8 claves para hacer circular la información en la empresa
La circulación de la información es un problema importante para empresas de todos los tamaños. Una información inexistente, incorrecta o incompleta puede repercutir rápidamente en sus proyectos. Ni que decir tiene que la falta de comunicación interna también es perjudicial para las relaciones entre directivos y personal. La confianza y la implicación de estos últimos en la empresa pueden resentirse.
Para que la comunicación no se quede en lo superficial y empañe sus actividades, este artículo analiza 8 claves para hacer circular eficazmente la información dentro de su empresa. Descubra cómo impulsar sus comunicaciones internas utilizando una red social corporativa (RSC), una plataforma de gestión del conocimiento o un software de gestión documental.
1: Diferenciar los tipos de información en la empresa
Clasifique los distintos tipos de información que circulan en su empresa en función de, por ejemplo
- su sensibilidad
- su grado de urgencia
- su confidencialidad
- su destinatario: ¿afecta a toda la empresa? ¿A un departamento concreto? ¿Sólo a la dirección?
- su distribución: ¿interna o externa?
Esta clasificación permite distribuir la información adecuada al público adecuado. La información confidencial no se filtra y, a la inversa, los empleados tienen acceso a todos los datos que necesitan a diario.
Nº 2: Adapte su comunicación al tamaño de su empresa
La información compartida con los 10 empleados de una start-up no será la misma que la compartida con los 150 empleados de una PYME. También debe adaptar los medios de comunicación que utiliza. Varíe los medios y la frecuencia de distribución para aumentar las posibilidades de que la información llegue a sus destinatarios (boletines informativos, informes de actividad, organización de actos periódicos, etc.).
Nº 3: Poner la difusión de la información al servicio de la gestión
Desde el punto de vista de los recursos humanos, la información también es crucial. Por poner sólo algunos ejemplos, considere las siguientes situaciones:
- La integración de nuevos empleados tras la contratación. La integración será más fácil y rápida si el nuevo empleado está familiarizado con todos los procesos y la cultura de la empresa.
- Evaluaciones de los empleados. Los informes de evaluación deben ser accesibles para los empleados, los directivos y RRHH.
- las relaciones entre directivos y empleados: los equipos están más cohesionados si se comunican adecuadamente... ¡y disponen de los medios para hacerlo!
Nº 4: Mejorar la comunicación interna
La comunicación interna es una de las principales preocupaciones de las empresas, tanto para los responsables de RRHH como para los de comunicación. Los periódicos internos, los boletines informativos, la intranet y los correos electrónicos son herramientas de comunicación que se utilizan desde hace muchos años en las empresas. Hoy en día, la red social corporativa las está sustituyendo gradualmente. Además de distribuir la información a la persona adecuada en tiempo real, crea un foro de debate.
Nº 5: Fomentar los intercambios entre empleados
Las herramientas colaborativas no son sólo una fuente de productividad para sus proyectos. Permiten a todos contribuir y expresarse. No todo el mundo está dispuesto a tomar la palabra para compartir una idea, en una reunión por ejemplo. Una plataforma colaborativa permite a los que suelen estar más entre bastidores compartir sus ideas y opiniones. Se fomentan los intercambios, la información circula mejor y se refuerzan los vínculos dentro de los equipos.
Nº 6: Dé rienda suelta a la creatividad de sus colaboradores
Como consecuencia inmediata del punto anterior, la creatividad y la emulación se fomentan cuando la información fluye correctamente entre los empleados. Una idea compartida, aunque no se asuma, dará lugar a otra. Esto enriquecerá el día a día y hará más agradable el ambiente de trabajo de sus equipos.
Nº 7: Saber procesar la información
¿Te encuentras con un montón de ideas almacenadas en una plataforma y ni idea de qué hacer con ellas? ¿Sus empleados intercambian demasiados correos electrónicos y la información se pierde? Aprenda a procesar la información. Las herramientas de comunicación y colaboración son una ayuda inestimable. Ofrecen varias soluciones para organizar la información y evitar que se pierda.
Por eso le aconsejamos que segmente su información:
- por proyecto
- por departamento
- por cargo
- por intereses profesionales (compartir noticias, invitaciones a ferias o conferencias, etc.)
- para organizar la vida fuera de la empresa (organizar un evento, una actividad de team-building, etc.),
- etc.
De este modo, los empleados saben exactamente dónde dirigirse para encontrar la información que necesitan.
Nº 8: Elija un software específico para hacer circular la información dentro de su empresa
Intranets, soluciones para compartir archivos, suites ofimáticas, gestores de tareas, herramientas de gestión de proyectos... El mercado del software SaaS está repleto de soluciones colaborativas.
Ofrecen numerosas ventajas tanto a las empresas como a sus empleados, contribuyendo a mejorar la comunicación interna:
- un espacio colaborativo en el que todos los empleados pueden expresarse, intercambiar datos fácilmente, ayudarse mutuamente y compartir sus conocimientos o experiencias, etc.
- al centralizar los recursos de la empresa, la herramienta ahorra tiempo en la búsqueda de información o business intelligence,
- al mejorar la colaboración, favorece la aparición de nuevas ideas,
- también ayuda a desarrollar la cohesión y el compromiso del equipo.
Vea algunos ejemplos de software:
Software de gestión del conocimiento
La misión de Elium es transformar su información no estructurada en conocimiento centralizado y utilizable. ¿Cómo lo consigue? Con unos pocos clics, cualquiera puede guardar los elementos esenciales de un intercambio por mensajería o correo electrónico, en contenidos formalizados mediante más de 200 plantillas (tabla, FAQ, acta, reloj, etc.). La función de búsqueda avanzada permite encontrar rápidamente cualquier información, e incluso difundirla mediante un sistema de notificaciones o un boletín interno.
Redes sociales internas
La solución Jamespot destaca por su capacidad para adaptarse a cada necesidad empresarial, gracias a las numerosas aplicaciones (gratuitas y de pago) disponibles directamente desde la tienda de la plataforma. Para aumentar aún más la productividad y el rendimiento de sus equipos, puede complementar su RSC con la oferta Digital Workplace de Jamespot. Este espacio de trabajo digital centraliza todas tus herramientas y aplicaciones empresariales, facilitando su uso compartido y el acceso diario.
El paquete de software Lively es una solución "a la carta" diseñada para simplificar la creación de contenidos y hacer llegar la información adecuada a la persona adecuada en el momento oportuno. Crea tus contenidos con solo pulsar un botón, muéstralos y compártelos para impulsar tus comunicaciones corporativas. En términos de interoperabilidad, puedes conectar Lively con Google Drive, Sharepoint, Dropbox, Office 365, etc. para compartir tu experiencia y gestionar el conocimiento dentro de tus equipos.
Software de gestión de documentos
NEXIA es una solución EDM (gestión electrónica de documentos) transversal, es decir, destinada a todos los departamentos de la empresa. La utilización de esta herramienta facilita la circulación y la gestión de toda una serie de documentos desmaterializados (facturas, correspondencia, expedientes de RRHH, etc.), desde su adquisición hasta su validación y archivo. ¿La ventaja de NEXIA? Un motor de búsqueda de alto rendimiento dotado de inteligencia artificial para ayudarle a encontrar la información que busca, incluso cuando se trata de grandes volúmenes.
Plataformas de colaboración
Al utilizar la plataforma de colaboración Netframe.co, tendrá acceso a una amplia gama de funciones de comunicación, colaboración e intercambio de archivos para hacer circular la información y aumentar el rendimiento del equipo. Podrá editar y guardar sus documentos y realizar un seguimiento seguro de toda su actividad. Puede intercambiar información en grupos de trabajo virtuales, por videoconferencia y mensajería instantánea, y encontrar cualquier información que necesite por su cuenta utilizando el motor de búsqueda semántica.
Con Whaller, puedes crear y gestionar tus propias redes sociales privadas. Esta plataforma colaborativa, centrada en la confidencialidad y seguridad de la información compartida, funciona por "esferas". Estos espacios privados de conversación permiten distinguir los intercambios y las comunidades por equipo, grupo de proyecto, departamento, etc. Crea una esfera e invita a tus contactos, o únete a una esfera ya existente.
Agilice el flujo de información con el software adecuado
Ya tiene todas las claves para que la información fluya sin problemas en su empresa. Gracias al software adecuado, ahora puede movilizar los recursos adecuados y acceder a la información fácilmente, sin perder tiempo buscando la solución a su problema.
Además, la inteligencia colectiva desarrollada en una plataforma colaborativa ayuda a crecer a tu personal, a tus proyectos y a toda tu empresa.
Artículo actualizado, publicado originalmente en julio de 2018.
Artículo traducido del francés