Mejore su productividad con un portal colaborativo
¿Qué es un portal colaborativo? ¿Cuáles son sus ventajas y qué puede hacer por su empresa? Optimizar la gestión de proyectos, facilitar la comunicación interna y con los clientes, centralizar los datos en la web... son sólo algunos de los efectos positivos que puede esperar una vez que haya creado una plataforma colaborativa.
Responderemos a sus preguntas y le guiaremos en la elección de su solución en la nube, mostrándole cómo el uso de una red social corporativa (RSC ) puede impulsar el negocio de su empresa.
¿Qué es un portal colaborativo?
Definición
Un portal colaborativo es un portal en línea que proporciona un espacio de trabajo seguro y personalizado para intercambiar información dentro de una organización. Centraliza la información, e incluso las herramientas, que comparten los empleados.
Es posible que también haya oído el término RSE: red social corporativa.
¿Para qué sirve un portal colaborativo?
En pocas palabras, un portal colaborativo facilita la comunicación dentro de los equipos y entre ellos, aumentando su eficacia.
También permite segmentar el intercambio de información: se asegura de que un mensaje se transmite a las personas adecuadas, de forma más específica y más rápidamente. Maximiza las posibilidades de que la información sea recibida y tenida en cuenta por el destinatario deseado.
También es un espacio para compartir contenidos: documentos, fotos, vídeos, enlaces, mensajes, etc. Se puede compartir todo tipo de contenidos y acceder a ellos según los derechos de acceso definidos.
Una plataforma en línea de este tipo también proporciona visibilidad de las partes interesadas de la empresa: ¿cuáles son sus funciones? ¿Cuáles son sus tareas?
Por último, una aplicación móvil permite el acceso en smartphones y tabletas estés donde estés, gracias a la nube. Este es el caso, por ejemplo, de la solución TalkSpirit (ver captura de pantalla más abajo). El acceso a sus datos y archivos está garantizado cuando se desplaza.
¿Por qué crear un portal colaborativo?
Las ventajas de un portal colaborativo
La lista de ventajas de una solución colaborativa en línea es larga, pero podemos mencionar las principales. Un portal colaborativo :
- facilita la comunicación
- facilita el intercambio de información dentro de la empresa
- facilita el intercambio de información hacia el exterior (con clientes, socios, subcontratistas, etc.),
- centraliza la información,
- segmenta la información por destinatarios: por departamento, grupo de proyecto, sólo para la dirección, etc,
- gestiona los derechos de acceso para garantizar la confidencialidad de determinada información,
- reúne a los empleados en torno a una única herramienta de colaboración y comunicación,
- evita la pérdida de datos,
- realiza un seguimiento de los datos,
- simplifica la búsqueda de información,
- ayuda en la gestión electrónica de documentos (GED),
- agiliza los procesos.
En definitiva, supone un importante aumento de la productividad de sus empleados.
Infografía: las ventajas de un portal colaborativo en cifras
Fuente : U Pro
Características de un portal de colaboración empresarial
¿Qué características debe esperar de un portal de colaboración? No todas las empresas tienen las mismas necesidades ni los mismos requisitos previos, en función de su tamaño, sus procesos, las herramientas de las que ya disponen, etc.
Hemos agrupado las principales funcionalidades de una plataforma de colaboración en cinco categorías.
Colaboración
- sistema de comunicación interna, como mensajería instantánea o conversaciones privadas,
- diarios compartidos,
- feeds de noticias,
- extranet,
- publicaciones y comentarios,
- recogida de opiniones (cuestionarios, encuestas, votaciones).
Lively Software es un muy buen ejemplo de RSE en este sentido: la herramienta cuenta con una plataforma colaborativa que constituye una verdadera baza para hacer circular la información dentro de la empresa.
Administración
- Cuadro de mandos,
- gestión de los derechos de acceso
- trazabilidad de los intercambios,
- indicadores de gestión.
Puesta en común
- compartición y disponibilidad de archivos (EDM),
- todo tipo de archivos (artículos, fotos, vídeos, documentos),
- compartición de pantallas,
- compartición de carpetas.
¿Es usted un actor responsable ? Interstis facilita el intercambio de información ofreciendo una alternativa inteligente al correo electrónico tradicional. Los empleados pueden trabajar en equipo gracias a intercambios más sencillos, todo ello en una plataforma de colaboración de alta calidad. ¿Necesita una videoconferencia para discutir un documento? Inicie una reunión desde su agenda colaborativa y comparta su pantalla en directo.
Gestión electrónica de documentos (GED)
- Edición de documentos en tiempo real por varias personas,
- biblioteca de documentos,
- plantillas de documentos a disposición de los empleados,
- búsqueda de texto completo,
- visor de documentos.
Jalios Workplace es un muy buen ejemplo de herramienta de gestión electrónica de documentos de alto rendimiento. Sus equipos pueden acceder fácilmente a todos los documentos, a las diferentes versiones e incluso dejar comentarios, lo que facilita enormemente el teletrabajo. Esta plataforma puede incluso describirse como un verdadero Lugar de Trabajo Digital, donde la comunicación y la colaboración están totalmente facilitadas.
Integración
Centralice todas sus herramientas en un único portal: su agenda, su buzón, su lista de tareas, etc. Tome como ejemplo el Digital Workplace de Jamespot: más de 100 aplicaciones, como Sindup, Trustelem o Zapier, están disponibles en una sola para adaptarse mejor a su empresa.
¿Cómo elegir su portal colaborativo?
Consejo 1: sus necesidades
En primer lugar, debe hacer balance de sus expectativas y definir sus necesidades.
- ¿Cuántos usuarios utilizarán la herramienta?
- ¿Qué funciones son obligatorias y cuáles son adicionales?
- ¿Cómo se gestionan los derechos de acceso?
Consejo 2: Audite su empresa
Realice una auditoría de su empresa para encontrar el software que mejor se adapte a sus necesidades: ¿qué herramientas utiliza y en qué medida son compatibles con un portal colaborativo? ¿Cómo puede integrarse el portal en su sistema operativo?
Consejo 3: Opiniones
Confíe en los testimonios de los usuarios para conocer sus opiniones.
Consejo 4: Movilidad
¿Tener una aplicación móvil es un factor decisivo en su elección? Si sus empleados necesitan desplazarse o trabajar a distancia, una aplicación móvil es una elección muy acertada.
Acollab, por ejemplo, es una plataforma de colaboración francesa altamente segura con una aplicación móvil intuitiva para Android e IOSque ofrece a su personal acceso constante desde cualquier lugar. Esuna verdadera solución todo en uno, con funciones avanzadas y personalizadas (compartición de archivos, agenda compartida, chat, seguimiento del tiempo y los gastos, encuestas, etc. ).
Consejo 5: La versión de prueba
Aprovecha las versiones de prueba que casi siempre ofrecen los editores para probar una herramienta y asegurarte de que la solución que has elegido responde a tus necesidades.
Colaborar para trabajar mejor
Las ventajas del trabajo colaborativo en cifras
El 86% de las empresas cree que el trabajo colaborativo facilita la integración de nuevos empleados.
Fuente: encuesta de Archimag realizada para Jalios
Una mejor comunicación, un mejor conocimiento de la cultura y los procesos empresariales de su empresa: estas son bazas clave a la hora de integrar a los nuevos empleados.
Con un 51%, el correo electrónico sigue siendo la herramienta preferida para comunicarse e intercambiar información dentro de la empresa, a pesar del acceso a la mensajería instantánea o a una red social corporativa.
Fuente: estudio de Bureaux à partager y el Instituto Fabernovel sobre Myhappyjob.com, 2018.
Esto demuestra las ventajas de disponer de todas las herramientas de colaboración en un único portal en línea, incluido el buzón de correo.
15%: es el aumento del compromiso de los empleados con los portales colaborativos internos.
Fuente : Lecko
Las cifras hablan por sí solas: los empleados buscan una solución colaborativa que les ayude a trabajar mejor.
Mejore su empresa trabajando mejor juntos
¿Cómo dejar de perder información valiosa intercambiada de manera informal entre los empleados? Para eso sirve un portal colaborativo: para centralizar toda la información, incluso la aparentemente poco importante e informal, en una única plataforma a la que todos puedan acceder. Regístrelos en una solución en línea y evitará perder horas intentando recordar una conversación que tuvo varias semanas antes.
Su personal también se beneficiará de una visión compartida de su empresa. Más sencillez, intercambios más fluidos y mejores procesos: en resumen, mejores condiciones para un trabajo en equipo eficaz.
Antes de elegir su portal colaborativo...
Para el 51 % de los empleados, la colaboración en el lugar de trabajo es, ante todo, una cuestión de valores y métodos compartidos (fuente: estudio La culture de la collaboration en progrès dans les entreprises, Ipsos, 2018). Las herramientas colaborativas vienen después, y no son más que los medios para dar forma concreta a una cultura corporativa colaborativa.
Así que, antes de elegir e implantar un portal colaborativo en tu empresa, haz una encuesta entre tus equipos para recabar sus opiniones y necesidades. Así tendrás más posibilidades de acertar en la elección de la herramienta.
Artículo traducido del francés