¿Cómo podemos compartir y colaborar mejor en el lugar de trabajo?
Trabajar donde quiera, cuando quiera... ¿Es esto realmente posible cuando varias personas trabajan juntas en una empresa? ¿Realmente podemos considerar que trabajamos "juntos" cuando cada uno de nosotros crea hojas de cálculo, informes o presentaciones que conciernen a todo un equipo? Liberar la comunicación interna es esencial en su empresa. Aquí le explicamos los retos de la colaboración y las redes sociales corporativas (RSC) y algunas formas eficaces de facilitar el trabajo conjunto y el intercambio entre empleados.
La RSC, una intranet moderna
Empresas como la suya optan por crear una Red Social Corporativa (RSC). No hay que confundirla con la Responsabilidad Social Corporativa, y no tiene nada que ver con Facebook o Twitter tal y como los conoce... La RSC es una plataforma colaborativa que ofrece un sistema de comunicación para el personal interno de su empresa y su ecosistema externo (clientes, proveedores, distribuidores, socios, etc.).
En las PYME y las grandes empresas, esta herramienta de colaboración por excelencia es utilizada principalmente por los departamentos de comunicación y recursos humanos, según L'Observatoire de l'Intranet et de la Stratégie Numérique. Lo mismo ocurría cuando se creó la intranet. Hoy, sin embargo, ya no se trata sólo de hacer llegar la información.
El objetivo actual de la Red Social Empresarial es más central, porque sitúa a los empleados en el corazón de su empresa. Los intercambios son tanto verticales, para transmitir información, como horizontales, para facilitar los intercambios entre departamentos. Hoy en día, vamos a buscar información dondequiera que esté. Del mismo modo que en la vida privada se acude a un foro para saber cómo colocar bien el nuevo parqué, en el trabajo se adoptan los mismos nuevos hábitos con la RSE.
Creas tu comunidad con personas tanto de dentro como de fuera de la empresa. Por ejemplo, puedes reunir a tu red de socios, clientes y prospectos, todos conectados a tu software de relaciones con los clientes (CRM). También puede crear una comunidad que trabaje en un proyecto común. A continuación, vincula a todos los participantes y la información circula fácilmente.
Todo se simplifica con estos nuevos modos de comunicación en su empresa. Y los editores de estas soluciones, como Jamespot, lo han entendido. Ya no es necesario monopolizar a un desarrollador del departamento informático para gestionar la intranet de su empresa. Todo puede adaptarse a sus necesidades. Basta con activarlas en función del contexto.
Hoy en día, la red social de la empresa es tan central que puede vincularse a otras herramientas de colaboración, como la gestión de documentos y la compartición de archivos. Jalios, por ejemplo, dispone de una plataforma SaaS con multitud de funciones creadas en torno a su CSN para potenciar la eficacia organizativa. Todo está en el mismo sitio, para trabajar juntos.
Compartir documentos
Cuando hablamos de un espacio común para compartir, pensamos en dos herramientas: la gestión de documentos y la compartición de archivos. Aunque a menudo se confunden, cada una tiene sus características específicas:
- Gestión de documentos: esta herramienta almacena, comparte y recupera documentos electrónicos. Gestiona todo el ciclo de vida de un documento: búsqueda, versión, comentario, discusión instantánea, etc. Por ejemplo: Google Drive en la suite Google WorkSpace, Ftopia o Jalios, etc.
Se acabó enviar correos electrónicos para informar a su colega de los cambios realizados en un documento. Es un pequeño cambio en los hábitos de trabajo que genera verdadera comodidad y ahorra tiempo. La gestión de documentos es instantánea y sincroniza automáticamente todos los documentos, especialmente las versiones. Si tu colega borra accidentalmente la presentación para la reunión, puede recuperarla fácilmente. Por otra parte, con el uso compartido de archivos, siempre tendrá su presentación en su ordenador, tableta o smartphone. Así que no hay por qué echarse las manos a la cabeza.
Las soluciones en línea suelen combinar estas dos herramientas: la gestión de documentos y la compartición de archivos. Lo vemos con iExtranet o Google WorkSpace con Drive. Estas herramientas son, por tanto, 100% colaborativas. Los intercambios son posibles tanto con colegas como con personas ajenas a la empresa. Además, las copias de seguridad periódicas garantizan la perdurabilidad de los archivos. Así, todo el mundo se anima a compartir y colaborar de forma libre y segura.
Proyectos interfuncionales
Las aplicaciones colaborativas le ayudan a organizarse. Se acabaron las listas de tareas pendientes en un rincón de la mesa para gestionar el proyecto. El objetivo es simplificar el trabajo en equipo para que todos avancen en la misma dirección y sean autónomos a la hora de realizar las tareas.
Los datos se centralizan y se comparten con el equipo, los clientes y los socios. Tanto si el proyecto es interno como externo, la gestión sigue siendo la misma gracias a esta plataforma. Intercambie información sobre su proyecto en un entorno compartido personalizado, agrupe todos sus documentos y wikis y gestione su plan de acción mediante el seguimiento de indicadores.
El uso de estas herramientas en modo de gestión de proyectos reforzará su colaboración diaria. Estas soluciones establecerán nuevos hábitos:
- suscríbete a una suite ofimática en línea con Google WorkSpace o Microsoft Office 365
- cree un sistema de mensajería que reúna sus contactos y agendas con Zimbra
- establezca una gestión centralizada con una solución como Slack
- acostúmbrese a realizar videoconferencias con su compañero de teletrabajo gracias a Google Meet, etc.
Conclusión
Estas nuevas formas de trabajo ya son una práctica habitual en las start-ups. Además, con la llegada progresiva de la generación Y al mercado laboral, el trabajo colaborativo estará cada vez más arraigado en el ADN de las empresas. Sin olvidar, por supuesto, que todas estas soluciones en línea para trabajar mejor juntos son multisoporte y, por tanto, accesibles en movilidad. He aquí una serie de soluciones para compartir y trabajar donde quiera y casi cuando quiera...
Artículo traducido del francés