Intranet corporativa: las 20 ventajas de pasarse a una RSC
La intranet corporativa ha evolucionado: los responsables de recursos humanos y comunicación optan ahora por la RSC. Esta versión moderna de la intranet colaborativa ofrece las ventajas de centralizar y favorecer la circulación de la información con fines de productividad. La página web de la organización es el escaparate, la plataforma de RSE, la herramienta de comunicación interna fácil de usar por excelencia.
¿Por qué crear una red social corporativa? Veamos las 20 ventajas de utilizar una RSE para todos los empleados.
Definición de una intranet: ¿para qué sirve?
El objetivo de una intranet es facilitar la comunicación dentro de una empresa. Representa el flujo de datos accesible por todos los empleados de una empresa a través de una red informática.
A diferencia de una extranet, a la que se puede acceder desde fuera de la empresa, una intranet sólo puede consultarse en una red local. La intranet se caracteriza por una buena ordenación de los recursos para facilitar el acceso a la información según el tipo de usuario, y el mantenimiento de la conexión del usuario a lo largo de toda su actividad.
Andrew Rybalko
Para establecer un directorio de empresa, las funciones necesarias para responder a las necesidades de uso y la gestión de los derechos de los usuarios, se establece previamente un repositorio. Así pues, la infraestructura informática de una intranet debe responder a las exigencias de seguridad, confidencialidad, accesibilidad y rapidez.
Los principales beneficios que se esperan de una RSE son :
- Mejorar el flujo y el intercambio de información para el 80% de las empresas,
- mejorar la agilidad y capacidad de respuesta de la organización para el 54% de las empresas.
Fuente: Estudio RSE - intranet del Observatoire des réseaux sociaux d'entreprise, 2016.
Las empresas tienden a abandonar las intranets complejas en favor de una intranet corporativa sencilla, es decir, un sistema de información más potente que da más espacio y margen de expresión a la comunicación interna: la red social corporativa (RSC).
Ventaja nº 1: una interfaz fácil de usar
¿Cómo elegir una RSC? Es cuestión de filtros. Y el mejor filtro es el de sus empleados, sea cual sea el tamaño de la empresa: si sus empleados adoptan la herramienta de forma fácil e intuitiva, es una muy buena señal.
En cambio, si se pierden en la intranet colaborativa y no encuentran espontáneamente las respuestas que buscan para satisfacer sus necesidades, se enfrentará a la peor desventaja posible: ¡desafección (o incluso desmotivación)!
Ventaja nº 2: un feed de noticias personalizado
La ventaja de una red social corporativa es que sitúa al empleado en el centro.
En concreto, se obtiene un feed de noticias global sobre la empresa, enriquecido con información de los grupos de discusión privados o públicos a los que pertenece el usuario.
Ventaja nº 3: acceso a la información en tiempo real
El término sitio intranet parece realmente anticuado hoy en día en comparación con el uso de una ESN: la red social corporativa es un tipo de plataforma colaborativa que centraliza toda la información y todas las aplicaciones funcionales para hacer más fluida la comunicación corporativa dentro de un mismo espacio. Los intercambios ya no se realizan a posteriori mediante el intercambio de correos electrónicos, sino en directo, en tiempo real.
Ventaja nº 4: comunicar como nunca
Chat, mensajes privados, escribir un artículo, comentar, gustar, compartir: sea cual sea el espacio, no faltan funcionalidades para favorecer la comunicación interna.
Existe una amplia gama de canales de reacción e interacción: la herramienta se adapta a sus deseos y disponibilidad.
Ventaja nº 5: romper las barreras departamentales
La intranet corporativa de nueva generación tiene como objetivo desarrollar el trabajo en equipo: una buena comunicación entre los empleados es la clave para una mayor agilidad y capacidad de respuesta.
Para romper los silos y las formas de trabajo compartimentadas, es necesario adoptar un espíritu de colaboración, así como una herramienta adaptada al tamaño de la empresa. Esa es la razón de ser de una RSE: permitir un modo de comunicación horizontal, que favorezca los intercambios y la colaboración, en lugar de uno vertical, que bloquee las interacciones a través de sus innumerables capas jerárquicas.
Ventaja nº 6: compartir conocimientos y competencias
Los equipos especializados en un ámbito determinado pueden crear un espacio dedicado en el que compartir documentos, vídeos, imágenes y presentaciones para poner en común sus conocimientos y mejorar sus competencias.
En una red social corporativa, todo el mundo puede contribuir a esta base de conocimientos compartidos creando pestañas específicas en un grupo privado.
Ventaja nº 7: encontrar a la persona o la información adecuada
Una simple intranet corporativa ofrece un directorio de la empresa con todos los contactos. Una red social interna permite ir más allá en la búsqueda, gracias a un motor de búsqueda inteligente: la búsqueda se ve reforzada porque está contextualizada para ayudarle a encontrar lo antes posible la mejor información o la persona que busca.
Ventaja nº 8: no requiere conocimientos técnicos
El software más fácil de usar es el que funciona para nosotros: centraliza las herramientas para que podamos conectarnos a ellas de forma sencilla y siempre que lo necesitemos, por ejemplo Google Drive, la suite Office365, Sharepoint o Dropbox.
Reunirlo todo en un mismo espacio mediante conectores es mucho más fácil de usar, ¿verdad?
Ventaja nº 9: ya no tendrás que buscar tu contraseña
Cuando estás trabajando, no quieres perder el tiempo iniciando sesión constantemente en tu espacio. El inicio de sesión único (SSO) integrado en una solución de red social interna proporciona una conexión contextualizada, segura y permanente: puede seguir comunicándose sin preocuparse de la contraseña número 45 que ha olvidado.
Ventaja nº 10: herramientas para fomentar la interacción
¿Tiene una idea? ¿Una idea que transmitir sobre seguridad interna? ¿Una evaluación de competencias que poner en marcha?
Combine lo útil con lo placentero con herramientas que sean a la vez divertidas y educativas y que ofrezcan interacción, como cuestionarios o encuestas.
Ventaja nº 11: utilizar la agenda integrada
Si la agenda de cada uno no está integrada en la intranet de su empresa, esto es una desventaja, o más bien el colmo para una herramienta que se supone que fomenta la colaboración.
En la mayoría de los CSR, las agendas están integradas y también se pueden recuperar las direcciones de correo electrónico de las personas inscritas después de un evento (útil para mantener el contacto con los clientes o los miembros externos que han sido invitados).
Ventaja nº 12: Conserve su bandeja de entrada de correo electrónico
Ya ha ahorrado 543 correos electrónicos aplicando los primeros consejos de este artículo, y su capital de motivación sigue intacto. Donde una intranet de empresa "de la vieja escuela" puede consumir tu energía innecesariamente, el RSC te da un poco.
Por si fuera poco, algunas soluciones ofrecen módulos adicionales como la videoconferencia. ¿A que la vida es maravillosa?
Ventaja nº 13: Organización racionalizada
¿Por qué tener que hacer 8 llamadas o enviar 15 correos electrónicos para reservar una sala? Un RSE digno de este nombre integra esta funcionalidad directamente en el espacio de comunicación colaborativa, sobre todo cuando las agendas respectivas ya están conectadas a él: en unos pocos clics, se reserva la sala y se notifica al equipo mediante invitación. Hup.
Ventaja nº 14: implicar a los demás colaboradores
No puede haber comunicación eficaz sin diálogo: ése es el secreto de una comunicación interna eficaz. Las soluciones de colaboración que ofrece una RSE están dedicadas a la comunicación interfuncional.
Esto permite al directivo delegar con total confianza y dirigir los proyectos sin limitaciones jerárquicas. En eso consiste una empresa colaborativa: en desarrollar la inteligencia colectiva.
Ventaja nº 15: integrar la información externa
En general, una RSE permite recuperar información externa. Por ejemplo, la interoperabilidad de un sistema de información permite recuperar un post de Yammer e integrarlo directamente en el feed de noticias de la red social interna, facilitando su lectura.
Ventaja nº 16: Reforzar la cohesión del equipo
Una ESN también permite crear espacios más informales, más propicios a otras formas de intercambio en torno a la noción de ocio: salidas culturales, eventos como fiestas de despedida, grupos deportivos para aficionados al footing, organización de eventos internos, etc.
Desventaja al principio: nadie te conoce. Inconveniente a largo plazo (risas bonachonas): todo el mundo te reconoce. Ventajas para todos: conocerse de otra manera, reforzar los lazos de confianza.
Ventaja nº 17: nuestro poder de reacción
Una cola se atasca en el flujo de información, y ése es el drama (o al menos puede serlo): todo el mundo se pasa la patata caliente de un lado a otro, evitando el tema candente de una cuestión delicada, como una petición muy técnica o específica de un cliente.
En una red social interna, no pasarás la noche en vela: todo el mundo participa y la pregunta se transmite fácilmente a través de una publicación a los expertos más competentes para que puedan responder lo antes posible.
Ventaja nº 18: aumento de la productividad
La infobesidad es el nuevo mal del siglo con el predominio de las nuevas tecnologías. La página de inicio dinámica de una red social corporativa y los distintos espacios dedicados permiten ordenar la información y evitar ahogarse en datos.
Menos información que procesar y una colaboración más fluida aumentan matemáticamente la eficacia y la productividad de los empleados.
Ventaja nº 19: establecer de antemano reglas de uso
Puede definir si desea dar voz a todos los empleados o prefiere una pirámide jerárquica con colaboradores autorizados en áreas dedicadas.
La herramienta de RSE debe adaptarse a la configuración de su organización, sea cual sea su tamaño y sus objetivos.
Ventaja nº 20: crear su RSE sin inconvenientes
¿Cómo crear una intranet de empresa? A la hora de crear su intranet de empresa de última generación, una vez más, lo que necesita es una elección, no un inconveniente.
Y no faltan opciones en el mercado de las redes sociales corporativas. He aquí tres ejemplos.
Jamespot
Los directores y responsables de comunicación recomiendan Jamespot por su capacidad para unir equipos en un entorno fácil de usar.
Esta plataforma colaborativa se integra fácilmente con su sistema de información y se adapta a sus procesos creando flujos de trabajo específicos, por ejemplo.
Un último punto que podría marcar la diferencia: su equipo de soporte está especialmente atento a las necesidades de sus clientes.
Animado
Es aconsejable recurrir a un editor con una dimensión de consultoría seria y una oferta a medida. Con su suite de software Lively, por ejemplo, el editor Inspheris sabe adaptarse a las necesidades de las empresas de diferentes tamaños y de diversos sectores para desplegar su red social corporativa en modo SaaS (Software as a Service, es decir, totalmente en línea) u On Premise (in situ):
- Cloud, con alojamiento seguro de datos en Francia,
- On Premise, alojada en sus servidores, con gestión de instalaciones a su cargo.
Talkspirit
Como herramienta de trabajo colaborativo, talkspirit ofrece una solución completa que va más allá de las expectativas de un RSE. Auténtico espacio de trabajo, talkspirit fomenta la colaboración y la comunicación en equipo gracias a funciones como :
- gestión de documentos
- gestión de etiquetas
- gestión de asignación de tareas según grupos dedicados.
Además, gracias a la conexión con un millar de aplicaciones (Twitter, LinkedIn, Trello, Zendesk, etc.), la plataforma talkspirit centraliza la información y acelera la puesta en común dentro de la organización. Este software puede configurarse y personalizarse en función de sus necesidades, e incluso permite iniciar sesión con un nombre de usuario para los empleados que no dispongan de dirección de correo electrónico. Por último, talkspirit garantiza la seguridad y la confidencialidad alojando sus datos en Francia.
La intranet corporativa para impulsar el trabajo colaborativo
Tanto las grandes cuentas como las PYME se benefician del uso de una RSE. Mejora de la comunicación, centralización y circulación de la información, seguridad de los datos... ¡una intranet de empresa favorece el trabajo colaborativo y ayuda a que sus proyectos avancen más rápidamente!
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Artículo actualizado, publicado originalmente en julio de 2017.
Artículo traducido del francés