Artículo traducido del francés