Redes sociales de empresa: ventajas, retos, consejos y soluciones

Para muchas empresas, las ventajas de utilizar las redes sociales corporativas (RSC) aún no están claras y a veces no se entienden bien.
A menudo confundidas con las redes sociales utilizadas como escaparate o para la creación de redes profesionales (página de Facebook, perfil de Linkedin, cuenta de Twitter, etc.) para comunicarse con públicos externos, son sin embargo herramientas inestimables para la colaboración y la comunicación interna.
¿Qué es una red social corporativa y para qué sirve exactamente?

Si estás aquí, tus tareas implican gestión, comunicación y colaboración.
Si está buscando información sobre cómo establecer una estrategia de redes sociales, ¿por qué no da un paso más allá en este artículo y descubre cómo crear una RSC para facilitar la colaboración dentro de su empresa?

Aprenderá que es posible aumentar la productividad y el compromiso de sus empleados a través de una sólida cultura corporativa basada en el intercambio de conocimientos.

Hagamos un recorrido paso a paso, con algunos ejemplos de software extra: ¡la red social de Facebook para empresas y sus alternativas!

Ver todos los software Redes sociales corporativas

Redes sociales de empresa: definición

Una red social de empresa (ESN) es una comunidad de personas físicas y jurídicas, denominadas miembros, vinculadas por una plataforma con fines profesionales.
Estos miembros pueden ser los empleados de una empresa, pero también sus clientes, accionistas y socios.

Intranet 2.0 y gestión del conocimiento

La RSE es la evolución lógica de la intranet corporativa, combinada con la dimensión de plataforma colaborativa.
Se trata de un lugar de trabajo digital basado en el intercambio y la puesta en común de conocimientos.

Cuidado con confundir RSE (responsabilidad social de la empresa) con RSC (red social de la empresa).

¿Una herramienta de comunicación interna o de colaboración?

Podría decirse que es un híbrido de ambas.
En sentido estricto, no es comunicación interna, porque los intercambios no son sólo descendentes (de RR.HH., marketing, etc. a los empleados), sino multidireccionales, donde cada miembro tiene voz.

Tampoco es una herramienta de colaboración pura, donde los grupos se crean con un fin específico, como lanzar un proyecto o preparar una reunión de comité.

La mejor definición es "herramienta de socialización", donde todos pueden compartir ideas, buenas prácticas o lanzar iniciativas. Es una poderosa palanca de transmisión de conocimientos.

Según la consultora Spectrum, experta en gestión de la información, y su estudio anual Spectrum Benchmark, el principal objetivo de las redes sociales corporativas es compartir información:

• circulación de información
• coproducción de contenidos
• capitalización del conocimiento,
• colaboración a través de la conversación.

La tendencia de la RSE en algunas cifras

En 2010, Gartner Inc (empresa estadounidense de consultoría e investigación en el campo de la tecnología avanzada) e IBM predijeron que en 2014 las redes sociales habrían sustituido al correo electrónico como principal medio de comunicación interna para al menos el 20% de los usuarios corporativos.

Pero un estudio de noviembre de 2017 de la Cátedra de Inteligencia de RRHH y RSC del Instituto de Gestión Social y de Recursos Humanos (IGS-RH) y BDO nos da estas estadísticas:

• El 58% de las grandes empresas francesas ha creado una red social corporativa
  (el 40% de las organizaciones de todos los tamaños y el 80% de las empresas del CAC 40);
• Sólo el 25% de los directivos y el 17% de los empleados la utilizan a diario.

Entre los empleados, el estudio distingue entre

• los pasivos (48%)
• los reticentes (29%)
• los adoptadores (17%), que no temen exponerse
• los tácticos (6%), que lo utilizan "para quedar bien".

Protección de datos y cumplimiento de la ley

Una red social corporativa es segura y garantiza la protección y confidencialidad de los datos de las empresas y profesionales que la utilizan.
La seguridad se basa en :

• autenticación y verificación de los miembros de la red
• el cifrado de las comunicaciones dentro de la red o entre una empresa y sus clientes.

Desde junio de 2009, la institución G29 (agrupación de CNIL europeas) también ha definido normas fundamentales aplicables a las redes sociales de empresas, como el establecimiento de parámetros por defecto que limiten la difusión de datos, o el derecho a suprimir datos personales, etc.

El uso de las RSC también plantea cuestiones de derechos, en relación con el Código Laboral y la Ley de Protección de Datos. Entre las cuestiones delicadas figuran

• los riesgos de acoso y discriminación
• el derecho al olvido, sobre todo después de que un empleado haya dejado la empresa,
• la consulta y el uso de las RSE :
  • por parte de los representantes de los trabajadores
  • como herramienta de seguimiento de la actividad de los empleados,
  • en el marco de las entrevistas de evaluación.
    Nota: el Código Laboral francés estipula que "el comité de empresa deberá ser informado y consultado, antes de cualquier decisión de implantar el sistema en la empresa, sobre los medios o técnicas utilizados para controlar la actividad de los empleados"; y que "no se podrá recoger ninguna información relativa a un empleado personalmente mediante un sistema que no se haya puesto previamente en conocimiento del empleado".

Por tanto, es fundamental elaborar un código de conducta, tranquilizar a los usuarios y garantizar la seguridad de la plataforma de RSE.

¿Por qué utilizar una red social corporativa?

Por sus funcionalidades

La RSE se basa en dos conceptos fundamentales

• el perfil enriquecido, que pone de relieve los conocimientos e intereses de los empleados,
• el muro o feed de noticias, que permite seguir la actividad y la información clave de la empresa, los socios y clientes, los colegas y los intercambios en torno a un tema.

Las funciones básicas incluyen

• la creación y gestión de espacios de debate públicos o privados, con invitaciones a los participantes,
• mencionar a los miembros utilizando la "@",
• definir #hashtags para crear hilos marcados por temas,
• suscribirse a fuentes de noticias internas o externas,
• gestionar un perfil: foto, dirección, profesión y enlaces a sitios y redes sociales,
• seleccionar y archivar información mediante los botones "me gusta", "recomendar" o "me interesa
• publicar mensajes (posts) en el muro,
• gestionar y buscar documentos (mapas, agenda compartida, documentos compartidos, archivos adjuntos, eventos, notas, enlaces, etc.).

fuente Estudio Lecko 2015

Por sus ventajas

• una interfaz fácil de usar y divertida
• un feed de noticias personalizado,
• seguimiento en tiempo real de la información seleccionada (notificaciones),
• fomentar el trabajo en equipo, por ejemplo movilizando a los compañeros en torno a un problema,
• romper silos y crear vínculos interfuncionales,
• fomentar la participación y el compromiso de los empleados,
• compartir conocimientos, aprendizaje social (definido por la UNESCO como "el desarrollo de conocimientos, habilidades y actitudes mediante la conexión con otros a través de medios electrónicos síncronos o asíncronos"),
• mejorar la productividad fomentando este intercambio,

El 20% del tiempo de trabajo se dedica a buscar información, y la RSE ayuda a reducir este tiempo.

Fuente: estudio de McKinsey & Company de 2016

• desarrollando competencias, talentos complementarios y creatividad,
• facilitando la aparición de inteligencia colectiva,
• mantenerse al corriente de la evolución de la empresa y/o del sector,
• favorecer la socialización dentro de la empresa y la creación de vínculos, en particular para las empresas multisede o internacionales,
• crear una nueva experiencia para los empleados,
• facilitar la integración de los recién llegados,
• adaptarse a los nuevos usos tecnológicos,
• integrar herramientas como agendas compartidas y planificadores de eventos,
• employee advocacy: haga de sus empleados sus embajadores y desarrolle su marca de empleador.

fuente Estudio Lecko 2015

Cuidado con los posibles inconvenientes u obstáculos

• Si la herramienta puede adaptarse a las nuevas generaciones, también debe ser intuitiva, para no desanimar a los mayores: el uso y los vínculos creados son intergeneracionales y la herramienta federativa;
• Algunos verán en las RSC una pérdida de tiempo y una carga de trabajo adicional;
• La esperada descompartimentación no se produce, debido a la inhibición de algunos empleados (control del tono y capacidad de redacción necesaria) y al miedo al control;
• Para evitar los intercambios inadecuados y empezar con buen pie y de forma controlada, es aconsejable introducir cartas editoriales y éticas (intercambios entre empleados, moderación llevada a cabo por la empresa);
• La elección equivocada de un software de RSE, inadaptado a las necesidades de la empresa, a la cultura corporativa o al perfil de los empleados, puede provocar el desinterés y el abandono de la herramienta.

Según un artículo publicado en La Tribune en noviembre de 2017, las RSE reproducen las relaciones jerárquicas que se supone que deben borrar, ya que son decididas y elegidas por la dirección, y los grupos a menudo se ponen en marcha por iniciativa de los directivos.
Según el estudio conjunto antes mencionado (Institut IGS-RH y BDO), el 87% de los colaboradores de un grupo pertenecen al equipo del directivo que lo ha creado. Adiós a los intercambios interfuncionales...

También preocupa la gestión de los datos personales, sobre todo desde los escándalos de filtraciones en Facebook.

El artículo señala que, para superar estos obstáculos, hay que tener en cuenta dos conceptos para garantizar la buena aplicación de su RSE: la formación y el derecho a equivocarse.

¿Cómo crear una red social corporativa?

• Fase de reflexión con definición de :
  • objetivos
  • las necesidades
  • las funcionalidades necesarias
  • las reglas (carta editorial y ética)
  • responsable(s) del proyecto (community managers),
• fase de selección de la herramienta adecuada tras el estudio de las soluciones existentes
• fase de prueba por parte de un comité de dirección restringido (comprobación de las funcionalidades y sugerencias de mejora)
• fase de despliegue (apoyo a todos los empleados, formación, integración con las herramientas existentes en la empresa, comunicación),
• utilización y análisis de la adopción, características apreciadas o ignoradas, para su ajuste.

Bonus: algunos consejos para publicar en las RSC

Como en las redes sociales tradicionales

• cuida tu perfil
• publique información pertinente y específica para interesar a sus empleados,
• utilice formatos variados (fotos, infografías, vídeos, curación de contenidos, etc.),
• implique a sus empleados y responda rápidamente a los comentarios,
• invierta un poco de tiempo, publique con regularidad,
• analice sus estadísticas para adaptar sus contribuciones.

Centrarse en 4 soluciones

A medida que se generalicen las redes sociales corporativas, aumentará el volumen de datos en circulación. Por eso la nube se ha convertido en el modelo a tener en cuenta.

Cuidado, sin embargo, con el criterio de reversibilidad de los datos (posibilidad de recuperar todos tus datos si cambias de proveedor) y con el lugar donde se alojan. No todos los países ofrecen el mismo nivel de protección de datos, en particular Estados Unidos (véase la Patriot Act).

Otra cuestión a la hora de elegir su solución se refiere a las API que ofrece. Se trata de interfaces de programación de aplicaciones que permiten :

• permitir que su solución evolucione gracias a los ladrillos funcionales disponibles,
• adaptarse mejor a sus herramientas existentes,
• permitir la interacción con su entorno de aplicaciones dirigiendo sus contenidos hacia su plataforma de RSC (lo que se denomina un hub),
• favorecer una adopción fácil y satisfactoria de la herramienta dentro de la organización.

Si bien la tendencia inicial era hacia herramientas que pudieran hacerlo todo, la demanda se está desplazando ahora hacia herramientas que ofrezcan una mejor experiencia de usuario (calidad UX).
Las herramientas de RSC siguen desarrollándose al tiempo que se centran en lo esencial, por lo que muchas de ellas se están convirtiendo en plataformas colaborativas y sociales.

Jamespot, el pure player de la RSE convertido en plataforma colaborativa y social

Jamespot destaca por su alto grado de personalización. Con más de 80 aplicaciones empresariales integrables, la mayoría gratuitas, puede conectar todas sus herramientas empresariales (CRM, etc.) a su plataforma y combinar todas las tareas realizadas en aplicaciones de terceros.
Socializa sus aplicaciones existentes, a la vez que se integra perfectamente en su ecosistema empresarial.

La herramienta también ofrece :

• grupos que pueden incluir un wiki, una base de datos de documentos, tareas, un calendario y flujos de trabajo específicos en función del contexto empresarial,
• un buzón de sugerencias,
• distribución de noticias y encuestas internas,
• coedición y versionado de documentos en tiempo real,
• el bot Jbot, que responde a las preguntas de los usuarios basándose en las preguntas y respuestas que ya han formulado.

El plus

• 13 años de experiencia,
• una oferta en la nube a la carta gracias a sus numerosas API y widgets,
• un alto nivel de parametrización.

Netframe, la plataforma de colaboración simplificada

Netframe se basa en tres competencias complementarias: el chat, una ESN y una base de datos documental (EDM) para combinar la inmediatez, la puesta en común de la información y la estructuración del conocimiento corporativo, según el calendario adecuado.
Sin embargo, no ofrece interoperabilidad con otras redes sociales, ya que el editor prefiere una solución que no ofrezca funciones superfluas, sino módulos bien desarrollados y fáciles de usar, como la gestión de documentos y la gestión de proyectos.

La herramienta también ofrece :

• geolocalización, planificación, visualización y seguimiento de proyectos,
• un gestor interno de competencias personales,
• una potente API de vídeo,
• notificaciones push,
• gestión de documentos que se adapta a su espacio de trabajo, grupos e hilos de discusión.

El plus

• agenda compartida por grupo o proyecto,
• sincronización con su calendario personal a petición,
• una galería de fotos integrada.

talkspirit, más que una red social, una plataforma de colaboración

Esta herramienta, que combina RSE, GED y chat, ha sido ampliamente adoptada por las organizaciones. Talkspirit es fácil de usar y facilita la difusión de información gracias a conversaciones estructuradas y a la libertad de elegir el contenido que aparece en el feed de noticias.
Es una solución completa que responde tanto a las expectativas de los directivos en términos de comunicación interna y cohesión, como a las necesidades de los equipos en su trabajo diario.

La herramienta también ofrece :

• la posibilidad de asignar una tarea a una o varias personas mediante publicaciones,
• etiquetas para marcar el progreso de sus proyectos,
• identificación de las profesiones, áreas de especialización y ubicaciones de sus colegas,
• coedición, revisión y versionado simultáneo de documentos,
• el bot de Pipedrive, que te permite crear oportunidades, añadir comentarios o solicitar información a través de un canal de chat dedicado.

Principales ventajas

• Recepción instantánea de la información procedente de sus aplicaciones empresariales para compartirla en tiempo real con los distintos equipos,
• Experiencia: la solución existe desde 2008,
• evolución: se reinventó en 2015 para mejorar la experiencia del usuario.

Workplace, la RSC del gigante Facebook.

Workplace está disponible para las empresas desde el 10 de octubre de 2016; tiene la ventaja de ofrecer una experiencia de usuario familiar y es fácil de implementar, gracias a una interfaz similar a la de Facebook (la tasa de adopción se acerca al 90% dentro de una misma empresa).
Pero la marca Facebook es a la vez una ventaja y una desventaja para la plataforma de RSC, tras los recientes problemas de privacidad. A las empresas les preocupa la reventa de datos, aunque el editor afirma que "no hay pasarela con cuentas públicas".

La herramienta ofrece

• grupos de discusión en equipo (con varios niveles de confidencialidad) o proyectos,
• integración de 50 aplicaciones en la nube
• trabajo en grupo con otras empresas
• potente chat similar a Slack y retransmisión de vídeo en directo,
• integración de chatbots personalizados en los grupos o en el feed de mensajería para automatizar tareas.

Ventajas

• Disponible en 100 idiomas,
• la versión premium es gratuita para organizaciones sin ánimo de lucro y centros educativos,
• personalización (marca blanca, diseño y temas).

Cuadro comparativo de las redes sociales de empresa

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Socializar el mundo del trabajo

Aprovechar al máximo las capacidades y conocimientos de cada uno, en beneficio de la inteligencia colectiva de la empresa, está ya bien establecido. Puede crear una experiencia motivadora para los empleados que también beneficie a la marca empleadora.

Desde este punto de vista, las redes sociales de empresa tienen mucho que ofrecer, siempre que se reflexione previamente sobre las necesidades, se comunique bien la estrategia internamente, se establezca un marco seguro y se opte por la herramienta que más convenga.
La palabra clave es "adopción" por parte de sus empleados, para que pueda cosechar todos los beneficios.