Soluciones de comunicaciones unificadas que ¡hacen la fuerza y mandan la parada!

Si eres de los afortunado·as empresarios·as que están viendo crecer su negocio, la implementación de sistemas de colaboración avanzada ¡es inaplazable!

Unificar la comunicación dentro de una pyme es sinónimo de seguir desarrollándola de forma coherente y con un valioso espíritu de equipo. Según IDC Research España, el mayor crecimiento de soluciones UC&C (soluciones de colaboración y comunicaciones unificadas) en 2022 se dará en el segmento de las pymes.

¿Cuál es la unión que fortalecerá tu negocio?

• Mensajería unificada (correo electrónico, llamadas de voz, vídeo),
• estado de presencia,
• uso compartido de la información y más.

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¿Qué son las Comunicaciones Unificadas?

Las Comunicaciones Unificadas (UC) hacen referencia a todas las herramientas o aplicaciones empresariales que permiten que los/las trabajadores se comuniquen y colaboren más fácilmente.

💡 Este concepto en español se deriva del término en inglés Unified Communications (UC).

Pero un sistema de comunicaciones unificadas va más allá del simple hecho de intercambiar entre colegas a través de soluciones dedicadas. Este también debe ser sinónimo de:

• Fácil acceso a los distintos canales de comunicación, independientemente del lugar en el que se encuentre el empleado (por ejemplo, en teletrabajo) y del medio que utilice (ordenador, tableta, smartphone).
• Interconexión de los diferentes canales utilizados, para disponer de todos los medios de comunicación necesarios sin multiplicar las herramientas.
• Unificación de las comunicaciones:
  • Síncronas (comunicaciones en tiempo real, como una llamada telefónica);
  • asíncronas (comunicaciones en tiempos diferentes, como un correo electrónico).

¿Cuáles son los canales de comunicación unificados?

Diferentes canales de comunicación se pueden reunir bajo una interfaz común, gracias a una solución web, y accesible desde diferentes terminales (puesto de trabajo, smartphone, tableta):

• Comunicación de voz y vídeo (síncrona):
  • Telefonía IP,
  • videoconferencia,
  • conferencias de audio, etc.
• Comunicación escrita (a menudo asíncrona):
  • Correo electrónico,
  • SMS,
  • mensajería instantánea o chat, etc.
• Herramientas de colaboración:
  • Software de gestión de proyectos,
  • soluciones de gestión documental,
  • diario compartido, etc.
• Redes sociales:
  • Públicas (Facebook, LinkedIn, etc.),
  • privadas (red social corporativa).
• Control de presencia y ocupación en tiempo real (estado que indica si el empleado está disponible, ocupado o ausente).

Podemos observar entonces que, dentro de un sistema de comunicaciones unificadas, se toman en cuenta cuatro grandes dimensiones:

• La voz,
• los mensajes,
• la conferencia,
• el vídeo.

Queda claro que las herramientas para comunicaciones unificadas y trabajo colaborativo comparten características comunes. De hecho, una plataforma de Gestión de Documentos Electrónicos (GED) o una Red Social Corporativa (RSC) pueden incluir una función de chat, por ejemplo.

Del mismo modo, las comunicaciones unificadas pueden formar parte de las tecnologías propias de los call center o centros de atención al cliente, a través de la mensajería de texto automática, el correo electrónico, o la Respuesta de Voz Interactiva (IVR).

Ventajas de las comunicaciones unificadas

1. Beneficios para la empresa

Las ventajas de las CU son numerosas e incluyen:

• Adoptar una única herramienta para gestionar la comunicación interna;
• ahorrar tiempo dedicado a reuniones, desplazamientos, búsquedas de documentos y así ganar en productividad;
• facilitar el trabajo móvil, el teletrabajo y los intercambios en empresas con múltiples sedes;
• eliminar la dependencia de equipos telefónicos;
• reducir los costes asociados a la telefonía (consumo) y a las soluciones de colaboración;
• seguir o encontrar conversaciones fácilmente;
• atraer y retener al mejor talento,
• comunicarse con clientes y proveedores de servicios externos;
• facilitar la adopción de la herramienta por parte de los/las trabajadores y directivas, gracias a su uso intuitivo.

2. Beneficios para los/las trabajadores

Las comunicaciones unificadas mejoran la experiencia del usuario y las condiciones en el trabajo gracias a:

• La distribución simplificada y el intercambio de información;
• el grado de colaboración que permiten;
• la mejor organización del tiempo de trabajo en función de las necesidades de concentración (estados disponible, indisponible, ausente, etc.);
• la posibilidad de usar los sistemas de comunicaciones desde cualquier tipo de terminal informático,
• la simplificación de las logísticas de teletrabajo y trabajo móvil.

¿Cómo adoptar las comunicaciones unificadas?

1. Integración a la cultura empresarial

La transición a un entorno de comunicación unificada debe considerar, ante todo, la adopción del nuevo dispositivo de comunicaciones y buenas prácticas por parte de los/las trabajadores. Para ello, es aconsejable comunicar con suficiente antelación el proyecto y demostrar su capacidad para optimizar los procesos del negocio.

Además, la adopción de este cambio requiere también la formación de los usuarios finales, para que puedan apropiarse plena y fácilmente de sus nuevas herramientas de trabajo.

Posteriormente, debe encontrarse un software de comunicaciones unificadas que se adapte a las necesidades, objetivos y estructura de la empresa.

2. Plataformas de comunicación en la nube

Se refieren a programas informáticos, adaptados a cualquier tipo de empresa, capaces de responder a sus necesidades de interconexión, agilidad y capacidad de respuesta.

Una plataforma de comunicaciones unificadas puede instalarse internamente en la empresa o ser accesible desde la nube, a través de un navegador web. Se denominan soluciones UCaaS (Unified Communications as a Service): Comunicaciones Unificadas como Servicio.

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En resumen…

• Las comunicaciones unificadas (CU) abarcan todo tipo de servicios que facilitan principalmente la comunicación interna y la colaboración en la empresa.
• Dentro de los aspectos que se buscan unificar para un mejor funcionamiento del negocio están:
  • La comunicación de voz y vídeo,
  • la comunicación escrita,
  • las herramientas colaborativas,
  • las soluciones de gestión documental
  • las redes sociales (públicas y privadas).
• Implementar un sistema de comunicaciones unificadas conlleva ventajas tanto para la empresa como para los/las trabajadores, gracias a que optimiza los procesos del negocio y simplifica la realización del trabajo, que sea en oficina, en remoto o en movimiento.
• Las soluciones UCaaS (Unified Communications as a Service) son plataformas en la nube que tienen la capacidad de ofrecer una manera rápida y eficaz de implementar las comunicaciones unificadas en la empresa.